Nacional de Prevención y
Atención de Desastres de
Colombia a cargo de la
Dirección de Gestión de Riesgos
En Colombia se realizó un levantamiento de la forma cómo la Dirección de Gestión de Riesgos (DGR) realiza sus funciones, así como los principales problemas identificados. Se propusieron recomendaciones que pueden mejorar el desempeño de la entidad a través del diseño de procesos; asimismo se propuso un sistema de indicadores de gestión que permite hacer seguimiento en el logro de los objetivos globales de la institución.El Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio del Interior y Justicia (MIJ), al cual está adscrita la DGR, ha desarrollado un mapa de macroprocesos en los cuales se incluyen todos los procesos de las diferentes dependencias, incluida la DGR. Este marco ha sido utilizado para una adecuada clasificación, referencia y consistencia con el resto de la institucionalidad en el Ministerio. Los macroprocesos del MIJ y la definición de objetivos para el Ministerio del Interior y Justicia se presentan en el cuadro 7. Los procesos abordados corresponden a aquellos de carácter misional en los que la función principal de coordinación del SNPAD
se manifiesta de manera fundamental. Los
procesos y procedimientos levantados,
referidos a los macroprocesos del MIJ, se enmarcan en tres de los cuatro macroprocesos: (1) Formulación y adopción de políticas, (2) Aplicación y ejecución de normas, y (3), Seguimiento, control y vigilancia.
El macroproceso “Diseño de Normas”, constituye uno de los ámbitos en los que el MIJ ya cuenta con procedimientos elaborados y validados; en este sentido, el proceso principal que asume la DGR consiste en diseñar normas aplicables a la gestión del riesgo de desastres, empleando para ello los procedimientos establecidos por el MIJ.
Por su parte, en relación con los otros tres macroprocesos, el MIJ no cuenta con procedimientos elaborados de manera específi ca para cada entidad, en el cumplimiento de sus funciones, de allí que el trabajo se orientó al análisis y caracterización de los procesos que la DGR realiza, en cumplimiento de su misión, en el contexto de estos tres macroprocesos defi nidos por el MIJ.
En total, se caracterizaron cinco procesos principales, cada uno subdividido en uno o varios procedimientos (o subprocesos) que dan cuenta de la forma cómo se realizan/deben realizar las acciones claves para lograr los objetivos propuestos y defi nidos por la Ley que guía a la entidad. El total de los procedimientos caracterizados es de 16 (ver cuadro 8).
CUADRO 7 MACROPROCESOS DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y JUSTICIA Y SUS OBJETIVOS
NOMBRE DEL MACROPROCESO OBJETIVO DEL MACROPROCESO
Formulación y adopción de polí- ticas y lineamientos sectoriales
Formular o adoptar políticas claras y precisas que permitan desarrollar el sector del Interior y de Justicia, en benefi cio de nuestros clientes y partes interesadas.
Diseño y desarrollo de normas Diseñar, elaborar y expedir las normas y reglamentos de acuerdo con las políticas que orienten al Ministerio del Interior y de Justicia para contar con un ordenamiento jurídico que permita el desarrollo de la nación. Aplicación y ejecución de normas Garantizar el cumplimiento de la Constitución Política y la Ley en el ámbito de sus competencias. Seguimiento, control y vigilancia Posibilitar un seguimiento a la ejecución de procesos misionales y dar insumos para el control oportuno. Fuente: Grupo SIGI, Ministerio del Interior y de Justicia. 2009
CUADRO 8 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DGR CARACTERIZADOS NOMBRE DEL MACROPROCESO
EN EL SIGI DEL MIJ PROCESO PROCEDIMIENTOS
Formulación y adopción de políticas y lineamientos sectoriales
1. Formular y/o actualizar las políticas y planes para la gestión del riesgo de desastres
• 1.1 Actualizar el PNPAD • 1.2 Difundir del PNPAD
• 1.3 Gestionar cooperación para la implementación del PNPAD
Aplicación y ejecución de normas
2. Fortalecer las capacidades del SNPAD
• 2.1 Evaluar necesidades y formular plan estratégico de fortalecimiento del SNPAD
• 2.2 Ejecutar los programas de fortalecimiento de capacidades del SNPAD • 2.3 Evaluar el impacto de los proyectos de mejoramiento derivados del
plan de fortalecimiento del SNPAD
3. Apoyar en la ejecución de los procesos de la gestión del riesgo de desastres del SNPAD
• 3.1 Monitorear la ocurrencia de emergencias y/o riesgos a nivel nacional y evaluar las necesidades de apoyo de la DGR
• 3.2 Formular proyectos de apoyo directo a entidades del SNPAD en procesos de R RD según criterios de subsidiaridad (*)
• 3.3 Apoyar la respuesta a eventos nacionales según protocolo de atención de desastre súbito
• 3.4 Apoyar la respuesta a emergencias locales y regionales según criterios de subsidiaridad (**)
• 3.5 Apoyar la preparación para la respuesta a emergencias y desastres a nivel regional y local
4. Gestionar la información para la gestión del riesgo de desastres
• 4.1 Planear la consecución de información para la GRD • 4.2 Administrar el Sistema Integrado de Información para la PAD
(SIGPAD)
• 4.3 Desarrollar el Sistema Integrado de Información para la PAD (SIGPAD)
• 4.4 Divulgar información para la Gestión del Riesgo de Desastres • 4.5 Ingresar, clasifi car y organizar información en gestión del riesgo en
el Centro de Documentación
Notas: (*) Se refi ere a programas urgentes de apoyo en proceso de prevención, mitigación, preparación y/o recuperación en los que la entidad del SNPAD solicitante no cuenta con capacidades sufi cientes de gestión interna.
(**) El criterio de subsidiaridad se refi ere al apoyo al ente territorial sólo en los casos en que éste no cuente con las capacidades sufi cientes de gestión interna para gestionar el proyecto.
Finalmente en relación con los procesos de dirección y de apoyo (indicados en la parte superior e inferior del Mapa de Procesos), se tiene que éstos son comunes a todas las dependencias del MIJ, por lo que los procedimientos que los rigen se guían por los estándares propuestos por el SIGI del Ministerio. El trabajo requirió de la realización de seis talleres institucionales y una gran cantidad de entrevistas a los funcionarios de la entidad. Al terminar el análisis se obtuvieron los siguientes productos principales: 1. Mapa de procesos de la DGR en el contexto del
Mapa de Procesos del MIJ
2. Caracterización (incluye fl ujogramas) de tres macroprocesos, cinco procesos y 16 procedimientos según formatos del MIJ
3. Plan de Mejoras para optimizar el desempeño de la entidad
4. Documento de Indicadores para hacer seguimiento, evaluación y control
Para la caracterización de cada uno de los procesos y procedimientos se empleó un formato defi nido por el MIJ. En el siguiente recuadro se presenta el contenido básico de cada fi cha de caracterización de procesos:
FORMATO EMPLEADO POR EL MIJ DE COLOMBIA PARA LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Logo entidad NOMBRE DEL
PROCESO Código Versión Fecha 1. Objetivo 2. Alcance 3. Política de operación 4. Defi niciones 5. Normatividad 6. Desarrollo
Paso Actividad Descripción Responsable Punto de control
1 2 3 7. Diagrama de fl ujo 8. Registro 9. Riesgos 10. Información secundaria 11. Sistemas de informa- 12. Anexos 13. Control de cambios
Fecha Cambio Versión
Fuente: Grupo SIGI, Ministerio del Interior y de Justicia. 2009
Nota: Para obtener mayor información sobre los demás procedimientos, los indicadores y el Plan de Mejoras, contactar con la Dirección de Gestión del Riesgo de Colombia: www.dgpad.gov.co
Fuente: Presentación del General Luís Felipe Palomino, jefe del INDECI, en el Encuentro Nacional para la refl exión sobre elementos constitutivos de la propuesta de Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil: Misión, Visión y Procesos. Lima 13 y 14 de Octubre de 2008.