Conceptual framework: Understanding the SP system

Los proveedores forman parte fundamental en los procesos de aprovisionamiento y son directamente responsables de que se cumpla a cabalidad con la función de la gestión de compras. Las empresas deben adquirir bienes y servicios para satisfacer las necesidades productivas y comerciales y comerciales y deben cerciorarse de que sus proveedores les suministren los elementos requeridos con altos estándares de calidad, dentro de sus tiempos programados y en las condiciones pactadas.

Se consideran fuentes de abastecimiento y se definen como personas naturales o jurídicas, que proveen o abastecen de materiales y/o servicios a personas naturales o jurídicas. Los proveedores son los directamente responsables de los procesos de suministro en las empresas. Ellos suministran tanto bienes y servicios, sobre ellos recae gran parte de la acción y manejo de los estándares de calidad en la producción y distribución. Cuando no se satisfacen las exigencias de los productores, se generan en las empresas cuellos de botella y ruptura que repercuten en las fallas de producción, entrega y pérdidas económicas para la empresa.

Además, los proveedores se constituyen en una fuente muy importante de información acerca del mercado y de sus nuevas oportunidades, articulando de manera efectiva a la organización productora con el mercado consumidor.

Los proveedores se pueden clasificar de diferente manera, según los intereses de la organización y la relación con la satisfacción de sus necesidades, éstas pueden ser:

a. Tipo de Abastecimiento: los proveedores, con clasificados de forma general, tomando en cuenta su objeto social. Aunque es una forma muy práctica de realizar la clasificación, descuida algunos aspectos fundamentales del proceso de compras. Se subdividen en:

- Proveedores de insumos

- Proveedores de servicios de ingeniería y/o consultoría - Proveedores de otros servicios generales

b. A través de clasificación de proveedores: consiste en una secuencia de fases en la que se recopila información completa y relevante con el objetivo de clasificar a los proveedores. Las fases que implica son:

- Fase uno – registro: elaboración y análisis de la ficha general de identificación del proveedor para la acreditación de la capacidad jurídica, de los elementos materiales, económica y financiera.

- Fase dos – clasificación: es la evaluación del sistema de gestión del proveedor por medio de la ejecución de la ficha de calificación de proveedores y la verificación de la información suministrada para tal fin.

- Fase tres – cualificación: es el análisis del proceso a través de la información complementaria relativa al sector de actividad. Para tal fin se requiere también de proporcionar información concerniente a las certificaciones de las normas ISO.

- Fase cuatro – final: se toma como base de análisis integral de los puntajes arrojados por las tres fases anteriores, generando la ubicación final.

c. Por medio del CIIU (Código de Identificación Industrial Unificado): esta clasificación de proveedores, es la más empleada actualmente en la gestión de compras, porque además de ser de fácil uso y de proporcionar información concreta, es la requerida por la DIAN, para los aportes tributarios al Estado.

Aunque las clasificaciones de los proveedores es voluntaria para las empresas, la selección de los proveedores es una actividad fundamental dentro de la gestión de compras, pues los proveedores deben garantizar seguridad para los procesos posteriores de la empresa. Los proveedores son evaluados y seleccionados respondiendo a criterios previamente establecidos por la empresa compradora con mirar al manejo integral de la calidad y del mejoramiento continuo. Con el fin de hacer una selección más óptima, objetiva y eficiente, se recomienda que este enmarcad en un solo criterio de selección, sino en la combinación estratégica de varios factores. Algunos de ellos son:

• Calidad • Experiencia • Tecnología

• Fortaleza financiera • Actitud gerencial • Confianza que inspire • Capacidad de respuesta • Tiempo de respuesta • Modelo de comunicación • Disponibilidad de instalaciones • Manejo de inventario • Precios

• Proyección a largo plazo • Trayectoria en el medio

• Imagen de sus productos en el mercado

• Condiciones financieras de negociación (descuentos, tiempos y formas de pago)

• Conocimiento del área y del producto • Disponibilidad de respuesta

• Impacto en el proceso productivo • Características físicas y técnicas

Se es claro que para garantizar la competitividad de las empresas se requiere implementar políticas estratégicas de logística, con estándares de producción y distribución eficientes, así como el establecimiento de relaciones duraderas con los proveedores. De ésta depende el éxito o fracaso del aprovisionamiento y de la producción. Por ende, la empresa debe estar en constante comunicación con todos y cada uno de sus proveedores generando así un ciclo comunicativo continuo, donde los aspectos más relevantes estén centrados en los estándares de calidad.

AUTOEVALUACIÓN LECCIÓN 24

1. La fuentes de abastecimiento ya sean naturales o jurídicas, que proveen o abastecen materiales y/o servicios a las empresas, se conoce con el nombre de: a. Clientes

b. Mercado c. Proveedores d. Compras

2. Es aconsejable realizar una clasificación de los proveedores, que implica recopilar una información completa y relevante de cada uno de ellos. Dentro dicha

clasificación uno de los pasos es la Cualificación, el cual consiste en: a. Elaborar una ficha general de identificación del proveedor

b. Realizar un sistema de evaluación de la gestión del proveedor c. Una comparación del proveedor dentro del sector en el que participa d. Registrar los puntajes arrojados en cada fase del proceso

3. Aunque las clasificaciones de los proveedores es voluntaria para las empresas, la selección de los proveedores es una actividad fundamental dentro de la gestión de compras. Uno de los criterios a tener en cuente dentro de su selección es:

a. Calidad

b. Ubicación geográfica c. Manejo de Inventarios d. Normatividad y legislación