Como se dijo, un cuarto frío no se puede manejar de un modo arbitrario. Se requieren establecer criterios administrativos, operativos y de control que garanticen un uso adecuado y eficiente de los equipos; esto permitirá que se logren los beneficios esperados para los productores y comerciantes. Es así como se debe planificar su utilización, prever los controles de calidad, capacitar el
personal que lo operará, registrar las entradas y salidas, organizar la apertura y cierre de puertas, entre otras actividades.
Como toda empresa con objetivos definidos, el manejo de un cuarto frío requiere de una dirección clara, que esté en armonía con este objetivo planteado y que pueda identificar en todo momento tanto las políticas de utilización del cuarto como las responsabilidades personales.
No es una administración autoritaria, porque se requiere que exista suficiente confianza entre quien administra, quien opera y quien utiliza el servicio, pero sí debe haber claridad en la toma de decisiones, sobre todo ante situaciónes que requieren urgente solución. El tener definido el organigrama, claridad en las funciónes y reglas de trabajo, facilitan la operación del cuarto frío.
Uno de los problemas que surgen por un inadecuado manejo, es el deterioro del producto: algunas veces será pérdida de peso, marchitez, calidad organoléptica, pero en ocasiones, puede ocurrir un problema serio de contaminación por hongos o de daño por frío (ver 3.3) que lleve a la pérdida total del producto. Aquí la
autoridad de mando es muy importante: el determinar qué hacerse, cómo hacerlo y vigilar que se haga es vital, para garantizar la calidad del producto.
La planificación del uso del cuarto frío es otro aspecto por considerar. Establecer un calendario de cosechas, períodos de operación, inscribir cultivos, determinar topes de volúmenes y asignar cupos, definir tarifas, son entre otras, las
actividades que son necesarios prever. Se requiere considerar los volúmenes de producción, relaciónados con las épocas de abundancia; este dato permitirá administrar el cuarto frío de una manera adecuada, y ofrecer el servicio sólo hasta donde la capacidad de éste permita. Determinarlo será posible siempre y cuando se tenga un fuerte contacto entre quienes lo administran y los usuarios que utilizarán los servicios de almacenamiento. Las cantidades almacenadas se calcularán buscando la utilización óptima y en lo posible, a plena capacidad. Diapositiva 4.1
Establecer una zonificación dentro del cuarto frío. La disposición de los productos en sus lugares de almacenaje debe considerar los factores enunciados a
continuación. Ellos determinan el funciónamiento óptimo del almacén: • Máxima utilización del espacio disponible.
• Minimización de los costos de manipulación. • Localización fácil y correcta de los productos. • Facilidad de acceso a los productos.
• Máxima seguridad, tanto para los productos como para el personal. • Facilidad de inventariar los productos.
Además de esto, las cámaras de refrigeración que almacenarán diferentes productos de alta rotación deben tener presente lo siguiente:
• Compatibilidad: ¿qué productos pueden almacenarse en el mismo cuarto frío y cuáles no?
• Rotación: los productos tienen diferentes índices de rotación. Conocidos estos, se pueden minimizar los costos de manipulación situando los productos de mayor movimiento cerca a la salida.
• Susceptibilidad: a la maduración o a daños patológicos poniendo los productos en lugares que sean fácilmente inspecciónados.
• Sistema de ubicación: para cuartos fríos grandes, donde se almacenan varios productos, se requiere un sistema lógico de inventario que permita encontrar rápidamente un producto.
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El control de los costos de operación: es un determinante de primer orden en la administración de un cuarto frío. Comprende los servicios (energía, agua,
teléfono), el mantenimiento de los equipos y la mano de obra requerida para la operación; el análisis debe hacerse por períodos amplios (anualidades,
semestres). Cuando se requiera se incluirán los costos de amortización del capital de inversión para construír el cuarto frío.
• Energía: en función del tamaño del equipo, del tiempo de funciónamiento durante el año y del precio de la energía.
• Mantenimiento: se puede estimar el 3% de las inversiones en los equipos. • Mano de obra: en relación con el tamaño, con el volumen por movilizar y el tiempo de funciónamiento al año.
Con esta información se puede establecer, para un tonelaje promedio de productos que se almacena, el costo de
utilización en $/ton/día.
La capacitación del personal en el comportamiento de las frutas y hortalizas en
poscosecha, en el efecto del frío sobre ellas, en el manejo de cuartos fríos y en especial el conocimiento de los equipos de refrigeración y del cuarto, es un evento que debe realizarse periódicamente para lograr un acertado manejo de los
productos durante su almacenamiento. Diapositiva 4.2
El registro y control como memoria escrita de las actividades realizadas, es un
instrumento bastante eficaz para optimizar la utilización del cuarto. Las tablas de temperaturas, compatibilidades, tiempos de almacenamiento para frutas y
hortalizas son sólo una guía; las condiciónes particulares de clima, variedad, grado de madurez, entre otras, hacen que cada almacenamiento sea muy específico. Diapositiva 4.3 - 4.4
El registro de las operaciónes de cargue del cuarto y salida de productos,
anotando fechas, volúmenes, características del producto/empaque, condiciónes de almacenamiento y problemas presentados durante el mismo, son base
fundamental para analizar el funciónamiento del cuarto y mejorar su utilización. Igualmente, el registro de los costos permite determinar el valor que tiene la utilización del frío y al relaciónarlo con la cantidad de producto podremos obtener los costos por kilogramo, dato que puede servir para establecer las tarifas de utilización del servicio.
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Finalmente, el aseguramiento de la calidad, como elemento vital para garantizar el servicio que se ofrece. El aseguramiento de la calidad son un conjunto de acciónes de naturaleza técnico-administrativas tendientes a prevenir la presencia de peligros y riesgos de naturaleza física, química, microbiológica y nutriciónal, asociados con la materia prima, el almacenamiento, el procesamiento y la
distribución, con el fin de asegurar calidad y confianza del consumidor en lo que se produce.
Es una herramienta preventiva en el control de la calidad, que se aplica de manera sistemática para identificar los peligros potenciales, en este caso tanto en las condiciónes del producto como en las actividades que se realizarán durante el almacenamiento. Para su aplicación requiere:
1. Que los usuarios y operarios del cuarto conozcan bien el proceso de almacenamiento refrigerado y los riesgos del mismo;
2. Que se tomen medidas técnicas y científicamente probadas como eficaces; 3. Tener en marcha dispositivos para identificar problemas y prever acciónes correctivas; y,
4. Dejar evidencias escritas de las modificaciónes realizadas.
El aseguramiento de la calidad aplica los siete pasos que se enumeran a continuación:
• Identificación de peligros y evaluación de la gravedad de los riesgos. • Determinación de los Puntos de Control (P.C.).
• Especificación de los Límites Críticos (L.C.) • Establecimiento de los métodos de monitoreo. • Aplicación de medidas correctivas.
• Verificación del sistema. • Registro de la información.
Tener en cuenta los aspectos anotados aquí permitirá que el cuarto frío cumpla con el objetivo esperado, en las condiciónes deseadas y a satisfacción de quienes utilizan el servicio. Este tema se explica con más detalle en el manual del Natural Resources Institute (1994).
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