8.3.1.4. Registro de Gastos
8.3.1.5. Registro de una compra de Activos Fijos 8.3.1.6. Ingresar un Artículo de Gasto.
8.3.1.7. Notas de Crédito en Compras 8.3.2. VENTAS
8.3.2.1. Cambiar Número de Factura 8.3.2.2. Consultar Movimientos de Ventas 8.3.2.3. Emitir una Factura o Nota De Venta 8.3.2.4. Notas de Crédito en Ventas
8.3.2.5. Registro de Anticipos en Ventas 8.3.2.6. Retenciones Recibidas
8.3.3. INVENTARIO
8.3.3.1. Administración de Productos 8.3.3.2. Clasificación General
8.3.3.3. Ingresar un artículo para la venta 8.3.3.4. Definición de Precios 8.3.3.5. Kardex de Productos 8.3.3.6. Elegir Artículos 127 127 128 129 130 131 132 134 133 134 135 136 137 137 137 138 139 139 140 140
102
8.3.4. CAJEROS 8.3.4.1. Abrir Cajero
8.3.4.2. Registrar Entrega de Caja
8.3.4.3. Administración de Cierres de Caja 8.3.5. CUENTAS POR PAGAR
8.3.5.1. Como hacer la cancelación de un crédito o de una cuenta por Pagar 8.3.6. CUENTAS POR COBRAR
8.3.6.1. Como hacer la cancelación de un crédito o de una cuenta por cobrar 8.4. APLICACIÓN CONTABLE
8.4.1. Puntos Importantes en el Plan de Cuentas. 8.5. ASIENTO DE APERTURA
8.5.1. ¿Cómo registrar el estado de situación inicial? 8.6. AUXILIARES
8.6.1. El libro Bancos
8.6.2. Realizar una conciliación bancaria
8.6.3. Registro los cheques que vienen de un periodo anterior y no han sido cobrados 8.6.4. Auxiliar de Impuestos 8.6.4.1. Desglose de Impuestos 8.7. NOMINA DE PERSONAL 140 140 141 141 142 142 143 143 145 145 146 146 147 147 148 149 149 149 150
103
8.7.1. Pasos principales para la Nomina 8.7.2. Como Crear un Modelo de Rol 8.7.3. Definición de Rubros del Rol 8.7.4. Ingreso de Datos del Personal 8.7.5. Movimientos del Rol
150 151 151 154 155
104 8.2. TITULO DE LA PROPUESTA
PROPONER LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO PARA LA ADECUADA TOMA DE DECISIONES EN LA ASOCIACIÓN APROGUADUA DEL CANTÓN EL EMPALME.
105 8.2.1. INTRODUCCIÓN
Con base en el análisis efectuado a la asociación APROGUADUA se determinó que carece de un sistema contable que permita generar información veraz, confiable y oportuna en el momento de hacer uso de la misma para tomar una determinada decisión que sea de vital importancia y que afecte las operaciones de la empresa.
Para ello se plantea la implementación de un sistema contable computarizado que se adapte a las transacciones que realiza, así como a la capacidad financiera que le permita ser una empresa competitiva.
El sistema contable computarizado bien diseñado ofrece un control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. Existe una gama amplia de sistemas contables computarizados que se utilizan en la actualidad. Para el presente trabajo se tomó como base diferentes sistemas contables con los cuales se pretende proporcionar una guía útil para el usuario y ejemplifica los componentes mínimos que deben de tener cada uno de los módulos.
106 8.2.2. JUSTIFICACIÓN
Debido al crecimiento constante de las operaciones de las empresas y a la necesidad de tener información exacta, resumida e informes en tiempo, los sistemas contables manuales tradicionales de manejo de datos resultan obsoletos y poco eficientes; pues en muchas ocasiones la información requerida no es proporcionada en forma oportuna principalmente para la toma de decisiones; esto ha hecho que sea necesaria la utilización de un sistema contable computarizado para agilizar el procesamiento de datos, ya que representa un enorme avance en cuanto a que permite ejercer control eficiente en los procesos y en las actividades relacionadas al área contable.
Por esta razón es importante la implementación de un sistema contable en la asociación APROGUADUA, debido a que en el análisis efectuado se comprobó que no tiene una manual contable por escrito, que la información no es generada oportunamente y que no cuenta con controles internos en el área contable, derivado de lo anterior es elemental la implementación de sistema contable computarizado para obtener mayor eficiencia y eficacia en sus procesos así como disponer de información confiable en forma oportuna, adjudicándose beneficios como la reducción de costos y de tiempo.
107 8.2.3. OBJETIVOS
8.2.3.1. Objetivo General
Proponer la implementación de un sistema contable computarizado para la adecuada toma de decisiones.
8.2.3.2. Objetivos Específicos
- Establecer los módulos necesarios para llevar a cabo los procesos contables en forma adecuada y obtener la información confiable y oportuna.
- Generar reportes y/o auxiliares que le permitan llevar el control de los siguientes rubros:
108 8.2.4. LINEAMIENTOS GENERALES PARA UN SISTEMA DE
CONTABILIDAD COMPUTARIZADO
Dado el volumen de operaciones que se manejan tanto administrativas como financieras en la asociación APROGUADUA y por ser ésta una empresa que es dirigida por los socios, no le dan importancia a realizar actividades administrativas, descuidan mucho la parte contable que es lo que le permite saber cómo funciona, dándole poca o ninguna importancia a la misma, es por ello que se hace necesario el diseño de un buen sistema de control interno y contable computarizado, en donde se realice cuidadosamente todas y cada una de las operaciones, poner énfasis sobre todo en las transacciones en donde se involucran los fondos, o bien los activos de la empresa.
Un sistema contable computarizado ha de ser claramente definido antes de la implementación, de tal forma que puedan desarrollarse los programas de computación necesarios para procesar los datos. Su implementación es una tarea laboriosa que requiere cambios y capacitación constante, pero también implica cambios de desempeño y hasta organizacionales con el fin de elevar su productividad.
Uno de los principales problemas observados al implementar un sistema contable computarizado es la ausencia de procesos que indiquen claramente los pasos a seguir; en consecuencia se presentan lineamientos que deben tomarse en cuenta como primer orden:
- Conocer las necesidades de nuestros usuarios, sean estos internos (Accionistas, Gerencia, Ingenieros de proyectos, Finanzas, Compras, entre otros) y externos (Bancos, Proveedores, Inversionistas entre otros).
- Definir el alcance del sistema a implementar, este debe anotar la integralidad de los sistemas de información financieros y otros; por ejemplo administración de Personal, Compras, Contabilidad, Cobros, Ingresos,
109
Explotación de la información; asimismo la selección de la tecnología a utilizar.
- Analizar documentos y procedimientos administrativos existentes.
- Construir una estructura o departamentalización de movimientos. (Módulos) - Establecer las deficiencias en los procedimientos existentes.
- Elaborar nuevos procedimientos de acuerdo con la nueva estructura. - Elaborar diagramas de flujos.
- Informar y capacitar a los usuarios de la implementación de una nueva estructura informática para obtener actitudes comprensibles y favorables. - Realizar pruebas de funcionamiento.
- Llevar registros alternos para comprobación (sistema anterior / sistema actual).
- Al finalizar la implementación del sistema contable debe realizarse un análisis de mejora continua para encontrar posibles fallas (situaciones no previstas) y controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud.
8.2.5. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS PARA UTILIZAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADO.
Para que un sistema cumpla con las necesidades para el cual fue creado, debe llenar lineamientos o requerimientos vinculados al buen funcionamiento del mismo.
110
“Requerimientos de sistemas: son las necesidades operacionales inherentes al sistema de información mismo y surgen de o están influenciados por otras fuerzas del diseño o requerimientos, especialmente la producción de información de calidad. Estos requerimientos son: Confiabilidad, disponibilidad, flexibilidad, programa de instalación, expectativa de vida y potencial de crecimiento, y capacidad para recibir mantenimiento”.
- Confiabilidad: Se refiere a la seguridad que tiene el sistema para realizar su función y obtener los mismos resultados con varios procesos sucesivos. - Disponibilidad: Significa que el sistema debe ser accesible para los
usuarios además de estar disponible de forma rápida en cualquier momento.
- Flexibilidad: Se refiere a la habilidad del sistema para adaptarse a cualquier cambio que requieran los usuarios.
- Programa de instalación: Este se refiere al tiempo que existe desde el momento que la administración reconoce la necesidad del sistema hasta que se implementa como solución.
- Expectativa de vida y potencial de crecimiento: Este requerimiento se debe tomar muy en cuenta en vista de que en muchos casos cuando se llega a implementar un sistema, éste ya es obsoleto. El tiempo promedio para que un sistema cumpla con las necesidades de la administración es de cinco años como mínimo.
- Capacidad para recibir mantenimiento: Una vez implementado el sistema, se le debe dar mantenimiento para corregir fallas que se presenten y modificarse de acuerdo a nuevos requerimientos que surjan por los usuarios.
111
Para la implementación de un sistema contable computarizado de la empresa será necesario que ésta sea llevada a cabo por la asesoría de un Contador - Auditor, el cual debe tener la capacidad de evaluar los procedimientos de control en las instalaciones de cómputo y establecer las normas de auditoría pertinentes; conocer las técnicas y los diversos lenguajes de programación; estar familiarizado con los sistemas operativos; detectar los problemas en el manejo de archivos de clientes y de estructura en general (base de datos); establecer una buena comunicación, tanto con los demás auditores de la empresa, como con los especialistas en procesamiento electrónico de datos. Se determinará al personal adecuado para el manejo del equipo de computación y del software. Para el desarrollo del software se debe enfatizar en los siguientes puntos:
- Almacenamiento de datos.
- Establecer controles internos adecuados a las necesidades
- Que se pueda reanudar el funcionamiento del sistema en caso de error o interrupción imprevista.
- Formato de los datos de salida como: informes, resúmenes, pólizas. - Elaboración de un manual.
112 8.2.6. VENTAJAS, DESVENTAJAS Y BENEFICIOS DE UN SISTEMA
CONTABLE
VENTAJAS DESVENTAJAS
- Obtener procedimientos adicionales del Control Interno (por ejemplo la aprobación de cada venta a crédito, constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades del computador).
- Mantener actualizados los saldos de las cuentas e inventarios.
- Genera información adicional casi sin costos extras, muestra los totales de
las ventas diarias por
departamentos, vendedor y producto.
- Quien realiza las transacciones tiene acceso inmediato a la información contable útil para ejecutar una transacción corriente.
- Pueden ser procesadas de manera rápida y eficiente grandes cantidades de datos ahorrando así tiempo en cada paso del proceso contable.
- Alto costo de inversión para instalarlo
- Alto y complejo costo de mantenimiento
- Alto costo para el entrenamiento del personal
- Confiabilidad del Programa (deben ser confiables)
- La lógica de estos deben ser comprensibles y con aplicaciones adecuadas.
BENEFICIOS
- Rapidez y oportunidad. - Volumen de producción - Protección contra errores - Pases automáticos al mayor - Reportes confiables instantáneos
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✓ BENEFICIOS
- Rapidez y oportunidad.
Puede proporcionar informaciones con mayor rapidez que uno manual, por que las computadoras realizan en forma instantánea tareas que consume mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.
- Volumen de producción
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.
- Protección contra errores
Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con las características de minimizar los errores.
- Pases automáticos al mayor
Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un debito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
- Reportes confiables instantáneos
Se logra obtener en pocos minutos reportes de información contable, financiera de la empresa para tomar decisiones, que contribuyan a mejorar las operaciones de la misma.
114 8.2.7. DOCUMENTOS FUENTE
Son comprobantes de las diferentes transacciones comerciales de la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA”, que contienen la información original para los registros contables, los más utilizados por ésta empresa y que deben ser validados acorde a lo dispuesto por la Ley de Régimen Tributario Interno son:
✓ COMPROBANTES DE VENTA
FACTURAS.- Las facturas son comprobantes de venta que sustentan la
transferencia de un bien o la prestación de un servicio. Son utilizadas cuando la transacción se realiza con personas jurídicas o con personas naturales que necesiten sustentar crédito tributario del IVA, y en operaciones de exportación.
115 NOTAS DE VENTA
Las notas o boletas de venta son comprobantes de venta utilizados en transacciones con consumidores o usuarios finales. No sustentan crédito tributario de IVA. Estos comprobantes de venta son utilizados por los contribuyentes RISE por ventas superiores a US$ 12,00, sin embargo a petición del comprador, estará en la obligación de entregar el comprobante por cualquier valor; como también la obligación de elaborar una diaria por el total de los montos inferiores a US$12,00; estos comprobantes deben ser autorizados por el SRI. Estos documentos emitidos sustentarán costos y gastos siempre que identifiquen al consumidor y se detalle el bien y/o servicio transferido.
116 LIQUIDACIÓN DE COMPRAS DE BIENES Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Las liquidaciones de compras de bienes o prestación de servicios sustentan la adquisición de bienes y servicios puesto que son emitidas por el adquirente. Se utilizan cuando el comprador adquiera bienes o servicios a extranjeros no residentes y a personas naturales imposibilitadas de emitir un comprobante de venta.
117
✓ COMPROBANTES DE RETENCIÓN
Son documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los compradores de bienes o servicios a los proveedores de los mismos. Estos comprobantes acreditan la retención del impuesto y lo efectúan las personas o empresas que actúan como agentes de retención.
118
✓ DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
Son documentos complementarios a los comprobantes de venta cuya finalidad es la siguiente:
• Notas de crédito: se emiten para anular operaciones, aceptar
119 • Notas de débito: se emiten para cobrar intereses de mora y para
recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante.
120 • Guías de remisión: sustenta el traslado de mercaderías dentro del
121
8.2.8.
ESTRUCTURA DEL PROCESO CONTABLE122 8.2.9. DESCRIPCIÓN DE LOS MÓDULOS DEL SOFTWARE
El sistema computarizado se integra por los siguientes módulos: compras, ventas, inventario, cajeros, cuentas por pagar, cuentas por cobrar. Estos módulos son de fácil aplicación.
Despliegan las opciones por medio de menús que el usuario selecciona de acuerdo a la actividad que se encuentre por realizar.
8.2.9.1. Barra de Comandos
En Movimientos (Compras) debe permitir ver todas las facturas de un periodo, crear una nueva compra, anularla o trabajar con otras transacciones como notas de crédito entre otras. Es decir desde esta pantalla puedo acceder a una pantalla de trabajo para registrar una transacción específica.
Otra particularidad adicional, en la parte inferior debe contar con una opción de filtro de selección que permite realizar consultas avanzadas de los datos presentados en pantalla mediante filtros en base a las columnas que se presentan.
123
Es necesario tener presente lo siguiente:
- Cuando se ingresa a la pantalla siempre se presentara en blanco ya que todavía el sistema no ha recibido ninguna notificación de consulta.
- Al ubicarnos en alguna de las columnas donde está la información (“sección para el despliegue de la información de la pantalla”), si presionamos una letra el sistema se presentara un casillero con la palabra BUSCA donde podemos ingresar lo que queremos encontrar, inmediatamente el cursor se ubicará en la primera palabra que coincida solo de contenido que se encuentra en la pantallas.
- En la parte superior de cada columna se encuentra el nombre con la que se identifica la misma si hacemos clic, la lista que está en la pantalla se ordenara de acuerdo al nombre de la columna donde ubicamos el mouse.
124
Existen módulos donde se debe seleccionar las transacciones o ítems con los que deseamos trabajar en caso de no encontrar ninguno seleccionado el sistema indicaran que debe seleccionar un ítem para poder trabajar.
126 8.3. SISTEMA DE NEGOCIOS
8.3.1. COMPRAS
8.3.1.1. Registrar una Compra de productos para la Venta
Para registrar una compra se sigue los siguientes pasos: 1. En el menú principal seleccionar compras.
2. Clic en compras de mercadería.
3. En los sección casilleros de referente ingrese el número del proveedor y al dar ENTER si se encuentra ingresado se presentarán los datos.
Si no está ingresado puede continuar llenando los datos que se piden en los respectivos casilleros o proceder a buscar un referente haciendo clic en la opción
REFERENTES de la barra de comandos y en la pantalla que se despliega una vez presentada la lista de referentes elegir el referente (proveedor).
En caso de no estar ingresado el referente, la pantalla de referentes que se desplegó le va a dar la opción de Ingresar un nuevo referente.
4. Ingrese el código del ARTÍCULO haciendo clic en la columna respectiva. Si no está ingresado o no conozco el código proceda a buscar un producto haciendo clic en la opción ARTÍCULO de la barra de comandos y en la pantalla que se despliega una vez presentada la lista de productos elegir uno o varios productos.
En caso de no estar ingresado el producto, la pantalla de productos que se desplego le va a dar la opción de ingresar un nuevo producto para la venta si usted está autorizado.
5. Llenar los DATOS DEL DOCUMENTO o factura de compra que se encuentra en la barra de comandos: ubicar número de factura, número de autorización
127
(editando número de autorización, fecha de inicio y de caducidad de la autorización) finalmente ingresamos subtotales de la factura.
6. El sistema por defecto ubicara el valor a cobrarse en EFECTIVO que es cancelación de contado si requiere cambiarla diríjase a la opción otros de la sección formas de pago donde al hacer clic se nos presenta una nueva pantalla con todas las formas de pagos posibles para establecer otras formas de pago. 7. Finalmente clic en GRABAR.
8.3.1.2. Registrar una Liquidación de compra
Para registrar una Liquidación de Compra se debe seguir los mismos pasos para registrar un gasto o una compra, seleccionando la opción LIQUIDACIÓN de la sección especificación del documento y no es necesario llenar los DATOS DEL DOCUMENTO de la barra de comandos.