Unos científicos decidieron realizar un experimento. Encerraron a tres gatos en una habitación y pusieron un vaso de leche en una esquina.
Rápidamente uno de los gatos quiso ir a tomar leche y los científicos les tiraron un chorro de agua fría a los tres gatos.
Otro gato intentó tomar leche y el chorro de agua fría cayó nuevamente sobre ellos.
Luego de recibir varias mangueras de agua fría, los gatos, que no tienen ni un pelo de tontos, aprendieron la relación que había entre intentar tomar de ese vaso de leche y el agua fría. Ergo, ninguno de ellos volvió a intentarlo. Los científicos sacaron a un gato de la sala y colocaron un gato nuevo. El gato nuevo lo primero que intentó hacer fue ir a tomar del vaso de leche, pero los dos gatos antiguos le dieron una paliza para que no lo hiciera, ya que no querían saber nada con el agua fría. El gato nuevo aprendió la lección rápidamente, “a ese rincón no voy más, porque me pegan”, pensó.
Luego sacaron a otro de los gatos antiguos y colocaron otro nuevo. Este gatito también recibió una paliza de sus compañeros cuando intentó acercarse a la leche.
Por último, los científicos cambiaron al tercer gato antiguo por otro nuevo, que también recibió la golpiza de sus compañeros cuando quiso ir en busca de la leche.
En la sala ya no quedaba ninguno de los tres gatos originales, sin embargo, los gatos no se animaban a acercarse al vaso de leche por miedo a las represalias de sus compañeros.
Los científicos desconectaron la manguera de agua y se fueron. Pasaron los años y ningún gato se acercó más al vaso de leche. Si alguno lo hubiera hecho, no habría pasado nada, pero no lo hacían porque el proceso tradicional decía: “¡eso no se hace!”.
Conclusión: El problema de muchas empresas que no quieren cambiar sus procesos tradicionales para gestionar proyectos, muchas veces solo está justificado en una tradición o costumbre.
Como podemos deducir de la historia anterior, algunas empresas no se han preguntado si esos procesos históricos, que pueden haber sido muy útiles en el pasado, siguen siendo válidos en el mundo de hoy.
10.2 EL CONGELAMIENTO DE ETAPAS
Uno de los problemas que suelen tener algunos procesos tradicionales es que quedan muy alejadas o desvinculadas las distintas etapas del proyecto. La excusa para no realizar actividades en paralelo es que eso incrementaría el riesgo del proyecto. Sin embargo, en muchas oportunidades el problema de fondo está en la aversión al cambio y en seguir arraigados a procesos tradicionales.
Por ejemplo, en el proyecto de construcción de una casa, puede ocurrir que el constructor tradicionalista no quiera comenzar la etapa de construcción hasta que el cliente defina con exactitud todas las especificaciones formales de la obra. Esto es así, porque, si no, correría el riesgo de comenzar con algo que luego no cumpla con las expectativas del cliente. Luego, el cliente disconforme podría solicitar cambios en lo realizado, con todos los dolores de cabeza y consecuencias monetarias que esto trae aparejado.
Sin embargo, con el concepto moderno de trabajar con procesos de etapas congeladas, este riesgo podría evitarse. Con este enfoque se pueden trabajar etapas en paralelo sin incrementar el riesgo del proyecto y al mismo tiempo acortar la duración del mismo.
Siguiendo con el ejemplo de la construcción, el cliente podría definir especificaciones preliminares generales como los planos de obra gruesa. Con este dato preliminar será suficiente para que el constructor comience a le- vantar los cimientos de la obra. Luego, con la obra ya en marcha, el cliente podría definir en detalle el tipo y diseño de cobertura (techos) que llevará la casa. Por último, con la obra gruesa bien avanzada el cliente podría definir en detalle el tipo de terminaciones que quiere para la obra fina. Con el esquema de trabajo del congelamiento de etapas se pueden acortar los tiempos en el proyecto sin mayores riesgos, como se presenta en el gráfico a continuación.
Gestión tradicional
Gestión ágil
Especificaciones formales Diseño de productos
Especificación 1 Diseño preliminar
Especificación 2 Diseño de producto
Ahorro de tiempos
10.3 EL EMBUDO DE LAS ETAPAS CONGELADAS
El esquema de las etapas congeladas puede ser conceptualizado como una especie de embudo donde a medida que avanza el proyecto y fluyen las decisiones se torna muy difícil o costoso volver hacia atrás.
En el extremo superior de este embudo la definición del proyecto es bastante difusa, por lo que se podría definir como un vale todo. Una vez que se pasa esta etapa difusa preliminar, cliente y contratista deberían acordar un diseño conceptual de lo que van a realizar. Pasada esta etapa podrían definir un prototipo preliminar antes de llegar al producto definitivo.
Una de las grandes ventajas de trabajar con este esquema de etapas congeladas, es decir, pre-acordadas entre las partes, es evitar los típicos problemas que surgen en el esquema tradicional. Generalmente el cliente solicita un producto final y, por más definido que uno crea que están todas las especificaciones en el contrato, la realidad de los proyectos es que al inicio son bastante difusas. Lo que suele ocurrir es que el contratista sigue al pie de la letra el contrato y, a pesar de ello, el cliente queda disconforme con el producto final y, por lo tanto, también con el contratista.
Al definir etapas congeladas entre las partes, se compromete al cliente a las decisiones que se van tomando a medida que avanza el proyecto. Con estas decisiones pre-acordadas, el cliente toma conciencia de que volver para atrás será muy costoso o imposible. Esto también da flexibilidad a las partes para incorporar los nuevos descubrimientos, o cambios estratégicos, que suelen aparecer a medida que avanza el proyecto.
Este enfoque no es perfecto, pero, si alguna pequeña porción de los típicos cambios en la vida de un proyecto pudieran anticiparse y capturarse dentro de cada periodo de las etapas congeladas, se podría ahorrar bastante tiempo y dinero. Producto final Prototipo Diseño conceptual Inicio Vale todo