Los aspectos principales a tener en cuenta para que un entrenamiento tenga éxito son: saber qué se va a hacer exactamente, fijar las metas del entrenamiento, determinar el tiempo de preparación de los entrenamientos y su ejecución, recopilar suficiente información y, en casos de utilización de un simulador, programar las computadoras [3].
El proceso de desarrollo de un entrenamiento puede empezar con un solo ejercicio, pero necesita transformarse continuamente para encontrar una mejora progresiva. Este compromiso continuo de mejoramiento no sólo va encaminado al entrenamiento para la restauración, sino al proceso de restablecimiento global [3].
El plan de la restauración existente se puede utilizar como el punto base para el diseño del programa de entrenamiento, aporta para definir los objetivos y alcance. Se hace imprescindible una planificación de grupo, que se estructure para el largo plazo con el fin de guiar el enfoque de entrenamientos subsecuentes [10].
El primer paso para crear un entrenamiento de operadores exitoso, es preparar un procedimiento escrito para diseñar y desarrollar las sesiones de entrenamiento. Es imprescindible la creación de un grupo de diseño de ejercicios, que interactúe estrechamente con el coordinador del entrenamiento en cuanto al contenido del ejercicio y sus procedimientos. El ejercicio debe ser planeado y ejecutado con la misma minuciosidad que cualquier otro esfuerzo de planeación. Luego se continúa utilizando este documento para crear sesiones y posteriormente se evalúa su desempeño [10][12].
Un aspecto de suma importancia es la duración del entrenamiento. Si se realizan prácticas que no correspondan en tiempo que realmente se necesita para la restauración del Sistema, muy seguramente se encontrará un ejercicio que no ayude al aprendizaje. Acelerar el tiempo de las sesiones sólo puede ser eficaz si el entrenamiento está dividido en partes. Para garantizar el realismo se debe tener en cuenta el tiempo que requerirían los operadores del sistema y el personal de campo para analizar la situación [5][13].
Una vez una empresa decide proceder a desarrollar un programa de entrenamiento de operadores como parte de su programa global de restauración, se necesita asegurar que todos los involucrados en los entrenamientos tengan el mismo conocimiento y entrenamiento, esto con el fin esencial de que los participantes tengan el mismo interés [14]. Un aspecto de suma importancia es la motivación que tengan los aprendices a la hora de tomar el entrenamiento; es por ello que el ambiente debe ser el más adecuado. Es necesario entonces establecer alguna terminología básica y definiciones para ser
usadas durante los distintos tipos de ejercicios. También es necesario definir las responsabilidades y actividades de los participantes del entrenamiento [3].
Así mismo, una sesión de entrenamiento puede incluir diferentes métodos de enseñanza, como la demostración, la experimentación acompañados de la evaluación.
De otra parte, la secuencia de eventos y tiempos de comunicación son importantes en el diseño de las sesiones. Por ejemplo, las sesiones deben tener en consideración los retrasos que ocurren en situaciones reales, como por ejemplo la llegada del personal de campo a las subestaciones afectadas y problemas con teléfonos que pueden ocasionar retrasos largos en la captura de la información proveniente de subestaciones lejanas. Estos retrasos son críticos en la sesión y es necesario especificarlos en una guía de trabajo que debe ser diseñada por el Instructor del programa de entrenamiento [3]. A continuación se señalarán los principales aspectos a tenerse en cuenta en las sesiones de entrenamiento:
Ejecución de la práctica: El día de la práctica se culminan todos los esfuerzos de planificación. El éxito de un ejercicio depende en gran medida si los participantes tienen claro y han comprendido los objetivos del entrenamiento. Muchos de los ejercicios fallan porque las reglas y/o técnicas a ser usadas durante la práctica son inadecuadamente explicadas. Para asegurarse que todo el ejercicio es entendido, debe informarse los objetivos y procedimientos a los participantes antes de la salida al entrenamiento; la etapa preliminar del ejercicio debe incluir una declaración y discusión de los objetivos, el período de tiempo que durará, una descripción del ambiente y un periplo de los procedimientos y reglas que se utilizarán [3].
Aprendices y sus papeles: Cada ejercicio requerirá del compromiso de diferentes recursos que dependen del tipo de ejercicio y su desarrollo. Algunos ejercicios requerirán un mínimo tiempo de preparación y serán de simple ejecución. Otros requerirán mucho tiempo de planificación, incluso meses y traerán consigo los detalles de la ejecución integrados. Sin importar el tipo de ejercicio, se tienen cuatro directrices a tener en cuenta: 1) conseguir el patrocinio de la empresa, 2) seleccionar el equipo involucrado en el desarrollo del ejercicio, 3) definir los papeles de cada participante y 4) conseguir los aprendices [3][15].
Papel del simulador: El simulador se utiliza para crear un ambiente cercano al que se presentaría en la realidad y su utilización debe tener en cuenta aspectos como programar en las computadoras el nombre de las compañías involucradas, los sistemas, los departamentos, etc., que son los que normalmente actuarían en caso de emergencia. Los simuladores deben programarse para responder a las preguntas de los participantes, basados en la información que se les proporcionó en los materiales de entrenamiento y en la sesión de información anterior al ejercicio. En algunos casos puede ser necesario improvisar una situación, eso llamaría la atención ante la falta de una acción de respuesta frente al evento; en aspectos como éste es clave el ingenio y capacidad de adaptación por parte del simulador [12].
Tiempo simulado: Un ejercicio funcional debe describir eventos y situaciones que realmente ocurrirían en un período de tiempo extendido. Con el propósito de incluir y analizar las distintas fases de la emergencia en un ejercicio, es necesario detener el ejercicio y ubicarnos temporalmente en la fase a analizar. Los descansos deben ser mínimos y deben ocurrir en los puntos de descanso normales de la emergencia [2][3].
Planta física: Los medios físicos para los distintos tipos de ejercicios variarán en gran medida, pero en cualquier ejercicio, la pregunta importante es ¿dónde trabajan los aprendices? Se deben usar las mismas herramientas, los teléfonos, los formularios, etc., que en la operación real; el ambiente de entrenamiento debe ser el más cómodo posible, y debe tener en cuenta la metodología utilizada de práctica [3].