4. QUADFLOW code
4.2. Computational Approach for the RSM
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 Marzo, 2014
MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 01 DE 24
MANUAL DE FUNCIONES
“COLORADOS VISIÓN”
SANTO DOMINGO2014
ELABORADO:María Belén Macías
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 MARZO, 2014
MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 02 DE 24
INDICE Descripción Página INTRODUCCIÓN ………...………...…...3 MISIÓN Y VISIÓN ……….………....…....4 VALORES CORPORATIVOS ………...5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ………...6 ORGANIGRAMA ………...………...7 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ………...8 GERENTE GENERAL ………...…...9 SECRETARIA ……….……….11 SUPERVISOR COMERCIAL ………...13 FACTURADOR – RECAUDADOR ………...15 VENDEDOR ………..…………..………...17 SUPERVISOR TÉCNICO ………....19 TÉCNICO DE INSTALACIÓN Y REPARACIÓN ……….21 APROBACIÓN DEL MANUAL ………...23 DISTRIBUCIÓN Y DIVULGACIÓN DEL MANUAL ………...24
ELABORADO:
María Belén Macías
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 Marzo, 2014
MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 03 DE 24
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Funciones, tiene como propósito determinar las tareas que cada uno de los colaboradores debe cumplir, con claridad y pleno conocimiento de su competencia funcional y responsabilidad a nivel de cada puesto de trabajo de forma eficiente.
Este documento es de observancia general, como instrumento de información y consulta, en todas las áreas que conforman a “COLORADOS VISIÓN”, así mismo conoceremos claramente la misión de la empresa quienes somos y que hacemos, esto nos permite proyectarnos hacia nuestra visión es decir lo que buscamos alcanzar a lo futuro, basados en los valores corporativos formaremos la identidad institucional, el organigrama será la herramienta que permita conocer las jerarquías, para determinar cada uno de los puestos de trabajo con sus funciones claramente establecidas, una vez aprobado el Manual de Funciones por la máxima autoridad de la empresa se procederá a su distribución y difusión, todo esto con el fin de consolidarnos como líderes en el mercado.
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 MARZO, 2014
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MISIÓN PROPUESTA
“Somos una empresa dedicados a la prestación del servicio de televisión por cable, conformada por un equipo de profesionales calificados, consagrada a satisfacer las necesidades de nuestros clientes con un servicio
integral, apuntando siempre al mejoramiento continuo,”
VISIÓN PROPUESTA
“Seremos una empresa reconocida por la excelencia en el servicio, innovación, tecnología, integridad y responsabilidad, consolidados como líderes en el mercado, formando parte importante de cada hogar, a nivel
local y nacional.”
ELABORADO:
María Belén Macías
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 MARZO, 2014
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VALORES CORPORATIVOS
La filosofía institucional se basa en los siguientes valores:
Integridad: Es elegir hacer lo correcto de acuerdo a los principios, no necesariamente lo más conveniente para los intereses.
Comunicación: La comunicación debe de ser una labor insertada dentro de toda política de empresa para lograr buenas relaciones en el trabajo, debe estar presente para que nuestras metas fluyan y se desarrollen con el propósito de lograr los objetivos propuestos.
Puntualidad: Es el esfuerzo diario por estar y cumplir con las actividades y compromisos adquiridos para con la empresa y con los demás en el tiempo exacto establecido.
Pertenencia e Identificación: Sentirse en familia formando parte de la organización, estando orgulloso de su lugar de trabajo manteniendo estima y cuidado por los recursos de la empresa.
Respeto: Crear un ambiente de seguridad y cordialidad; valorar a los demás, acatar su autoridad y considerar su dignidad siendo el respeto la esencia de las relaciones humanas, de la vida en comunidad, del trabajo en equipo.
Innovación: La búsqueda constante de nuevos productos con tecnología actual para mantenerse en la vanguardia del mercado actual.
Trabajo en Equipo: El crear un equipo es el comienzo, mantenerse unidos es un progreso, trabajar en equipo es el éxito de la productividad.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Se recomienda la aplicación de la siguiente estructura organizacional que permita a los involucrados de esta empresa a:
Tener la capacidad de tomar decisiones vinculadas a los clientes.
Establecer un estándar de calidad en el servicio que presta la empresa.
Trabajo solidario en equipo.
Ejercer el liderazgo dentro y fuera de la empresa.
Convertir a cada miembro de la organización en un vendedor.
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MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 07 DE 24
ORGANIGRAMA FUNCIONAL BÁSICO
ELABORADO:
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REVISADO: AUTORIZADO: FACTURADOR/ RECAUDADOR VENDEDORES TÉCNICOS DE INSTALACIÓN Y REPARACIÓN
SUPERVISOR COMERCIAL SUPERVISOR TÉCNICO
GERENTE GENERAL
SECRETARIA
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DESCRIPCIÓN
DE
PUESTOS
ELABORADO:
María Belén Macías
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GERENTE GENERAL
CARGO: Gerente General JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Ninguno SUBORDINADOS: Todo el personal NÚMERO DE CARGOS: 1
FUNCIÓN PINCIPAL:
El Gerente General de “COLORADOS VISIÓN” tiene bajo su cargo la responsabilidad de administrar los elementos de ingresos y costos, vela por todas las funciones de mercadeo y ventas de la empresa, celebrar a nombre y representación de la empresa todos los actos y contratos que en este intervengan, así como las operaciones del día a día.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Designar todas las posiciones gerenciales.
Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.
Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales.
Crear y mantener buenas relaciones para mantener el correcto funcionamiento de la empresa.
Expedir constancias y certificaciones respecto del contenido de las actas, de libros contables y registros de la sociedad.
Elaborar el POA y los estados financieros, los presupuestos para cada año, así como los programas de trabajo y demás actividades.
Obtener a través de métodos eficientes de manejo de ventas, la obtención de fondos de capital para el funcionamiento de la empresa.
Celebrar y firmar los contratos y obligaciones.
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“COLORADOS VISIÓN” Fecha 7 Marzo, 2014
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GERENTE GENERAL
RESPONSABILIDADES:
Cumplimiento eficiente y eficaz de las tareas asignadas a su persona.
Eficiencia en la administración y conservación de los recursos.
Excelentes relaciones personales.
Revisión y aprobación del cronograma anual de vacaciones.
Revisión y aprobación de las metas propuestas por los supervisores de área.
REQUISITOS:
Grado de Instrucción: Ingeniero(a) en Administración de Empresas, Economía o Finanzas.
Años de experiencia: Dos años en cargos similares.
CONOCIMIENTOS:
Funcionamiento del sistema de Televisión por cable Leyes de la Supertel, Conatel, Senatel.
Capacitaciones en Finanzas, Marketing y Administración de personal.
Trabajo en equipo.
Atención al cliente.
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SECRETARIA
CARGO: Secretaria JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Gerente General SUBORDINADOS: Ninguno NÚMERO DE CARGOS: 1
FUNCIÓN PRINCIPAL:
Prestar apoyo a la recepción, canalización, registro, despacho y transcripción de documentos, informes, memorándums, notas y otros documentos, a fin de lograr el cumplimiento de las funciones específicas de la Administración.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Asistencia directa a la Gerencia General.
Coordinación de las compras que solicita la Gerencia.
Elaboración de memorandos, oficios y circulares.
Control de fax y correspondencia.
Emisión de reportes solicitados por la Gerencia.
Ingreso de datos de clientes al sistema.
Mantener un control de los servicios básicos por cancelar.
Archivo y custodio de documentación.
Preparar la agenda de compromisos del Gerente.
Mantener actualizada la agenda de nombres de personas, números de teléfonos, direcciones postales, digitales y dirección de instituciones con las cuales la empresa está relacionada.
Actualizar mensualmente la existencia de útiles y materiales de oficina, de la Gerencia y preparar la solicitud de los mismos en forma oportuna.
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MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 12 DE 24
SECRETARIA
RESPONSABILIDADES:
Cumplimiento eficiente y eficaz de las tareas asignadas a su persona.
Eficiencia en la administración y conservación de los documentos.
Excelentes relaciones personales.
Elaboración anual de cronograma de vacaciones.
REQUISITOS:
Grado de Instrucción: Tecnóloga en Administración de Empresas o afines
Años de experiencia: Un año en trabajos similares.
CONOCIMIENTOS:
Manejo de paquetes informáticos (World, Excel, Power Point)
Contabilidad básica.
Conocimiento en redacción comercial.
Trabajo en grupo.
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SUPERVISOR COMERCIAL
CARGO: Supervisor Comercial JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Gerente General
SUBORDINADOS: Facturador – Recaudador / Vendedor NÚMERO DE CARGOS: 1
FUNCIÓN PRINCIPAL:
El Supervisor Comercial es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar departamento de ventas; manteniendo la presencia de la empresa en el mercado mediante una efectiva labor de mercadotecnia que le permitan incrementar las ventas logrando fidelidad y posicionamiento.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Planeación y presupuesto de ventas.
Realizar informe mensual de ventas por el servicio.
Establecer metas y objetivos a largo plazo y a corto plazo.
Definir un plan estratégico de Marketing, acorde a los objetivos empresariales.
Realizar análisis frecuente de la competencia en el sector que incluya servicios que ofrecen, promociones, precios para saber la oportunidad competitiva.
Analizar el comportamiento de la demanda y pronosticar las ventas.
Formular e implementar políticas, que orienten los estudios de mercado, promoción y labor publicitaria de los servicios que brinda la empresa.
Reclutamiento, selección y entrenamiento de la fuerza de ventas.
Compensación, motivación, dirección y evaluación de sus subordinados.
ELABORADO:
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MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 14 DE 24
SUPERVISOR COMERCIAL
RESPONSABILIDADES:
Marcar objetivos concretos para con sus subordinados.
Saber resolver problemas y ser capaz de tomar decisiones cuando resulte necesario.
Apostar por la innovación en los productos y los procesos de producción.
Tener la capacidad de establecer prioridades.
Emitir ordenes de corte a los abonados que no cancelan el servicio a tiempo.
Actuar como un líder y saber dar ejemplo al resto del equipo.
Instruye a sus subordinados en el trabajo a realizar.
Reporta a su superior inmediato sobre cualquier anomalía presentada durante los procesos.
Controla y verifica la ejecución de los trabajos asignados.
Elabora informes mensuales de las actividades realizadas.
REQUISITOS:
Grado de Instrucción: Ingeniero en Administración de Empresas, Marketing o carreas afines.
Años de Experiencia: Dos años en trabajos similares.
CONOCIMIENTOS:
Funcionamiento del sistema de Televisión por cable.
En la ley de la Supertel, Conatel, Senatel y Marketing Mix
Manejo de paquetes informáticos (World, Excel, Power Point)
Trabajo en Equipo.
Herramientas de control de personal.
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MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 15 DE 24
FACTURADOR – RECAUDADOR
CARGO: Facturador – Recaudador JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Supervisor Comercial SUBORDINADOS: Ninguno
NÚMERO DE CARGOS: 2
FUNCIÓN PRINCIPAL:
Percibir ingresos, por ventas, reconexiones, moras, pagos de material, contabilización de los ingresos diarios y la emisión de las respectivas facturas.
FUNCIÓN ESPECÍFICA:
Recibe, examina, clasifica, y efectúa el registro contable de las facturas.
Revisa y compara comprobantes de pago, cheques y otros registros con las cuentas respectivas.
Archiva documentos contables para uso y control interno.
Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.
Revisa y verifica la retención de impuestos.
Revisa y realiza la conciliación de las diferentes cuentas bancarias.
Transcribe la información contable en los archivos magnéticos de la empresa.
Consolida la información financiera y reporta a su inmediato superior al cierre del día.
ELABORADO:
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MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 16 DE 24
FACTURADOR – RECAUDADOR
RESPONSABILIDADES:
Totalizar las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados.
Participar en la elaboración de inventarios.
Transcribir y acceder información a través de un software contable.
Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Control de los abonados que no cancelan el servicio a tiempo.
REQUISITOS:
Grado de Instrucción: Bachiller en Comercio y Administración.
Años de Experiencia: Un año en trabajos similares.
Disponibilidad para trabajo en el campo de acción.
Movilización propia.
Licencia Tipo B.
CONOCIMIENTOS:
Manejo de paquetes informáticos (World, Excel, Power Point)
Aplicación de normas contables y disposiciones legales vigentes.
Atención al cliente.
ELABORADO:
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 MARZO, 2014
MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 17 DE 24
VENDEDOR
CARGO: Vendedor
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Supervisor Comercial SUBORDINADOS: Ninguno
NÚMERO DE CARGOS: 3
FUNCIÓN PRINCIPAL:
El vendedor será el encargado de hacer conocer adecuadamente los beneficios del servicio de “COLORADOS VISIÓN” ante la competencia, y debe constituirse en el eslabón que une al cliente con la empresa. Debe brindar excelente servicio y cordial atención a los usuarios, con el objeto de lograr la satisfacción y lealtad de éstos y consolidar ventas efectivas, de acuerdo a normas y procedimientos establecidos.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales.
Definir las necesidades de material promocional y soporte técnico para su zona. Programar semanalmente las actividades de visitas a realizar diariamente.
Informar diariamente a la empresa los resultados de sus visitas.
Elaborar informes periódicos sobre novedades de la competencia del sector
Vender el servicio de “COLORADOS VISIÓN”, haciendo conocer al cliente los beneficios y modo de pago que tiene.
Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la empresa.
Visitar a todos los clientes potenciales.
Colaborar en la distribución y/o colocación de material promocional en los sectores de la ciudad.
ELABORADO:
María Belén Macías
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 MARZO, 2014
MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 18 DE 24
VENDEDOR
RESPONSABILIDADES:
Asesoría comercial a los clientes potenciales.
Promoción del servicio constante. a sus clientes.
Conseguir referidos de clientes actuales.
Realizar campañas en eventos públicos.
REQUISITOS:
Grado de Instrucción: Bachiller e n Comercio y Administración o afines.
Años de experiencia: No indispensable.
Opcional contar con movilización propia.
Opcional licencia Tipo B.
CONOCIMIENTOS:
Técnicas de ventas.
Manejo de paquetes informáticos (World, Excel, Power Point)
Atención al cliente.
ELABORADO:
María Belén Macías
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 MARZO, 2014
MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 19 DE 24
SUPERVISOR TÉCNICO
CARGO: Supervisor Técnico JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Gerente General
SUBORDINADOS: Técnico de Instalación y Reparación NÚMERO DE CARGOS: 1
FUNCIÓN PRINCIPAL:
Persona líder y ejemplo para su equipo de trabajo, se encarga de supervisar a los técnicos de instalación y reparación, debe optimizar los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crítico de su gestión, mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
Realizar cuadros comparativos de avance de producción.
Control y seguimiento de hojas de ruta de los ejecutivos de soporte técnico.
Realiza inventario de equipos y materiales de trabajo.
Presenta a su superior inmediato las solicitudes y/o requisiciones de compra de materiales y equipos para su respectiva aprobación.
ELABORADO:
María Belén Macías
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 MARZO, 2014
MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 20 DE 24
SUPERVISOR TÉCNICO
RESPONSABILIDADES:
Marcar objetivos concretos para con sus subordinados.
Saber resolver problemas y ser capaz de tomar decisiones cuando resulte necesario.
Apostar por la innovación en los productos y los procesos de producción.
Tener la capacidad de establecer prioridades.
Emitir informe sobre corte del servicio a los abonados que no cancelan a tiempo.
Actuar como un líder y saber dar ejemplo al resto del equipo.
Instruye sus subordinados en el trabajo a realizar.
Reporta a su superior inmediato sobre cualquier anomalía presentada durante los procesos.
Controla y verifica la ejecución de los trabajos asignados.
Elabora informes mensuales de las actividades realizadas.
REQUISITOS:
Grado de Instrucción: Ingeniero (a) Electrónica y/o Telecomunicaciones o carreras afines.
Años de experiencia: Mínimo tres años
Disponibilidad de trabajo en horarios especiales y trabajo en campo.
CONOCIMIENTOS:
Funcionamiento del sistema de Televisión por cable.
En la ley de la Supertel, Conatel, Senatel y Marketing Mix
Manejo de paquetes informáticos (World, Excel, Power Point)
Trabajo en Equipo.
Herramientas de control de personal.
ELABORADO:
María Belén Macías
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 MARZO, 2014
MANUAL DE FUNCIONES PAGINA 21 DE 24
TÉCNICO DE INSTALACIÓN Y REPARACIÓN
CARGO: Técnico de Instalación y Reparación JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Supervisor Técnico
SUBORDINADOS: Ninguno NÚMERO DE CARGOS: 6
FUNCIÓN PRINCIPAL:
Realizar todas las instalaciones y reconexiones solicitadas por ventas, ejecutar revisiones constantes y las
reparaciones necesarias para mantener en buen estado la red evitando inconvenientes en la señal de televisión
por cable. Debe ejecutar las tareas asignadas con responsabilidad optimizando los recursos que le brinda la
empresa.
FUNCIÓN ESPECÍFICA:
Realizar la instalación inicial a los nuevos clientes.
Dar mantenimiento a la red si se presenta imprevistos en los cajetines para conector.
Realizar periódicamente revisiones del correcto funcionamiento de la red.
Desinstalación del servicio a los abonados que no cancelan a tiempo.
ELABORADO:
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 MARZO, 2014
MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 22 DE 24
TÉCNICO DE INSTALACIÓN Y REPARACIÓN
RESPONSABILIDADES:
Manejo adecuado del material entregado por el Supervisor Técnico.
Cumplir con las visitas asignadas en la hoja de ruta.
Custodio del material y herramientas a su cargo.
REQUISITOS:
Grado de Instrucción: Bachiller en Electricidad o carreras afines.
Años de experiencia: No indispensable.
Licencia de conducir mínima tipo B.
Disponibilidad de trabajo en horarios especiales y trabajo en campo.
CONOCIMIENTOS:
Instalaciones eléctricas domiciliarias.
De preferencia (no exigible) conocimientos de inglés.
Trabajo en equipo.
ELABORADO:
María Belén Macías
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 MARZO, 2014
MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 23 DE 24
APROBACIÓN DEL MANUAL
El presente Manual de Funciones elaborado por María Belén Macías Arévalo estudiante de la Carrera de Administración de Empresas y Negocios de la Universidad Regional Autónoma de los Andes "UNIANDES", Sede Santo Domingo fue presentado al Gerente General para su aprobación el día……….., y se aprobó para su aplicación desde el ………
ELABORADO:
María Belén Macías
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“COLORADOS VISIÓN” FECHA 7 MARZO, 2014
MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 24 DE 24
DISTRIBUCIÓN Y DIVULGACIÓN DEL MANUAL
Una vez obtenida la autorización por el Gerente de “COLORADOS VISIÓN”, se procede a la impresión del manual para su distribución a los colaboradores mediante acta de entrega recepción, con el propósito de que conozcan y hagan uso de esta herramienta administrativa.
ELABORADO:
María Belén Macías
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3.2.4 Estrategias para la Implementación del Manual de Funciones