P-CRE-03 Procedimiento control de registros. P-CDO-02 Procedimiento control de documentos. P-ACO-04 Procedimiento acciones correctivas. P-APR-05 Procedimiento acciones preventivas. P-RDI-01 Procedimiento revisión de la dirección. P-SNC-06 Procedimiento servicio no conforme.
7.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
GG gerente general GA gerente administrativo
JC jefe del departamento de comercialización JC´ jefe de calidad
AL auditor líder.
8.- DESARROLLO
Elaboró Revisó Autorizó
Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Puesto: Puesto: Puesto:
El jefe de calidad tiene la responsabilidad de llevar a cabo las actividades que corresponden a la auditoría interna y posee autoridad sobre aquellas partes involucradas en la auditoría, como el jefe del departamento de comercialización, el auditor líder y el grupo de auditores. También es responsable de capacitar y evaluar a los auditores mediante cursos de auditorías internas y en norma de calidad en ISO 9001(NMX-CC-IMNC-2008) e ISO 19011(NMX-CC-IMNC-2000). El jefe de calidad y el auditor interno desarrolla el programa de auditoría, que está basado en las necesidades para el proceso de auditoría, auditorias previas, resultado de acciones correctivas y prevención. La planificación de las auditorías internas debe incluir:
Fecha de realización de auditoria
Tipo de auditoría (Segunda o tercera parte)
Auditor interno que realiza la auditoria
Área a auditar
Calendario de auditoria
Nota: Los elementos auditables son:
Responsabilidad de la gerencia y/o administrativa.
Control de documentos.
Acciones correctivas.
Acciones preventivas.
Elaboró Revisó Autorizó
Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Puesto: Puesto: Puesto:
Auditorías internas.
8.2 Selección del auditor
El jefe de calidad verifica que el auditor sea independiente del área a auditar, y que el perfil reúna los siguientes aspectos:
Conocimiento del sistema
Responsabilidad en cuanto a la auditoria
Aprovechamiento de la capacidad recibida
Experiencia
El auditor junto con el jefe de calidad elabora el plan de auditoría interna en el cual se debe considerar lo siguiente:
Titulo de la auditoria
Objetivos
Alcance
Criterios
Calendario de auditorías internas
Responsabilidad del auditor
Documentos a utilizar en la auditoria
Fecha de conclusión de auditorias
Elaboró Revisó Autorizó
Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Puesto: Puesto: Puesto:
Además se llena el registro de plan de auditorías internas (R-PAIN-01 registro de auditorías internas-plan de auditorías).
8.3 Preparación de la documentación
El auditor realiza el concentrado de la documentación que se utiliza en el proceso de auditoría interna, esta documentación es:
Plan de auditoria
Registro de reportes de auditoría interna R-RAIN-02
Registro de aviso de auditoría interna R-AAIN-03
Registro de plan de auditoría interna R-PAIN-01
8.4 Apertura del proceso de auditoría interna
El jefe de calidad y el auditor convocan al personal involucrado (auditados) en el proceso de auditoría interna a una revisión vía oficio F-AAIN-03, donde se tratan los siguientes puntos:
Registros de participantes
Descripción del plan de auditoría interna
Revisión del objeto y alcance de auditoria
Presentación del grupo de auditores o auditor
Confirmación de la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarios para el equipo de auditoría.
Elaboró Revisó Autorizó
Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Puesto: Puesto: Puesto:
8.5 Realización de auditoria
El grupo de auditores internos ejecuta individualmente el proceso de auditoría interna en cada una de las áreas a auditar atendiendo los puntos de la Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad-requisitos.
Se realiza la revisión de las actividades para verificar que estas cumplan con los requisitos especificados, de no cumplir con los requisitos se registran las no conformidades en el registro general de reporte de auditoría interna R-RAIN-02, este reporte se realiza en presencia del auditado explicándole ampliamente las causas de la no conformidad.
Posteriormente el auditor interno redactara claramente la no conformidad y al finalizar presentara al responsable del área el concentrado de las no conformidades detectadas para que se firmen de común acuerdo por ambas partes. Cuando sede el caso de que algún requisito se cumpla pero sea susceptible de realizarse de otra forma que aporte mejora al proceso, se emitirá una observación, la cual será redactada de la misma forma que la no conformidad. La frecuencia de auditorías internas será de 6 meses.
8.6 Preparación del reporte final
El auditor interno analiza el reporte de no conformidad de la auditoría realizada, en base a esto se realiza un reporte final de auditoría el cual contendrá lo siguiente:
Objetivos
Alcance
Elaboró Revisó Autorizó
Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Puesto: Puesto: Puesto:
Áreas auditadas
Fechas y lugares dónde se realizaron las actividades
Criterios utilizados en el proceso
Hallazgos encontrados
Conclusiones
8.7 Cierre de la auditoria
El auditor realiza la junta de cierre para dar por terminada la auditoria. Para esta junta deben estar presentes los auditados y los auditores. Se hace entrega del reporte final a los responsables, para que se determinen las acciones correctivas o preventivas a realizar para la eliminación o prevención de las no conformidades.
8.8 Aplicación de acciones correctivas y preventivas
Si se encuentran inconformidades durante la auditoría, el gerente general y/o administrativo se reúne con el jefe de calidad (R-ACO registro de acciones correctiva-control de acciones correctivas) y llevan a cabo acciones preventivas o correctivas determinadas para cada una de las inconformidades encontradas en un plazo no mayor de 100 días hábiles posterior a la fecha en que se levanto el plan de acciones correctivas y preventivas o en el plazo determinado para dichas acciones en la reunión.
8.9 Seguimiento de acciones correctivas o preventivas
El jefe de calidad y personal involucrado correspondiente dan seguimiento a las acciones correctivas o prevenidas instrumentadas para dar por concluidas las no conformidades detectadas, evaluando la efectividad de dichas acciones, de
Elaboró Revisó Autorizó
Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Puesto: Puesto: Puesto:
acuerdo con el procedimiento de acciones correctivas o preventivas (P-ACO-01 y P-APR-01).
El área auditada informa de los avances de las acciones correctivas o preventivas implementadas al auditor. El auditor elabora un reporte de seguimiento acerca de las acciones correctivas o preventivas, indicando cuales se han cumplido y cuales faltan por cumplir indicando fechas.
8.10 Revisión por la dirección
Los resultados obtenidos de las auditorias así como las acciones correctivas o preventivas llevadas a cabo forman parte de la revisión de la dirección de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de revisión de la dirección (P-RDI-01).
9.- REFERENCIAS
R-PAIN-01 Formato I-Registro del plan de auditoria
R-RAIN-02 Formato II -Registro del reporte de auditaría interna R-AAIN-03 Formato III – Registro del aviso de auditoría interna
Elaboró Revisó Autorizó
Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Puesto: Puesto: Puesto:
10. FORMATOS
FORMATO I
REGISTRO DE PLAN DE AUDITORIA (R-PAIN-01)