En la investigación se planteó la necesidad de revisar premisas teórico conceptuales, que permitieran definir el norte del trabajo a seguir, por esta razón, se logró transitar desde una visión estrecha sobre la deserción de la carrera, a visualizar la permanencia y graduación como fenómenos más complejos. Los principales resultados de este momento ya fueron tratados en la primera parte de este documento.
1.2 Construcción de un Sistema de Información
Para darle seguimiento a la permanencia y graduación de la población estu- diantil se propuso desarrollar un Sistema de información: “que permita iden- tificar la permanencia de los estudiantes de la Escuela de Trabajo Social de la Sede Rodrigo Facio de la Universidad de Costa Rica” (Regueyra, 2010a, p. 7). Para lograr construir este sistema se decidió que lo más apropiado era extraer la información del Sistema de Aplicaciones Estudiantiles -en ade- lante SAE- con el que cuenta la Universidad de Costa Rica para realizar los trámites de admisión, matrícula, cobro y becas, esto porque dicho sistema tiene gran cantidad de información sobre el estudiantado, que se utiliza únicamente con fines administrativos y para generar algunas estadísticas básicas de cada una de las oficinas encargadas de estos procesos.
Por el conocimiento previo del SAE de la investigadora principal del pro- yecto, se logró visualizar la gran cantidad de información que se procesa en este sistema, por lo cual lo primero fue definir qué variables interesaba extraer del SAE. Para esto se reflexionó sobre las principales preguntas, hipótesis y variables que se tomarían en cuenta para estudiar la admisión, la permanencia y la graduación, con el fin de poder construir un perfil lo más completo posible de la población estudiantil de Trabajo Social. De la reflexión se logran extrapolar las principales variables demográfi- cas, socioeconómicas y académicas que se sintetizan en el siguiente mapa conceptual.
Figura 1. Variables del perfil de la población estudiantil de Trabajo Social.Elabora- ción propia 2011
Una vez definidas las variables, se trabajó con una profesional en informá- tica que conocía las programaciones del SAE. Esta profesional fue creando un conjunto de aplicaciones para extraer la información del SAE a partir las variables mencionadas, el cual se denominó Sistema de Seguimiento a la Permanencia de la Población Estudiantil (en adelante SISEPPOE). Dicho sistema migra hacia Excel® la información del SAE y crea una base de datos con el historial académico de cada estudiante desde su ingreso a la Univer- sidad, hasta que deja de matricular. Esta base de datos fue denominada “Ta-
bla de vida académica” y contempló la información de los y las estudiantes
que ingresaron a la carrera y consolidaron su matrícula (o sea matricularon al menos un curso del plan de estudios) desde el 2002 hasta el 2009. Debido a que el SAE es alimentado y utilizado paralelamente por diversas ins- tancias universitarias, y que la información que ahí se maneja debe tratarse
sin rozar ningún protocolo institucional, se solicitaron permisos a las je- faturas de la Oficina de Registro e Información y de la Oficina de Becas y Atención Socioeconómica. Estos permisos permitieron el acceso, consulta y extracción de la información necesaria para el proyecto. Asimismo, se tramitó un acceso al SAE desde el INIE, así como la autorización para que la profesional en informática ingresara y programara el SISEPPOE.
Otro aspecto relevante en este momento de la investigación, es que para que el SISEPPOE respondiera de forma clara a los objetivos de la investiga- ción, se tuvo que realizar una minuciosa y exhaustiva revisión y depuración de los datos, por lo cual la programación que la profesional de informática realizó fue ampliándose, para lograr extraer los datos de las tablas del SAE que resultaran más pertinentes
Una vez desarrolladas las aplicaciones se procedió a realizar las primeras pruebas, extrayendo información desde el SAE, lo que exi- gió la revisión minuciosa de los reportes para realizar ajustes a las programaciones para lograr que el sistema capturara la informa- ción que se requería (Regueyra, 2010b, p. 10).
Para esto fue necesaria la revisión, análisis y seguimiento realizado al his- torial académico de la población estudiantil, el cual se contrastó con la información generada por el SISEPPOE. Esto implicó diversas labores de gestión, búsqueda de datos y análisis por parte de una docente de la Es- cuela de Trabajo Social que trabajó como investigadora del proyecto, la cual llevó a cabo esta labor mediante el trabajo conjunto con la encargada de asuntos estudiantiles. “También se realizaron revisiones de la infor- mación socioeconómica, lo que generó modificaciones en las tablas de captura” (Regueyra, 2010b, p. 60). Todo este proceso permitió la creación del SISEPPOE que permite:
1) Generar una “Tabla de vida académica” con la información de-
mográfica, socioeconómica y académica de la población es- tudiantil de las ocho cohortes.
2) Generar un reporte denominado “detalle de tabla de vida”
en el cual se indica todo el historial de cursos matriculados, aprobados, reprobados y convalidados de cada estudian- te, con el detalle del año, periodo, recinto, sigla, modalidad, nota, créditos, ciclo lectivo y nivel de cada curso.
3) Generar un reporte especializado por variables, dado que el
SISEPPOE tiene un acceso al usuario que permite elegir en- tre todas las variables -de ingreso, académicas y socioeco- nómicas- para indicar, por ejemplo, que se quiere conocer
únicamente el rendimiento académico de una cohorte espe- cífica o incluso de un o una sola estudiante.
4) El SISEPPOE genera información muy valiosa para dar segui-
miento a la población estudiantil, la cual puede ser de utilidad para la toma de decisiones de la Unidad Académica. Además, permite dar cuenta de diversos procesos internos que están engarzados con las medidas de mejora de la reacreditación. A todo esto se le suma que los datos de cada estudiante pueden ser de gran utilidad para el proceso de consejería, dado que permiten comprender el ingreso y permanencia del estudian- tado, a partir de las variables que se mencionaron líneas atrás.
1.3 Procesamiento estadístico de la información
La “Tabla de vida académica” generó gran cantidad de datos sobre la po- blación estudiantil de las ocho cohortes que fueron parte del estudio. Estos datos requerían ser procesados estadísticamente, con el fin de “identificar los índices de ingreso, permanencia, deserción y graduación” (Regueyra, 2010a, p. 7). Esto fue posible incorporando una profesional de estadística. El procesamiento de la información permitió comprender más claramente los factores asociados con la permanencia de los y las estudiantes en la universidad y visualizar que la población de las ocho cohortes clasificaba en cuatro grandes grupos:
1) Estudiantes que se habían graduado a tiempo (cuatro años
para bachillerato desde el ingreso a carrera y dos adicionales para graduarse de licenciatura).
2) Estudiantes que se graduaron, pero no en el tiempo estimado
de la carrera.
3) Estudiantes que continúan en la carrera y que por su año de
ingreso no procede que se hayan graduado.
4) Estudiantes que no continúan con el plan de estudios de Tra-
bajo Social.
El análisis estadístico permitió, además, interrelacionar datos, y utilizar en su totalidad de forma vertical, horizontal y cruzada la “Tabla de vida académica”, lo cual dio más elementos para su posterior depuración y para futuros estudios y trabajos similares.
1.4 Caracterización de la población
A partir de lo aportado en la “Tabla de vida académica” y del análisis es- tadístico fue posible “caracterizar demográfica y académicamente a la po- blación estudiantil de la Escuela de Trabajo Social de la Sede Rodrigo Facio de la Universidad de Costa Rica” (Regueyra, 2010a, p. 7).
En ese sentido se describieron y analizaron las variables:
• Sociodemográficas: sexo, edad, procedencia, tipo y modali- dad de colegio, edad de ingreso a la carrera.
• Socioeconómicas: tipo y categoría de beca, beneficios com-
plementarios, ayuda económica.
• Académicas: nota de admisión, modalidad de ingreso, opción de carrera, año de ingreso a la Universidad de Costa Rica, año de ingreso a Trabajo Social, número de carreras, carga acadé- mica, número de créditos, rendimiento, tiempo de graduación de bachillerato y de licenciatura.
El análisis de todas estas variables aportó una caracterización amplia de la población, lo cual permitirá a futuro “proponer indicadores para el ingre- so, permanencia, deserción y graduación en la Escuela de Trabajo Social”. (Regueyra, 2010a, p. 8). Esto debido a que el proyecto, por su magnitud, se concentró en la creación del SISEPPOE y, posteriormente, se espera aportar a la propuesta de indicadores.