• Análisis de cobros
• Liquidación de movimientos de clientes
• Liquidación de movimientos de clientes en divisas extranjeras • Desliquidación de movimientos de clientes
• Retrocesión de contabilizaciones de asientos • Descuentos por pronto pago
• Tolerancia de pago
• Recordatorios y documentos de interés
Información general
Este capítulo sólo se centrará en las partes del área de la aplicación Finanzas y Ventas y Marketing que están directamente relacionadas con la funcionalidad de cobros. En primer lugar, obtendrá información acerca de los movimientos de clientes y los movimientos detallados. A continuación, aprenderá a tratar con escenarios más complejos en la liquidación de movimientos de cliente, incluida la liquidación de varios movimientos, la liquidación después del registro y la liquidación con distintas divisas. Se examinará con detalle la desliquidación de movimientos, los descuentos por pronto pago, la tolerancia de descuento por pronto pago y la tolerancia de pago. En la última sección de este capítulo se describen las características de gestión de cobros del sistema: los recordatorios y los documentos de interés.
Análisis de cobros
Análisis de movimientos de cliente
Puede utilizar la ventana Movs. clientes para obtener información más detallada acerca de los clientes y las operaciones comerciales que realiza con cada uno de ellos. Desde esta ventana, puede ver todos los movimientos vinculados al cliente seleccionado. No se pueden modificar los movimientos de cliente, pero puede utilizar la ventana a efectos de análisis.
1. Haga clic en GESTIÓN FINANCIERA→COBROS→CLIENTES. (O bien, en el
menú Ventas y Marketing, haga clic en VENTAS→CLIENTES).
2. En la Ficha cliente, busque Cliente 30000. 3. Haga clic en CLIENTE→MOVIMIENTOS.
Se muestra una lista de todos los movimientos vinculados al cliente. Si selecciona una línea de factura ordinaria y hace clic en MOVIMIENTO→ MOVS. RECORDATORIO/INTERÉS, podrá obtener acceso a una lista de todos los
movimientos de recordatorio e interés relacionados con la factura seleccionada. Puede utilizar esta información para comprobar la regularidad de los pagos de facturas por parte del cliente.
Con el botón Movimiento, también puede obtener acceso a la ventana Movs. cliente detallados, que muestra información detallada de la línea seleccionada en la ventana Movs. clientes. Además, puede analizar algunos importes del
movimiento de cliente para ver los detalles relacionados.
Movimientos de cliente detallados
Los movimientos de clientes constan de Movs. cliente y de movimientos secundarios que se conocen como Movs. cliente detallados. En las áreas de la aplicación de Compras y Pagos figuran movimientos idénticos para Movs. proveedores y para Movs. proveedor detallados. Movs. cliente detallados almacena los importes reales de la factura, abono, pago, descuento, etc., mientras que Movs. clientes refleja los importes como FlowField.
El siguiente diagrama muestra la estructura de los movimientos:
Los cambios efectuados en los movimientos de clientes originales se pueden analizar mediante Movs. cliente detallados. Este tipo de movimientos contiene todos aquéllos relacionados con el documento original.
Los ajustes en Movs. clientes son habituales cuando se trata de clientes internacionales cuyos movimientos deben ajustarse en función de las fluctuaciones de tipo de cambio o pagos en divisa extranjera. Al conceder descuentos, también es necesario ajustar Movs. clientes si un cliente realiza el pago antes de la fecha de vencimiento para un descuento por pronto pago. Movs. cliente detallados también permite realizar un seguimiento de todos los pagos y liquidaciones de facturas mediante pagos.
Para demostrar la posibilidad de realizar el seguimiento, se ofrece un ejemplo de ajuste de cambio y un ejemplo de descuento por pronto pago.
Ejemplo: Movs. cliente detallados
Ajuste tipo cambio en las transacciones de clientes
1. Configure un cliente nuevo con las siguientes propiedades: Pestaña Campo Valor General
Nombre Sellafrio S.L.
Dirección 11 West Side Road
C.P. US – NY 11010
Cód. país US
Facturación Grupo contable negocio EXPORT
Grupo registro IVA neg. EXPORT Grupo contable cliente INTL
Pestaña Campo Valor Pagos
Método liquidación Manual
Cód. términos pago 21 DÍAS Cód. forma pago BANCO
Cód. recordatorio INTL
Internacional
Cód. divisa USD
2. Cierre la ventana Ficha cliente y cree y registre dos facturas para el nuevo cliente tal y como se muestra a continuación:
Factura Fecha registro y Fecha emisión documento
Nº producto Cantidad
1 31/12/00 70100 100 2 01/01/01 70102 100 Ha registrado estas dos facturas con un tipo de cambio de 100USD = 64,8824 DL, que era el tipo de cambio de 1999. Ahora desea ajustar el valor de DL del saldo adeudado por el cliente para según el tipo de cambio actual.
Para este ejemplo se introducirán dos nuevos tipos de cambio y se ejecutará dos veces el proceso Ajustar tipos de cambio para ver los movimientos de clientes y los movimientos detallados.
3. Haga clic en GESTIÓN FINANCIERA→CONTABILIDAD→ACTIVIDADES PERIÓDICAS→DIVISA→DIVISAS. Se abre la ventana Divisas. Seleccione la divisa USD y haga clic en el botón Tipocambio.
4. Introduzca el siguiente tipo de cambio:
Campo Valor
Fecha inicial 01/01/01
Valor t.c. divisa relacionada 65,7091 Valor t.c. ajustes divisa rel. 65,7091 Valor tipo cambio fijo Divisa
5. Configure otro tipo de cambio para el 01/01/01 con 63,1752 en lugar de 65,7091.
6. Haga clic en COBROS→CLIENTES. Busque la Ficha cliente
correspondiente a Sellafrio S.L. Haga clic en CLIENTE→MOVIMIENTOS
para mostrar los Movs. clientes que ha creado. También puede mostrar los campos Importe inicial, Importe e Importe pendiente en DL mediante la función VER→MOSTRAR COLUMNA.
7. Seleccione el primer movimiento del cliente y haga clic en
MOVIMIENTO→MOVIMIENTOS DETALLADOS.
La ventana Movs. cliente detallados contiene todos los movimientos generados en relación con el movimiento de cliente inicial. Puesto que hasta ahora sólo se ha registrado la factura, sólo existe un movimiento de cliente detallado cuyo Tipo movimiento es Mov. inicial.
8. Cierre estas ventanas. Haga clic en CONTABILIDAD→ACTIVIDADES PERIÓDICAS→DIVISA→AJUSTAR TIPOS DE CAMBIO para iniciar el proceso
Ajustar tipos de cambio.
9. Seleccione USD en el campo Código de la pestaña Divisa. 10. Introduzca la siguiente información en la pestaña Opciones:
Campo Valor
Fecha inicial Deje el campo vacío Fecha final 31/12/00
Fecha registro 31/12/00 Nº documento CAMB0001
Deje activados los campos Ajuste cliente, proveedor y banco de modo que todos los movimientos pendientes en una divisa extranjera se puedan ajustar si es necesario.
11. Haga clic en Aceptar para ejecutar el proceso.
12. Vuelva a ejecutar el proceso Ajustar tipos de cambio, pero utilice 25/01/01 como Fecha final y Fecha registro, e introduzca CAMB0002 en el campo Nº documento.
13. Haga clic en ACTIVIDADES PERIÓDICAS→DIVISA→HISTÓRICO AJUSTES DIVISA para abrir la ventana Histórico ajustes divisas y ver las
modificaciones de los saldos que se derivan de los ajustes en los tipos de cambio.
14. Abra la Ficha cliente de Sellafrio S.L. y haga clic en
CLIENTE→MOVIMIENTOS.
Observe que los campos Importe (DL) e Importe pendiente (DL) del primer y segundo movimiento han cambiado de 202,48 a 197,15. Esto se debe a que el proceso se ha ejecutado el 25/01/01, que es después de la fecha de registro de ambas facturas. Para ver cómo ha cambiado el primer movimiento, haga clic en
Verá que la primera vez que ejecutó el proceso Ajustar tipos de cambio, se registró un movimiento Dif. pos. no realizadas. Representa la diferencia de tipo de cambio entre 01/01/99 y 31/12/00. La segunda vez que ejecutó el proceso se registraron dos movimientos relativos a la diferencia de tipo de cambio entre 31/12/00 y 25/01/01. El primero revierte el movimiento Dif. pos. no realizadas que se registró al ejecutar por primera vez el proceso. El segundo movimiento registra Dif. neg. no realizadas iguales a la diferencia de tipo de cambio entre 01/01/99 y 25/01/01. El tipo de cambio se puede ver en el campo Tipo movimiento del Movs.cliente detallados.
Si observa los movimientos de cliente detallados de la segunda factura, verá que se creó un único movimiento Dif. neg. no realizadas la segunda vez que ejecutó el proceso Ajustar tipos de cambio. No se creó ningún movimiento detallado la primera vez que se ejecutó el proceso, ya que la Fecha final que se utilizó la primera vez era anterior a la Fecha registro de la segunda factura.
Ejemplo: Movs. cliente detallados Descuento por pronto pago
1. En el menú Cobros, haga clic en Diarios de cobros. 2. En la primera línea, introduzca los siguientes datos:
Campo Valor Fecha registro 18/01/01 Tipo documento Pago
Nº documento Deje el campo como esté Tipo mov. Cliente
Nº cuenta 42147258
3. Haga clic en el AssistButton del campo Liq. por nº documento, seleccione el único movimiento del cliente y haga clic en Aceptar. El sistema rellenará el importe descontado en la factura.
4. Registre el pago y cierre la ventana Diario cobros. 5. Haga clic en Clientes y seleccione el cliente 42147258. 6. Presione CTRL + F5 para mostrar la ventana Movs. clientes. 7. Haga clic en el AssistButton del campo para ver los movimientos
detallados que conforman el saldo FlowField de cualquier campo del movimiento de cliente.
El campo Importe inicial de un movimiento de cliente mostrará el Importe en el movimiento detallado con el Tipo movimiento = Mov. inicial. Es el importe inicial que se registró desde el documento o diario.
El campo Importe de un movimiento de cliente contiene la suma del campo Importe en todos los movimientos detallados de dicho movimiento de cliente, excepto los movimientos con el Tipo movimiento = Liquidación. Esto significa que los campos Importe e Importe (DL) incluyen los descuentos por pronto pago y los ajustes de tipo de cambio.
El campo Importe pendiente mostrará todos los movimientos detallados vinculados al movimiento de cliente junto con las liquidaciones del movimiento.
8. Si hace clic en el AssistButton del campo Importe pendiente del movimiento de cliente de pago, podrá ver el movimiento de pago inicial y la liquidación.
Informe Saldo por fechas
Con la creación de movimientos detallados, el informe Cliente – Saldo por fechas ahora muestra tanto el saldo de todos los movimientos de clientes como los movimientos que han causado modificaciones en el saldo hasta la fecha. Haga clic en COBROS→INFORMES→CLIENTE – SALDO POR FECHAS. Si ejecuta el informe
para el cliente 20000 con la fecha 19/01/01, podrá comprobar que se han utilizado dos notas de abono para liquidar la factura 00-8, con lo que el saldo pendiente ha disminuido de 50.778,50 a 48.845,77.
Demuestre sus habilidades: análisis de albaranes y cambios
de divisas
Escenario: el cliente 10000 de Cronus España realiza dos pedidos de 100 piezas del producto 70201. El primer pedido se efectúa el 31/12/01 y el segundo el 01/01/02, y se registran en dólares canadienses. El cliente envía a continuación un cheque en la divisa local correspondiente a 200,00 con el que se pagarán parcialmente ambas facturas. Mientras tanto, el tipo de cambio de divisa de la divisa local al dólar canadiense cambia a 42,750 en 01/01/02 y se tiene que realizar un ajuste en la venta.
Todos los niveles de conocimientos
Su tarea es determinar y confirmar cuándo se crean movimientos de diferencias negativas y positivas de cambio en el proceso de registro observando las fechas de registro y los movimientos detallados de clientes.
Liquidación de movimientos de cliente
En esta sección se explica cómo procesar y liquidar una factura con un solo cobro (el importe recibido pagaba totalmente la factura). También se explica cómo liquidar una factura o un abono con un pago o un reembolso parcial. Además, se pueden liquidar movimientos de clientes con el cobro o reembolso usándolos como un cobro o un reembolso abierto, sin especificar la factura o el abono que se liquida.
Liquidación de cobros
1. Haga clic en GESTIÓN FINANCIERA→COBROS→DIARIOS DE COBROS.
2. Introduzca la Fecha registro 25/01/01. 3. Seleccione Pago como Tipo documento. 4. No modifique el campo Nº documento. 5. Seleccione Cliente en el campo Tipo mov. 6. Seleccione el cliente 20000.
7. Puede dejar en blanco el campo Importe o introducir en él el importe del pago.
En la mayor parte de los casos, conocerá el importe del pago de su extracto del banco, así que podrá introducirlo. También resulta más sencillo comparar el importe del pago con el Importe pendiente liquidación al introducir el importe de pago en el campo Importe de la línea del diario de cobros. La ventana Movs. pendientes cliente contiene una diferencia en el campo Saldo.
Sin embargo, en este ejemplo debe dejar en blanco el campo Importe. 8. En el campo Tipo contrapartida, seleccione Banco.
9. En Cta. contrapartida, seleccione BO-INV.
Ahora, puede aplicar esta línea en el diario para abrir los movimientos pendientes del cliente.
10. Haga clic en ACCIONES→LIQUIDAR MOVS. También puede presionar
MAYÚS + F9.
En esta ventana se muestran los movimientos pendientes del cliente 20000.
11. Vaya al campo Liq. por id. del movimiento de Factura 103002 con el Nº documento 103002.
12. Para liquidar este movimiento en la línea de cobros, presione F9. O bien, puede hacer clic en LIQUIDACIÓN→MARCAR ID. DE LIQUIDACIÓN
en la parte inferior de la ventana.
13. Realice la misma operación en el movimiento Pedido 101007 con el Nº documento 103014.
Todos los productos marcados con el mismo Id. de liquidación se liquidarán en la misma línea de cobros.
14. Haga clic en Aceptar.
El importe de ambas facturas se ha copiado al campo Importe de la ventana Diario cobros. Ahora puede llevar a cabo el registro. 15. Haga clic en REGISTRO→REGISTRAR y haga clic en Sí para
registrar el diario.
El ejemplo muestra cómo liquidar varias facturas con un movimiento cuyo Tipo documento sea Pago. También puede liquidar facturas y abonos en la misma línea de cobros. Si el importe total de las facturas liquidadas en el ejemplo es mayor que los importes totales de abonos liquidados, puede liquidarlos en una línea de cobros con un Tipo documento Pago.
También puede liquidar varios movimientos de abono y de factura en un reembolso a un cliente. Las únicas diferencias en el proceso de liquidación son las siguientes:
• En la ventana Diario cobros, el Tipo documento debería ser Reembolso.
• En la ventana Diario cobros, el campo Importe debe ser positivo. • El importe total de los abonos liquidados es superior a los importes
totales de las facturas liquidadas.
Liquidación de pagos parciales
Hay dos formas de liquidar importes con pagos parciales en un movimiento cuando es necesario: liquidar en el momento en que se procesa un cobro o hacerlo después de procesar un cobro sin liquidar una factura.
Liquidación de un pago parcial en el momento en que se
procesa el cobro
1. Haga clic en GESTIÓN FINANCIERA→COBROS→DIARIOS DE COBROS.
2. Rellene el Diario cobros con el importe del pago parcial. 3. Seleccione ACCIONES→LIQUIDAR MOVS.
4. Seleccione el movimiento que se va a liquidar, haga clic en
LIQUIDACIÓN→MARCAR ID. DE LIQUIDACIÓN. Observe que en el campo
Importe pendiente de liquidar, en la línea del movimiento, se ha configurado el importe total del movimiento.
5. Cambie el importe por el importe parcial con el que se va a liquidar la factura. El Saldo de la parte inferior de la ventana indica ahora el valor cero.
6. Haga clic en Aceptar y registre el diario de cobros. 7. Examine Movs. clientes para ver la liquidación parcial.
Liquidación de un pago parcial cuando se ha registrado
un cobro
1. Puede utilizar el diario de cobros para procesar un pago pero no para liquidar el pago de una factura.
2. Haga clic en GESTIÓN FINANCIERA→COBROS→CLIENTES.
3. Seleccione el cliente y analice la información en el campo Saldo (DL) en Movs. clientes.
4. Seleccione ACCIONES→LIQUIDAR MOVS.
5. Seleccione el movimiento de pago parcial que aún no se ha liquidado y haga clic en LIQUIDACIÓN→ESTABLECER MOV. LIQUIDACIÓN.
6. Seleccione el movimiento que se va a liquidar, haga clic en
LIQUIDACIÓN→MARCAR ID. DE LIQUIDACIÓN. Observe que en el campo
Importe pendiente de liquidar se ha configurado el importe total del movimiento.
7. Cambie el importe por el importe parcial con el que se va a liquidar la factura. El Saldo de la parte inferior de la ventana indica ahora el valor cero.
Ventana Movs. pendientes cliente
Vamos a examinar la ventana Movs. pendientes cliente.
• La pestaña General contiene el movimiento que se va a liquidar: Este movimiento determina si tiene descuento por pronto pago, tolerancia y/o beneficios o pérdidas realizados en divisas. • La pestaña General debe contener los movimientos que
pueda registrar.
• La pestaña Opciones permite elegir si se muestran únicamente los movimientos que estén marcados para esta liquidación.
• Puede usar los campos de contrapartida para realizar el seguimiento de la liquidación en la parte inferior del formulario. Éstos incluyen: Liquidación divisa, Importe pendiente de liquidar, Importe desc. P.P, Redondeo, Importe conciliado, Cantidad disponible y Saldo. • Haga clic en el botón Liquidación. El campo Establecer mov.
liquidación se usa para establecer un movimiento como el de liquidación en la pestaña General.
• Quitar mov. liquidación se usa para quitar el movimiento de liquidación de la pestaña General.
• Marcar id. de liquidación sirve para establecer el campo Liq. por id. en la línea de cada línea que se liquidará con Liquidar movimiento en la pestaña General.
Liquidación de movimientos tras el registro
En algunos casos, es posible que haya registrado un pago, un abono o un reembolso sin utilizarlo para liquidar ningún movimiento de cliente pendiente. Tras el registro, todavía puede realizar la liquidación con pagos, abonos y reembolsos en la ventana Movs. clientes.
1. Cree y registre un diario de cobros para la factura 00-13 del cliente 30000 con la siguiente información:
Campo Valor Tipo documento Pago Fecha registro 25/01/01 Tipo contrapartida Banco Cta. contrapartida BO-INV
Importe -80.399,29
Deje el campo Liq. por nº documento en blanco para asegurarse de NO realizar la liquidación con el pago.
2. Haga clic en GESTIÓN FINANCIERA→COBROS→CLIENTES.
3. Busque el cliente 30000.
4. Haga clic en CLIENTE→MOVIMIENTOS.
5. Haga clic en ACCIONES→LIQUIDAR MOVS.(o presione MAYÚS+F9). 6. En la ventana Movs. pendientes cliente, seleccione la línea con el pago
que ha registrado.
El Importe pendiente es -80.399,29. Haga clic en LIQUIDACIÓN→
ESTABLECER MOV. LIQUIDACIÓN. Observe que la pestaña General de la cabecera se ha rellenado con la información del pago.
7. Seleccione ahora la línea que contiene la factura 00-13. El Importe pendiente es 80.339,29.
8. Presione F9 para incluir el movimiento en la liquidación. O bien, haga clic en ACCIONES→MARCAR ID. DE LIQUIDACIÓN.
9. Cuando haya seleccionado todos los movimientos de la liquidación, podrá ver si la liquidación está cuadrada en la parte inferior de la ventana Movs. pendientes cliente. La liquidación se registra independientemente de si cuadra o no. De este modo, el sistema puede registrar pagos y liquidaciones parciales.
AVISO: Es muy importante colocar el cursor en el movimiento correcto cuando se
pueda registrar. Si va a liquidar varias facturas con un pago o un abono que ya se haya registrado, DEBE asegurarse de destacar la línea de abono o de pago antes de hacer clic en Liquidación, Registrar liquidación marcada. Si utiliza un abono para la liquidación, el sistema reducirá el Descuento P.P. realizable pendiente de la factura. Si utiliza un pago o un reembolso para la liquidación, el sistema incluirá información de descuento P.P. al calcular el importe del pago o del reembolso. Por esta razón, es muy aconsejable que sólo incluya UN movimiento con Tipo documento = Pago o Reembolso cuando liquide movimientos ya registrados.
10. Asegúrese de haber seleccionado la línea de pago y haga clic en
LIQUIDACIÓN→REGISTRAR LIQUIDACIÓN MARCADA o presione F11 para
liquidar los movimientos. Se muestra la ventana Registrar liquidación marcada.
Esta ventana contiene el Nº documento y la Fecha registro del movimiento de cliente en el que se tenía situado el cursor cuando se hizo clic en Registrar liquidación marcada. La fecha mostrada se