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Es una Acción de Control Programada, que se efectúa en cumplimiento al Plan Anual de Control, aprobado mediante Resolución Nº 100-2012-CGR de fecha 05.04.2012.
Para cuyo efecto la Oficina de Control Interno de la MPH, acreditó a la Comisión de Auditoría, mediante Oficio N° 003-2012/OCI-MPH del 10.JUN.2012.
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III.. CCOONNCCLLUUSSIIOONNEESS
Como resultado del Examen Especial se formulan las siguientes conclusiones:
1.1. Que, en la Licitación Pública No. 002-2011-CE/MPH convocada para la Adquisición de un (1) camión volquete de 15 m3, se estuvo realizando en forma irregular previo al otorgamiento de la Buena Pro y que además después de haberse realizado la compra el bien, este aun no se ha registrado la propiedad a nombre de la Municipalidad Provincial de Huancayo generándole un perjuicio económico por S/. 35,000.00 n.s.
Las observaciones que se determinaron en dicho Proceso de Adquisición, son:
• La Adquisición no estaba contenido en el Plan Anual de Adquisiciones del año 2011.
• El aviso de convocatoria no indicaba la condición y año de fabricación de los vehículos a adquirir, que sí estaba contemplado en las Bases.
• No se ha evidenciado que los dos (2) postores (Distribuidor y sub distribuidor) hayan prestado los documentos faltantes, como son: El Manual de Taller y la Garantía específica por cada vehículo.
• Según las Actas de la Comisión Especial la Propuesta Técnica era conforme no existiendo ninguna observación por parte de los Técnicos Expertos, y es con el Informe No. 001-2011- CE/CPP de fecha 14 Jun.2011, que la Comisión Especial informa al Alcalde las irregularidades existentes solicitando sea anulada de oficio el proceso un día después de haberse vencido el plazo para quedar consentida la Buena Pro.
• Los formatos que usó la Comisión Especial tuvo un encabezamiento diferente a los contenidos en las Bases del concurso.
EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional
• Los hechos expuestos transgreden lo establecido en el Art. 3° del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, así como lo establecido en los Arts. 10°, 25° y 38° del Reglamento de la misma.
(Observación N° 1).
1.2.Se ha determinado que a través de la Planilla Única de Pago de Remuneraciones se ha venido pagando indebidamente los conceptos de dietas por cesión de consejos a los servidores:
• Abg. Robinson Ramón Cerrón - Gerente Municipal
• CPCC. Wilfredo Campos Soto - Gerente de Administración
• CPCC. Jorge Castañeda Curiñaupa - Contador
• Eco. Pablo Neruda Del Caspio - Secretario General
• Tec. Nataly Huamán Paitan – Tesorera
(Observación N° 2).
1.3.Se ha determinado que en el año 2011 ha existido una inadecuada administración de los Fondos Fijos para Caja Chica destinado para Gasto de Funcionamiento y de Inversión, lo que conllevo a un descontrol en su utilización, al haberse adquirido bienes y servicios de manera directa, aun cuando se debió efectuar mediante procesos de selección, desnaturalizando el objetivo del uso de los fondos fijos para Caja Chica, el cual debió ser destinado exclusivamente para gastos menudos y urgentes, habiéndose autorizado comprobantes de pago que consignaban deficiencias, tales como: con signos visibles de haber sido adulterados, al haberse consignado con otro tipo de letra su emisión a nombre de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por adquisiciones que no concuerdan con el giro del negocio del proveedor, por adquisiciones efectuadas en zonas urbanas y alejadas del perímetro de la ciudad, así como un comprobante de pago emitido a nombre de la Municipalidad de Junín.
(Observación N° 3).
1.4.La Municipalidad Provincial de Huancayo a través del Comité Especial designado mediante Resolución de Alcaldía N° 035-2011-A/MPH del 20.Ene.2011, en el mes de marzo del año 2004 convocó tres (3) procesos de Adjudicación de Menor Cuantía para la adquisición de Material de Ferretería, destinados para la ejecución de las Obras:
• “Cambio de Redes de Alcantarillado Calle 10 de la Av. Riva Aguero” por la suma de S/. 21,770.23.
• “Construcción de Veredas y afirmado de las Calles 1 y 2 del Jr. Jorge Chávez para la evacuación de Aguas Pluviales” por la suma de S/. 14,167.30.
• “Construcción de Veredas Mz. H, K, D, D, L y Richard Cushing por la suma de S/. 16,255.73.
La Dirección de Logística, estuvo en la obligación de consolidar dichos requerimientos por tratarse de bienes idénticos, a fin de que los mismos sean adquiridos mediante un proceso de mayor complejidad, sin embargo dichas adquisiciones fueron fraccionadas para ser adquiridas mediante procesos de Adjudicación de Menor Cuantía, en contravención a lo establecido en el Artículo 32° del Decreto Supremo N° 013-2001-PCM que Aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
No obstante el Gerente Municipal en el año 2011 debió haber informado a CONSUCODE que a la fecha no se venían fraccionando las adquisiciones, sin embargo se observó que en el año 2011 la
Municipalidad a través del Comité Especial designado mediante Resolución de Alcaldía N° 742- 206-A/MPH de fecha 07 de agosto de 2011 convocó dos procesos de Adjudicación Directa Pública para la Adquisición de bienes y contratación de servicios idénticos, destinados para la ejecución de las Obras:
• “Mejoramiento Parque Miguel Cortés”, con un valor referencial de S/. 302,172.56.
• “Mejoramiento de la Vía Av. Riva Agüero y Construcción de 2da. Vía y 2da. Etapa de la Urb. Bello Horizonte”, con un valor referencial de S/. 228,854.00.
La administración municipal por tratarse de bienes y contratación de servicios idénticos, igualmente estuvo en la obligación de consolidar los requerimiento de dichos bienes para ser adquiridos mediante un proceso de Licitación Pública, sin embargo dichas adquisiciones fueron fraccionadas para ser adquiridas mediante dos procesos de Adjudicación Directa Pública, en contravención a lo establecido en el Artículo 36° del Decreto Supremo N° 084-2011-PCM que Aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, más aún si los precitados procesos fueron convocados en forma simultánea.
(Observación N° 4).
II. RECOMENDACIONES
Se formulan las siguientes conclusiones:
Al Señor Alcalde de la Municipalidad Provincial de Huancayo:
1.1.Que, la Dirección Municipal disponga que la Dirección de Logística, bajo responsabilidad implemente el “Registro de Procesos de Selección y Contratos” en el cual deben registrar todos los procesos de Adjudicación que se realizan, así como los contratos derivados de los mismos, en cumplimiento al Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
(Conclusión No. 1)
1.2.Que, la Dirección de Logística cumpla con remitir la información sobre los procesos de selección al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -CONSUCODE y a la Contraloría General de la República, dentro de los plazos establecidos, en cumplimiento a la normatividad legal vigente.
(Conclusión No. 1)
1.3.Que la Gerencia Municipal en coordinación con la Gerencia de Administración adopten acciones a fin de que en lo sucesivo los procesos de selección se convoque en las fechas programadas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, a fin de cumplir con las metas programadas.
(Conclusión No. 1)
1.4.Que la Gerencia de Administración disponga a la Oficina de Logística y la Unidad de Abastecimientos cumpla bajo responsabilidad con efectuar las adquisiciones de bienes dentro de su competencia funcional.
EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional
1.5.Que la dirección de personal previa las planillas únicas de pagos de remuneraciones, verifique que la unidad de remuneraciones, cumpla bajo responsabilidad efectuar los descuentos por pagos indebidos a los funcionarios y servidores públicos de la Municipalidad Provincial de Huancayo, los mismos que son materia de observación en el presente informe.
(Conclusión No. 2)
1.6.Que la dirección General de asesoría Jurídica de la Municipalidad Provincial de Huancayo inicie en calidad de urgente las acciones pertinentes a fin de recuperar lo indebidamente pagado a los servidores y funcionarios, más los intereses legales que correspondas.
(Conclusión No. 2)
1.7.Que se cautele mediante la implementación de adecuados controles internos el cumplimiento estricto de la normativa relacionada con la administración de los fondos de la municipalidad como es lo relacionado al manejo de los Fondos Fijos para Caja Chica.
(Conclusión No. 3)
1.8.Que la directiva para la administración de los Fondos Fijos para Caja Chica se establezca los gastos a ser cubiertos a través de dichos fondos, los mismos que por su naturaleza deben ser destinados exclusivamente para gastos menudos y urgentes, tal como lo exige la normativa. Asimismo que la Oficina de Contabilidad ejerza un adecuado control en la ejecución de dicho desembolsos, a fin que los mismos se encuentren sustentado mediante comprobantes de pago debidamente emitidos, responsabilidad que además debe ser ejercida por los funcionarios y/o servidores a cargo de la autorización, en las diferentes instancias de la administración municipal.
(Conclusión No. 3)
Al Concejo Municipal:
1. Que la Procuraduría Municipal, considerando los fundamentos de hecho y de derecho expuestos en el presente informe, formule la denuncia penal correspondiente contra el ex Alcalde de la Municipalidad de Huancayo Sr. Fredy Arana Velarde, ex Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, el ex Director General de Asesoría Jurídica Abogado Vidal Aurelio Alberca Barandiarán, la ex Directora General de Administración C.P.C. Carmen Padilla Yépez, así como contra el Abog. César Augusto Palacios Castro, por ser presuntos responsable del delito de APROVECHAMINETO INDEBIDO DEL CARGO O NEGOCIACION
INCOMPATIBLE, tipificado en el Artículo 397° del Código Penal, en agravio de la
Municipalidad de Huancayo, originando un perjuicio económico a la Municipalidad Provincial de Huancayo por la suma de S/. 49.654.70, monto al que se le incluirá los intereses que correspondan, por lo que se deberá considerar una reparación civil acorde, a fin de poder recuperar dicho monto
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El “Examen Especial al Área de Administración”, de la Municipalidad Provincial de Huancayo Período comprendido entre el 02.ENE. Al 31.DIC.2011.;Es una Acción de Control Programada, que se efectúa en cumplimiento al Plan Anual de Control, aprobado mediante Resolución Nº 100-2012-CGR de fecha 05.04.2012. Para cuyo efecto la Oficina de Control Interno de la MPH, acreditó a la Comisión de Auditoría, mediante Oficio N° 003-2012/OCI-MPH del 10.JUN.2012.
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2.. NNAATTUURRAALLEEZZAADDEELLEEXXAAMMEENN
La presente acción de control corresponde a un “Examen Especial”, técnico, objetivo, independiente y selectivo, orientado a determinar el grado de cumplimiento y aplicación de las disposiciones legales en materia de Administrar una entidad.
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Objetivo General:
Obtener evidencia suficiente, competente y relevante que permita al auditor, revelar el grado de eficiencia, eficacia y economía en la Administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, durante el período 2011.
Objetivos Específicos:
2. Obtener evidencia suficiente, competente y relevante que permita al auditor, revelar el grado de cumplimiento y aplicación de las normas básicas y reglamentarias aplicables en administrar la Municipalidad Provincial de Huancayo, durante el período 2011.
3. Determinar el grado de cumplimiento respecto a las metas y objetivos propuestos por la entidad auditada, de acuerdo al PIA.
4. ALCANCE DEL EXAMEN
El Examen Especial, se realizó de acuerdo a las NAGAS, NIAS, NAGU y MAGU comprendiendo el período de Enero a Diciembre del 2011.
EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional
Cabe señalar que el estudio y evaluación efectuada, no revela necesariamente todas las debilidades que podrían existir en el proceso de «Administrar”, debido al carácter selectivo de la información examinada.
5. LIMITACIONES
DEMORA EN LA ENTREGA DE DOCUMENTOS SOLICITADOS AL ÁREA DE ADMINISTRACION DE LA MPH, Y EN GRAN MAYORÍA NO NOS ALCANZARON.
• El OCI-MPH, mediante los Oficios Nº 005, 007 y 008-2012/OCI-MPH, solicitó al área de Administración la documentación financiera y Administrativa, con el fin de evaluar; sin embargo no se tuvo el apoyo necesario, limitando nuestra labor de control; toda vez que el desarrollo del examen es cumplir con los plazos establecidos en el Programa de Auditoria.
• Situación que no permitirá concluir con el informe final en el plazo que se señala en el Memorándum de Planeamiento.
6. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL
6.1 ANTECEDENTES
La Municipalidad Provincial de Huancayo, se rige por la Ley Nº 27972 LEY Orgánica de Municipalidades, y por las disposiciones pertinentes de la Constitución Política del Perú de 1993.