Composition of EO

SECRETARIA 2ª

OPERADOR MAQUINARIA

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tecnológicos mediante ferias o revistas, dado que una de nuestras fortalezas es estar a la vanguardia en lo que a tecnología se refiere.

Independientemente de los distintos perfiles el promotor-gerente del centro de negocios deberá ser capaz de crear un equipo eficaz y eficiente en el desarrollo de las siguientes tareas propias del centro:

Atención telefónica Recepción de visitas

Redacción, mecanografiado, elaboración y preparación de documentación variada

Gestión de contactos, agenda y archivo Organización de viajes

Traducción e interpretaciones.

Sería recomendable que esta última tarea corra a cargo del propio personal del centro, cubriendo por lo menos los idiomas más frecuentes utilizados ( portugués, ingles, francés y alemán), por lo que habrá de preverse la suficiente variedad y complementariedad lingüística de la plantilla. Para los demás idiomas, generalmente menos solicitados, será suficiente contar con una bolsa de traductores e intérpretes free-lancers (autónomos), adecuada para ofrecer un servicio inmediato en caso de necesidad.

Es prioritario para este centro de negocios seleccionar una cartera de colaboradores habituales externos, especializados en los distintos servicios adicionales que tenemos pensado ofrecer: consultores de comercio exterior, expertos en ayudas y subvenciones, diseñadores gráficos, publicitarios, asesores contables y fiscales, etc… Además se intentará firmar convenios con los equipos de mayor renombre en la comunidad y así conseguir precios más competitivos para estos servicios. También incentivaremos el establecimiento de estos colaboradores en nuestro centro de negocios.

El equipo secretarial constituye el núcleo imprescindible de un centro de negocios. En España se estima que hay 1.300.000 secretarias, repartidas en un amplio espectro de distintas competencias. Se trata de un sector que ha ido profesionalizándose progresivamente: hoy en día casi la mitad de las secretarias han cursado estudios superiores (diplomaturas o licenciaturas), dominan un segundo y

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hasta un tercer idioma, tienen conocimientos avanzados de ofimática y nociones de gestión empresarial.

Dentro del mundo secretarial existen diversas categorías: por competencias, por formación, tareas, experiencia, etc…Las remuneraciones medias en nuestro sector de actividad oscilan entre los 12.000 y los 18.000 € brutos anuales, por la mayor presencia de administrativos y recepcionistas. A continuación presentamos una tabla con la tipología, formación y tareas del secretariado en este Centro de Negocios.

Nº PUESTO TAREAS PRINCIPALES EDAD FORMACIÓN 1 Secretaria Ejecutiva - Asistencia a ejecutivos - Filtro de llamadas -Gestión de agenda -Organización de viajes -Informes, documentación - Atención a clientes >28 FP-II Administrativo Diplomada o licenciada Segundo idioma y otros Dominio ofimática Carné de conducir

1 Secretaria - Apoyo a secretaria ejecutiva. - Atención a clientes - Redacción informes y documentación - Gestión de agenda y de archivo. - Mecanografiado - Control de stock >18 FP-II Administrativo Dominio ofimática Conocimiento de inglés y portugués. Buena presencia. Carné de conducir 1 Operador de Maquinaria -Mantenimiento equipos informáticos. - Puesta a punto de servicios para clientes. - Solventar cualquier problema informático y de comunicación. -Diplomado en Informática o FP-II. - Dominio en Hardware y Software. - Conocimiento en comunicaciones - Carne de conducir.

Página 151 de 187 - Asistencia a las empresas.

- Control de Back-up y archivo documentos.

1 Administrativa - Apoyo a secretaria - Atención a clientes - Redacción informes y documentación - Mecanografiado - Control de stock - Atención de llamadas - Control de recepción y aparcamientos. - Control de archivos de documentos y post- venta. >18 FP-II Administrativo Dominio ofimática Conocimiento de inglés y portugués. Buena presencia. Carné de conducir 3.- POLITICA DE PERSONAL.-

Para trabajar en nuestro centro de negocios, indudablemente los perfiles más demandados son los de secretaria, administrativo/a, recepcionista, puesto que de su profesionalidad depende el funcionamiento diario del mismo, así como la calidad de los servicios prestados. Además de reflejar la imagen del propio centro, se responsabilizan de la primera impresión causada sobre los clientes de nuestros clientes, pudiendo en ocasiones convertirse en el brazo derecho de algunos de los ejecutivos que se alojen en el centro. También es importante la labor del Operador de Maquinaria que pondrá a punto las tan necesarias cuestiones informáticas bien del propio centro, bien las propias de cada una de las empresas instaladas. Estas labores se complementaran con las de mantenimiento del propio centro, así como el control y supervisión del back-up.

Hoy en día muchas secretarias no se sienten lo suficientemente valoradas ni remuneradas, se consideran poco implicadas en la organización, con escasas o nulas posibilidades de desarrollo profesional y desempeñan en ocasiones un trabajo monótono. Sin embargo en un centro de negocios la secretaria representa una pieza

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clave y su trabajo es muy variado, debido al sinfín de nuevas situaciones, nuevos clientes y distintas exigencias que surgen de continuo.

La cohesión y complementariedad del equipo es fundamental para la buena marcha del centro. En la medida de lo posible nuestro centro contará con personal polivalente, capaz de cubrir distintas tareas en el momento en el que se presente la necesidad, además de desarrollar eficientemente las propias del puesto. Por lo tanto, iniciativa, dinamismo, sentido común y responsabilidad serán dotes muy valoradas a la hora de seleccionar nuestra futura plantilla.

Otras características especialmente valoradas en el sector, tan volcado hacia la excelencia del servicio a los clientes, son la capacidad de comunicación, la buena presencia, la empatía y la escucha activa de las necesidades, para comprenderlas y adelantarse a ellas. Manejo y optimización de las tecnologías de la información completan el cuadro de los requisitos necesarios.

Las normas generales de contratación para el sector se encuentran fijadas en los convenios de Oficinas y Despachos, y en nuestro caso el de Badajoz. En un principio aplicaremos los mínimos de este convenio y además crearemos nuestro propio sistema retributivo, guiándonos por criterios estratégicos, es decir premiando e incentivando a nuestros mejores empleados para fomentar su fidelización. De hecho sabemos que uno de los problemas más acuciantes de las pymes es la dificultad para encontrar y retener recursos humanos cualificados. Por lo tanto resulta especialmente importante que nuestros empleados se sientan satisfechos, empezando por su remuneración.