Compatibilidad con la importación de archivos
de mensajes de correo electrónico
Webtop importa los mensajes de correo electrónico con o sin anexos del tipo dm_email_message, y en formato de mensajes de Outlook al repositorio, y exporta los mensajes de correo electrónico al sistema de archivos locales. Desde Webtop 6.5, podrá importar los mensajes de correo electrónico del tipo dm_message_archive, y en formato de mensaje de correo electrónico (Email Message Format, EMCMF). Este formato almacena contenido, metadatos e información anexa conjuntamente como una única unidad de información. De manera predeterminada, la importación de archivos de mensajes de correo electrónico está deshabilitada.
Para activar la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes, realice los siguientes cambios de configuración durante la instalación de la aplicación basada en WDK.
Activar la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes
1. Active <messageArchive-support> en <WebApp Root>/wdk/app.xml.
Con este cambio, para la importación de Outlook Message Format (.msg), el tipo de objeto se define como tipo dm_message_archive, y en Email Message Format (EMCMF).
2. Anule los comentarios de la sección de ejecutables para ExMRE.exe en <WebApp Root>/wdk/contentXfer/ucf.installer.config.xml bajo la configuración de la plataforma de Windows.
Con este cambio, ExMRE.exe se descarga e instala en el equipo cliente.
Webtop es compatible con los dos siguientes modos de importación para el tipo dm_message_archive: • Modo de colaboración
Si ha activado la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes, Webtop importará mensajes de correo electrónico del tipo dm_message_archive e Email Message Format en el modo Colaboración. De manera predeterminada, Webtop utiliza el modo de colaboración durante la importación.
• Modo de archivo
Para cambiar el modo de colaboración al modo de archivo, realice los siguientes cambios de configuración durante la instalación de la aplicación basada en WDK:
Mensajes de correo electrónico
Almacenamiento de los anexos de correo
electrónico
Esta sección describe cómo Webtop almacena los anexos de correo electrónico en los modos Colaboración y Archivo.
En el modo Colaboración
Cuando importe un mensaje de correo electrónico en Webtop, y el mensaje de correo electrónico tenga un anexo, éste se almacenará de manera predeterminada en una carpeta oculta (la carpeta de anexos) en el modo Colaboración. La carpeta de anexos se ubica en la misma ubicación donde se haya importado el mensaje de correo electrónico, y no aparecerá cuando se enumeren los mensajes. Deberá utilizar la opción Buscar objetos ocultos en la página de Búsqueda avanzada para ubicar esta carpeta de anexos.
En el modo Archivo
Cuando importe un mensaje de correo electrónico en Webtop, y el mensaje de correo electrónico tenga un anexo, los anexos más pequeños permanecerán incrustados en el contenido del mensaje de correo electrónico en el modo Archivo y los anexos más grandes se almacenarán como copias del objeto dm_message_archive. Si el mensaje de correo electrónico tiene un mensaje incrustado, éste se almacenará como un objeto hijo VDM en la misma ubicación que el mensaje padre.
Importar mensajes de correo electrónico y
anexos al repositorio
Al importar un mensaje de correo electrónico al repositorio, el mensaje se guarda en el repositorio para visualización pero no para edición. Si el mensaje contiene anexos, éstos también se guardan para visualización pero no para edición.
El mensaje se puede exportar del repositorio con sus anexos y guardar localmente como un archivo único, con los anexos incrustados. Tenga en cuenta que el mensaje no se puede exportar si la instalación de Webtop utiliza Transferencia de contenido de HTTP, aunque sí se pueden exportar los anexos.
Para importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio:
1. En Microsoft Outlook, siga uno de estos procedimientos:
• Arrastre uno o varios mensajes de correo electrónico y colóquelos en una ubicación de Webtop. Vaya alPaso 4.
Mensajes de correo electrónico
2. En Webtop, desplácese a la ubicación del repositorio a la que desea importar los mensajes de correo electrónico.
3. Seleccione Archivo > Importar. Haga clic en Agregar archivos. A continuación, seleccione un mensaje de correo electrónico y haga clic en Aceptar. Para agregar varios mensajes de correo electrónico, repita la secuencia. Cuando termine, haga clic en Siguiente.
Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo o carpeta
de su equipo local a la ubicación de Webtop.
4. Defina las propiedades tal y como se describe enTabla 7, página 55. Si va a importar varios mensajes de correo electrónico, defina las propiedades de cada mensaje por separado haciendo clic en Siguiente.
Tabla 7. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados
Campo Descripción
Archivo No puede cambiar esta propiedad.
Nombre Introduzca un nombre para el mensaje de correo electrónico en el repositorio.
Tipo No cambiar esta propiedad. Esta propiedad asigna el tipo predeterminado para los mensajes de correo electrónico, que es dm_message_archive o un subtipo de dm_message_archive.
Formato No cambie esta propiedad.
ID de ciclo de vida Para asignar un ciclo de vida al mensaje de correo electrónico, haga clic en Seleccionar y asigne el ciclo de vida.
5. Después de definir las propiedades, haga clic en Terminar.
Conversión del correo electrónico al formato EMCMF
Los archivos de mensajes de correo electrónico (.msg) se importarán como tipo o subtipo del tipo dm_message_archive y se convertirán al formato EMCMF. La conversión de los mensajes de correo electrónico nativos al formato EMCMF es realizada por UCF.
Las siguientes funciones mejoradas están disponibles desde Documentum Webtop 6.5:
• Importar. Cuando un usuario importa un mensaje de correo electrónico (.msg), el mensaje se convierte al formato EMCMF y se almacena como tipo dm_message_archive. Todos los anexos del correo electrónico se importan y se relacionan con él.
• Exportar. Cuando un usuario exporta un objeto de EMCMF, éste se convierte al formato de correo electrónico nativo (.msg) para mostrarse en Outlook.
• Ver las páginas de enumeración y propiedades. Las páginas de enumeración y propiedades se han mejorado para mostrar los atributos fundamentales como Para, Desde, Enviado y Asunto. • Transformar. Los mensajes de EMCMF se pueden transformar a HTML, XML o PDF.
Nota: De manera predeterminada, se desactiva la función de conversión de correo electrónico al
Mensajes de correo electrónico
mensaje de correo electrónico, que se producirá debido a la descarga de un gran archivo ejecutable que inicializa esta función.
Si se activa la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico en Webtop guarde los mensajes de Outlook (.msg) en formato de mensajes de correo electrónico (EMCMF) con el tipo dm_message_archive para la importación. Para convertir los objetos
dm_email_message existentes en dm_message_archive, consulte Webtop Email Migration Guide (Guía de migración de correo electrónico de Webtop).
Si se desactiva la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico en las aplicaciones basadas en WDK, los archivos de mensajes de Outlook (.msg) se importarán como objeto dm_email_message, y se producirá un error en la importación de los archivos .msg en caso de que defina el tipo como dm_message_archive de manera manual.
Webtop permite ver los correos electrónicos a través de un visor HTML especial. El visor HTML proporciona al usuario acceso a los anexos de correo electrónico relacionados. Los anexos sólo se pueden ver, pero también se pueden encontrar a través de la pantalla de resultados de la búsqueda. Para obtener una versión de un anexo, el usuario debe copiarlo y pegarlo en una ubicación del repositorio y convertir ese nuevo anexo en un objeto independiente.
Figura 2. Visor HTML para el correo electrónico
Los usuarios también ven una pantalla de búsqueda mejorada en Webtop, para buscar por valores de atributos específicos de correo electrónico (Figura 3, página 57).
Mensajes de correo electrónico
Figura 3. Búsqueda mejorada
También hay disponible una utilidad de conversión para correos electrónicos ya existente en el repositorio. Esta utilidad se ejecuta como una aplicación independiente para convertir los correos electrónicos existentes al formato EMCMF (Figura 4, página 58).
Mensajes de correo electrónico
Figura 4. Utilidad de conversión para correos electrónicos
Abrir un mensaje de correo electrónico para
visualización
Una vez importado en el repositorio un mensaje de correo electrónico, puede verlo en modo de sólo lectura. No puede editarlo.
Para abrir un mensaje de correo electrónico para visualización:
1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo.
Nota: cuando se muestre una lista con mensajes de correo electrónico, podrá decidir agregar
información de columnas adicionales relevantes a los mensajes de correo electrónico, como el remitente y los destinatarios. Para agregar columnas a una lista, consulteSeleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 19.
Mensajes de correo electrónico
Convertir un mensaje de correo electrónico en
HTML o PDF
Para convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF:
1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo. 2. Seleccione una de estas opciones:
• Herramientas > Transformación > Copia en HTML • Herramientas > Transformación > Copia en PDF
Exportar un mensaje de correo electrónico del
repositorio
Al exportar un mensaje de correo electrónico, Webtop crea una copia del mensaje como un archivo .msg en la ubicación que elija. Todos los anexos del mensaje se incrustan en el archivo .msg exportado. No puede exportar mensajes de correo electrónico si su instalación utiliza Transferencia de contenido HTTP.
Para exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio:
1. Desplácese hasta uno o varios mensajes de correo electrónico y selecciónelos. 2. Seleccione Archivo > Exportar.
Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar los mensajes de correo
electrónico del repositorio hasta la ubicación correspondiente del equipo local.
3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, siga uno de estos procedimientos: • Si va a exportar un mensaje, defina las opciones y haga clic en Aceptar.
• Si va a exportar varios mensajes, defina las opciones de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último mensaje, haga clic en Terminar.
Sugerencia: para seleccionar opciones para todos los mensajes restantes al mismo tiempo,
haga clic en Terminar.
4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar.
Buscar y abrir un anexo de correo electrónico
Esta sección describe cómo ubicar y abrir un anexo de correo electrónico en el modo Colaboración. Puede abrir un anexo de correo electrónico y verlo en modo de sólo lectura. No puede editar el anexo, pero puede crear una copia del mismo y editar la copia, tal y como se explica enCrear y editar una copia de un anexo de correo electrónico, página 60.Mensajes de correo electrónico
Para buscar y abrir un anexo de correo electrónico:
1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe enAbrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 58.
Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Para ello, escriba el
nombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsqueda sitiado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulteCapítulo 4, Buscar. 2. Haga clic en el enlace Ver propiedades.
Crear y editar una copia de un anexo de correo
electrónico
Esta sección describe cómo copiar y editar un anexo de correo electrónico en el modo Colaboración.
Para crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico:
1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe enAbrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 58.
Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Para ello, escriba el
nombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsqueda sitiado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulteCapítulo 4, Buscar. 2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Agregar al portapapeles.
3. Desplácese a la ubicación a la que desea copiar el anexo y abra la ubicación de forma que los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar
> Copiar aquí.
4. Si se muestra el portapapeles, seleccione el anexo del mensaje de correo electrónico y haga clic en Copiar.
5. Para editar la copia, seleccione la copia y elija Archivo > Editar.
6. Para realizar cualquier otra operación de Webtop común en la copia, utilice el procedimiento correspondiente a esa operación.
Exportar un anexo de correo electrónico del
repositorio
Esta sección describe cómo exportar un anexo de Correo electrónico en el modo Colaboración.
Para exportar un anexo de correo electrónico:
1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe enAbrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 58.
2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Exportar.
Mensajes de correo electrónico
4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar.
Nota: En el modo Archivo, desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo. Vaya
a Mostrar > Copias, y después realice la exportación.
Buscar el mensaje de correo electrónico al que
pertenece el anexo
Esta sección describe cómo ubicar un correo electrónico al que pertenece un anexo en el modo Colaboración. Para el modo Archivo, consulte la secciónEn el modo Archivo, página 54para obtener información sobre cómo se almacenan los anexos de correos electrónicos en el modo Archivo.
Para buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece un anexo:
1. Busque el anexo de correo electrónico escribiendo todo o parte del nombre de anexo en el cuadro de búsqueda situado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulteCapítulo 4, Buscar.