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Propósito del aviso de privacidad

El propósito del Aviso de las prácticas de privacidad es informarle sobre cómo se puede utilizar su información médica dentro de Eastpointe, así como las razones por las que esta se puede enviar a otros proveedores de servicio fuera de la agencia.

Este aviso describe sus derechos en cuanto a la protección de su información médica y cómo puede ejercer esos derechos. El aviso también le proporciona nombres de contactos por si tuviera preguntas o comentarios sobre las políticas y procedimientos que Eastpointe utiliza para proteger la privacidad de su información médica.

Comprensión de su expediente médico o información médica

Cada vez que visita a un proveedor de atención médica, se realiza un registro de su visita. Normalmente, este registro contiene sus síntomas, evaluación, diagnóstico, plan y

recomendaciones del tratamiento. Con frecuencia, se hace referencia a esta información médica como su expediente médico o de salud, y sirve como base para la planificación de su tratamiento, y como medio de comunicación entre los proveedores de servicio que contribuyen a su atención. También sirve como un documento legal que lo asegura a usted o a un tercero pagador que se proporcionó el servicio por el que fue facturado. También se puede utilizar como una fuente de datos para asegurar que estamos supervisando continuamente la calidad de los servicios y medir los resultados.

Comprender lo que está en su expediente médico y cómo, cuándo y por qué utilizamos la información le ayuda a tomar decisiones informadas cuando autorice la divulgación a otros. Eastpointe se asegurará de tener un mecanismo interno para proteger la Información médica protegida (Protected Health Information, PHI) tanto escrita como electrónica en toda la

organización. La PHI será protegida con medidas para garantizar que únicamente el personal con necesidad de saber tiene acceso. Los documentos en papel serán protegidos para limitar el acceso, basándose en los requerimientos mínimos necesarios. Esto incluirá asegurar documentos en gabinetes con llave para asegurarse de que son accesibles solamente a personal cuyas responsabilidades de trabajo requieren tener acceso. Los documentos que contienen PHI se archivan en un lugar seguro. La información electrónica también será protegida por un sistema automatizado que permite el acceso limitado, según los requerimientos mínimos necesarios. PHB protege la PHI cuando se eliminan los expedientes de cualquier ubicación o cuando se transportan desde un lugar a otro.

Nuestras responsabilidades

A nosotros se nos obliga proteger la privacidad de la información médica acerca de usted y que lo identifique, a la que llamamos Información médica protegida (Protected Health Information, PHI) y que le proporcionemos un aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad

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asociadas con su información médica. Debemos proteger la información médica que hemos creado o recibido sobre su condición o salud pasada, presente o futura, la atención médica prestada o el pago de esta atención médica. Solo se nos permite utilizar y divulgar información médica de la manera descrita en este aviso. Le proporcionaremos una copia impresa de este aviso antes o la primera vez que reciba un servicio nuestro. Nos reservamos el derecho de revisar o cambiar los términos de este aviso en cualquier momento y de hacer nuevas revisiones efectivas para toda la información médica que conservemos. Cada vez que se hagan estos cambios al aviso, le informaremos:

• Publicando el aviso revisado en nuestras oficinas

• Haciendo copias del aviso revisado para ponerlas a disposición de quien las solicite (ya sea en nuestras oficinas o a través del Oficial de Privacidad que figura en este aviso); y

• Publicando el aviso revisado en nuestro sitio web: www.Eastpointe.net

Cómo podemos utilizar y divulgar su información médica

Para proporcionar tratamiento de atención médica

Podemos utilizar y divulgar su información médica para proporcionar, coordinar o administrar su atención médica y servicios relacionados. Esto puede incluir comunicarnos con otros proveedores de atención médica, tanto interna como externamente, con relación a su tratamiento. Por

ejemplo, podemos compartir su información médica cuando necesite una receta o cuando

hagamos una consulta sobre su atención a otro proveedor de atención médica. También podemos compartir información médica con proveedores de tratamiento de emergencia cuando usted necesite tratamientos de emergencia.

Para obtener el pago por los servicios

Antes de proporcionar tratamiento o servicios, podemos compartir detalles con sus planes de salud y compañías de administración del uso que autorizan los servicios que usted vaya a recibir. Esto nos permite solicitar aprobación o autorización antes de brindar los servicios. Le solicitaremos que firme el acuerdo financiero o la autorización para darnos permiso de proporcionarle

información médica a su compañía de seguro, de manera que podamos facturar y cobrar el pago por el tratamiento y servicios brindados. La información que está en la factura o que la acompaña puede incluir información que lo identifique, al igual que su diagnóstico y plan de tratamiento. Si se niega a firmar el acuerdo financiero que nos permite divulgar información médica con el propósito de facturación o recepción de pago de su compañía de seguro, usted será

personalmente responsable de pagar la misma cantidad que su compañía de seguro nos hubiera pagado por sus servicios.

Para llevar a cabo operaciones comerciales de atención médica

Podemos utilizar y divulgar información médica llevando a cabo nuestras actividades comerciales llamadas "operaciones de atención médica". Estas operaciones nos permiten mejorar la calidad de la atención que brindamos, así como a reducir sus costos. Por ejemplo, podemos compartir

información médica en las siguientes operaciones de atención médica:

• Programas de capacitación para estudiantes, proveedores de atención médica o no profesionales (cualquier persona en capacitación) de atención médica para ayudarles a practicar y mejorar sus habilidades. Algunos ejemplos podrían ser la capacitación para enfermeras sobre cómo administrar los medicamentos o capacitación sobre el proceso

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de facturación para los empleados. A las personas que están en capacitación no se les permite divulgar ninguna información obtenida de su capacitación.

• Revisión interna de la calidad para evaluar las habilidades, calificaciones y rendimiento de los proveedores de atención médica que cuidan de usted. Esto puede involucrar que el personal del mejoramiento de la calidad o el supervisor de su proveedor revisen su información médica para evaluar la atención general y el avance del tratamiento. Esta información puede entonces utilizarse en un esfuerzo por mejorar continuamente la calidad y efectividad de los servicios que ofrecemos.

• Revisión externa de la calidad a través de la cooperación y participación en las evaluaciones de nuestros proveedores de atención médica, personal o centros por parte de organizaciones externas, para evaluar la calidad de la atención que

ofrecemos. Podemos compartir información médica con una agencia gubernamental, como Medicare y Medicaid, o con una organización nacional de acreditación, como URAC Accreditation.

• Otras revisiones para ayudar a varias personas externas o personal interno, quienes revisan nuestras actividades. Por ejemplo, la información médica puede ser revisada por contadores y abogados que se aseguran de que cumplamos con varias leyes, para que el personal apropiado planifique el futuro, para determinar la mejor forma de limitar los costos o para auditar su expediente para asegurarse de que ninguna información suya se haya dado a alguien de una forma que viole este aviso.

• Para comunicarnos con otros proveedores de servicio que tengan contratos

comerciales con Eastpointe. Estos incluyen familias de acogida terapéutica, hogares de grupo residencial y proveedores de servicios basados en la comunidad. Cuando se contratan estos servicios, podemos divulgar su información médica a nuestros

negocios asociados para que puedan brindar sus servicios y facturarle a usted o a una tercera parte los servicios prestados. Sin embargo, para proteger su información médica exigimos a nuestros socios comerciales que protejan adecuadamente su información.

• Podemos utilizar su información médica para fines de investigación. Por ejemplo, podemos divulgar información a los investigadores cuando una Junta de revisión institucional haya revisado la propuesta de investigación y haya aprobado la misma. Los investigadores deben haber establecido los protocolos para asegurar la privacidad de su información médica.

• Al personal no profesional que necesite conocer su información médica para llevar a cabo sus funciones.

• Para recordarle sobre una cita que tenga para tratamiento o atención médica.

Uso y divulgación adicional de la información médica sin su autorización

Las leyes estatales y federales requieren o permiten que compartamos su información con otros en situaciones específicas en las que usted no tenga que dar su consentimiento o autorización o tener la oportunidad de aceptar u oponerse al uso o divulgación. Antes de divulgar su información médica, evaluaremos cada solicitud para garantizar que únicamente se divulgará la información necesaria. Estas situaciones incluyen, pero no se limitan a las siguientes.

Cuando se reciben servicios de abuso de sustancias, la ley federal permite la divulgación en las siguientes situaciones:

• Para reportar abuso, negligencia o violencia doméstica • Para responder a una orden judicial o citación

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• A personal calificado para investigación, auditoría y evaluación del programa • A un proveedor de atención médica que proporciona servicios médicos de

emergencia

• Si creemos que usted es propenso a cometer un crimen en el programa o contra del personal de este

• Con el fin de comunicaciones internas, como se indicó anteriormente, y

• A las agencias de organizaciones de servicio calificadas, cuando sea apropiado. (Estas agencias aceptan cumplir con la ley federal).

Cuando se reciben servicios distintos al abuso de sustancias, la ley estatal requiere la divulgación en situaciones específicas que incluyen, pero no se limitan a:

• Reportar ciertos tipos de heridas u otras lesiones físicas

• Reportar una enfermedad contagiosa o el riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición

• Para responder a una orden judicial o citación

• Reportar las sospechas de abuso o negligencia de niños o de adultos discapacitados • A petición del pariente más cercano u otro miembro de la familia o persona designada

que tiene una función legítima en los servicios terapéuticos ofrecidos u otra persona designada por el cliente o la persona legalmente responsable, el proveedor responsable del tratamiento divulgará la siguiente información después de notificarle al afiliado que se ha hecho la solicitud:

• Aviso de admisión del afiliado a esta agencia • Traslado a otro centro

• Decisión de abandonar este centro, en contra de las recomendaciones médicas • Alta de esta agencia

• Información de remisiones y citas después del alta

• Con el propósito de presentar una petición para internación involuntaria o adjudicación de incompetencia

• En la medida necesaria para cumplir con las responsabilidades cuando un afiliado es examinado o internado para recibir un tratamiento de hospitalización • Cuando existe un peligro inminente para la salud o seguridad del afiliado u otra

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Cuando se participa en evaluaciones NC-TOPPS

La confidencialidad de la información que identifica al cliente está protegida bajo las regulaciones federales 42 CFR Parte 2 e HIPAA 45 CFR Partes 160 y 164. NC-TOPPS cae bajo las excepciones de auditoría y evaluación de estas leyes. La información que identifica al cliente se puede divulgar sin su consentimiento a DMH/DD/SAS y a contratistas de evaluación autorizados bajo las excepciones de auditoría y evaluación. DMH/DD/SAS o sus contratistas de evaluación de NC-TOPPS pueden divulgar la información de cualquier cliente individual únicamente al centro designado del proveedor y al LME asignado del cliente para el que se presenta esta información.

Sus derechos

Su información médica no se divulgará sin su autorización, a menos que los reglamentos de las leyes estatales y federales lo requieran o permitan.

1. Aunque su información médica es propiedad física de Eastpointe, la información le pertenece a usted. Tiene derecho de solicitar por escrito ciertos usos y divulgaciones de su información médica.

2. Si firma una autorización por escrito que nos permita utilizar y divulgar su información médica en una situación específica que no se especifique en este aviso, en cualquier momento puede revocar o cancelar su autorización por escrito. Detendremos cualquier uso o divulgación de su información médica después de haber recibido su cancelación por escrito. Sin embargo, no podemos cancelar ninguna divulgación que hayamos hecho antes de recibir su cancelación por escrito.

3. Puede solicitar las restricciones sobre el uso y divulgación de su información médica descritas en este aviso; no obstante, no estamos obligados a obedecer a su solicitud.

4. Tiene derecho a solicitar por escrito una revisión y a recibir copias de su información médica. Se puede cobrar una tarifa por sacar fotocopias de su información médica solicitada. Existen ciertas situaciones en donde no podremos conceder su petición de revisar los registros. 5. Tiene derecho a solicitar por escrito que se modifique la información existente que forma

parte de su información médica. Existen ciertas situaciones en donde no podremos conceder su petición de modificar la información médica.

6. Tiene derecho a solicitar por escrito una lista de divulgaciones que hayamos hecho de su información médica.

7. Su primera solicitud de una lista de divulgaciones se proporcionará sin ningún recargo. Sin embargo, si solicita una lista de divulgaciones más de una vez durante un período de un año, se le puede cobrar una cuota razonable. Le notificaremos sobre el costo y puede elegir si retira o modifica su solicitud en ese momento, antes de que incurra en cualquier costo. Aplican ciertas excepciones.

8. Tiene derecho a solicitar por escrito que se le contacte en una dirección o número de teléfono diferente o a través de otras formas adecuadas acerca de su información médica o facturas. Accederemos a su solicitud si es razonable.

9. Tiene derecho a recibir una copia del Aviso de las prácticas de privacidad de Eastpointe. Puede solicitar una copia llamando sin costo al Centro de llamadas de Eastpointe al 1-800-913-6109.

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Cómo presentar un reclamo sobre nuestras prácticas de privacidad

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, no está satisfecho con nuestros

procedimientos o políticas de privacidad o tiene preguntas y quisiera información adicional, puede escribir o llamar a nuestro Oficial de privacidad de Eastpointe al:

Privacy Officer Eastpointe

514 East Main Street Beulaville, NC 28518 Teléfono: 1-800-913-6109

También puede llamar o presentar un reclamo por escrito, vía correo o fax, al Equipo de Servicio al Cliente y Derechos Comunitarios en la División NC de of MH/DD/SAS en:

Advocacy & Customer Service Section NC Division of MH/DD/SAS

3009 Mail Service Center Raleigh, NC 27699-3009 Teléfono: 919.715.3197 Fax: 919.733.4962

También puede llamar o presentar un reclamo por escrito, vía correo o fax, a la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (Secretary of the US Department of Health and Human Services, US DHHS) en:

Office for Civil Rights

US Department of Health and Human Services 61 Forsyth Street, SW – Suite 3B70

Atlanta, GA 30323 Teléfono: 404.562.7886 TTY: 404.331.2867 Fax: 404.562.7881

El reclamo a la Secretaría debe presentarse por escrito, ya sea en papel o electrónicamente. En el reclamo debe incluir la palabra "Eastpointe" y describir los hechos u omisiones que considera que violaron las reglas de privacidad.

El reclamo debe presentarse dentro de 180 días después de enterarse o de cuando debió haber sabido que ocurrió el acto u omisión.

Le proporcionaremos ayuda y un formulario para completar el reclamo.

Si presenta un reclamo con nuestro Oficial de Privacidad o el Secretario, ya sea de DHHS de NC o de EE.UU., no tomaremos ninguna acción en su contra ni cambiará nuestro trato hacia usted de ninguna manera.