Se quiere idear una estructura organizacional que sea coherente con lo planteado, es decir, una estructura que involucre de manera equitativa a cada una de las personas que intervienen en el proceso.
Por lo tanto, inicialmente se necesita idear una estructura que defina las reglas y la responsabilidad de cada cargo.
11.2.1 Organigrama
El capital más importante del negocio será su gente. Es importante identificar en cada uno de los empleados sus habilidades y experiencia para el beneficio de la empresa.
FRUTICONSERVAS DEL VALLE S.A.S, contara con el suficiente personal divididos en:
Gerente general – Propietario
1 Asistente administrativo y contable
1 Ingeniero en alimentos
3 Operarios
145
Figura 16. Organigrama empresa
Fuente. Elaboración propia
11.2.2 Funciones de los cargos 1. Gerente General
Representar legal y judicialmente a la empresa.
Organizar, coordinar y supervisar las actividades operativas y de administración, y de conformidad con las normas legales vigentes nombrar y remover el personal administrativo.
Realizar los estudios y proyecciones adecuadas y pertinentes para tener claridad y control sobre la mano de obra y los costes y gastos.
Fijar, metas a alcanzar o compromisos a seguir, siempre y cuando estos sean coherentes y realizables, para poder empujar de cierta manera a las personas hacía un compromiso mucho mayor.
146
Establecer, a través de las variaciones de lo real frente a lo proyectado, medidas para los costes, preventivas y correctivas en cuanto al sistema productivo y de mercados.
Brindarle la información necesaria a las entidades del estado que ejerzan control contable y financiero sobre las compañías.
Utilizar los recursos financieros necesarios, para embarcar a la compañía en el proceso de mejora continua.
Revisión periódica de libros contables.
Elaboración del Balance General, Estado de Resultados y Estado de Flujos de Efectivo.
Estar pendientes de la contabilización y pago efectivo de los impuestos y demás responsabilidades adquiridas para con el Estado.
Coordinar de manera eficiente actividades de mercadeo con el personal administrativo y operativo, para obtener estrategias claras y eficaces de la distribución del servicio.
Análisis de las estrategias y de los Estados Financieros.
Las demás que se deriven de la naturaleza de su cargo. 2. Asistente administrativo y contable
Causación de la Nómina
Causación de facturas de compra y venta
Despacho de pedidos
Apoyar en las labores necesarias, tanto a la Gerencia General como al ingeniero de alimentos.
Recepción de información de clientes y proveedores. 3. Ingeniero en alimentos y Control de Calidad
Ingeniero en Alimentos, el cual tiene a su cargo la transformación física, química o biológica mediante procesos industriales, hasta su envasado y distribución; atendiendo también los aspectos de calidad, seguridad, higiene, saneamiento y ecología.
Conocer el estado de la materia prima, su apariencia y uso, para cada uno de los productos a desarrollar.
Conocimiento y capacidad de identificar anomalías en cuanto al estado de la materia prima, realizando una evaluación en la cual verifica si esta en las condiciones adecuadas para el procesamiento.
Tiene conocimiento y capacidad de autorizar o rechazar el uso de cada uno de los lotes de materia prima y productos a granel, basándose en el análisis de los resultados de control de calidad.
controlar la documentación para la aprobación de la materia prima para cada uno de los productos a desarrollar.
147
verificar la aprobación de las materias primas según las exigencias de calidad exigidas por la empresa.
manejo de información estadística y matemática, utilizada para el análisis fisicoquímico y microbiológico realizado a diferentes muestras de materia prima.
4. Operario de Planta
Los trabajadores conocen las especificaciones de llenado y empacado del producto.
Tiene la capacidad de envasar correctamente las cantidades adecuadas, cumpliendo esto con las especificaciones que la compañía tiene para cada producto.
Tiene la capacidad de revisar y asegurar que el envasado y empaque del producto final cumplan con las BPMC, (Buenas Prácticas de Manufactura).
Los trabajadores tienen pleno conocimiento de los diferentes equipos utilizados en el envasado y su adecuado mantenimiento.
Tienen la capacidad de realizar el mantenimiento de los diferentes equipos de envasado, el despeje adecuado de la línea de envasado y la limpieza de los utensilios utilizados en este proceso.
Tiene la capacidad de realizar el proceso de aseo y desinfección de acuerdo a la programación de tareas para cada puesto de trabajo.
Los trabajadores deben establecer una comunicación directa y abierta con el Jefe de Producción, el cual les ayudara a solucionar los problemas que se presenten en los procesos que se estén llevando a cabo.
Tiene la responsabilidad de informar sobre las anomalías de la calidad del material del envase en las líneas de producción.
Tiene la responsabilidad de dar conocimiento inmediato y adecuado al Jefe de Producción, sobre las novedades que se presenten en las líneas de producción en cuanto a calidad, orden, limpieza, seguridad y mantenimiento de los equipos y productos.
5. Servicios generales y limpieza
Velar por que las áreas de la planta física permanezcan en excelentes condiciones de aseo.
Realizar actividades de mensajería.
Mantener la maquinaria y equipo en condiciones de limpieza adecuados para su funcionamiento.
Realizar labores de jardinería en las zonas verdes.
148
11.2.3 Asignación salarial administrativos
El salario será determinado en relación al grado de estudio y ejecución de la función laboral realizada.
Cuadro 38. Salarios personal administrativo
Fuente. Elaboración propia
Cuadro 39. Gastos administrativos
Fuente. Elaboración propia
Los gastos administrativos están compuestos por los diferentes rubros necesarios para que la administración de la empresa funcione correctamente.
CARGO SA LA R I O Año 2013 Año 2014 Año 2015 Año 2016 Año 2017
Gerente general $ 900.000 $ 10.800.000 $ 11.203.488 $ 11.622.050 $ 12.056.250 $ 12.506.672
Asistente adm on y contable $ 600.000 $ 7.200.000 $ 7.468.992 $ 7.748.034 $ 8.037.500 $ 8.337.781
Aseador $ 589.500 $ 7.074.000 $ 7.338.285 $ 7.612.443 $ 7.896.844 $ 8.191.870
Total salarios adm inistrativos $ 2.089.500 $ 25.074.000 $ 26.010.765 $ 26.982.527 $ 27.990.594 $ 29.036.323
SALARIOS ADMINISTRATIVOS PROYECTADO A 5 AÑOS
Gastos adm inistrativos Año 2013 Año 2014 Año 2015 Año 2016 Año 2017
Gerente general $ 11.646.000 $ 12.081.095 $ 12.532.444 $ 13.000.656 $ 13.486.361
Asistente adm on y contable $ 8.046.000 $ 8.346.599 $ 8.658.427 $ 8.981.906 $ 9.317.470
Aseador $ 7.920.000 $ 8.215.891 $ 8.522.837 $ 8.841.250 $ 9.171.559
Salud $ 2.131.290 $ 2.210.915 $ 2.293.515 $ 2.379.200 $ 2.468.087
Pension $ 3.008.880 $ 3.121.292 $ 3.237.903 $ 3.358.871 $ 3.484.359
Arl nivel 1 $ 130.886 $ 135.776 $ 140.849 $ 146.111 $ 151.570
Caja de com pensacion $ - $ - $ 269.825 $ 559.812 $ 871.090
Prim a de servicios $ 2.301.000 $ 2.386.965 $ 2.476.142 $ 2.568.651 $ 2.664.616
Cesantias $ 2.301.000 $ 2.386.965 $ 2.476.142 $ 2.568.651 $ 2.664.616
Intereses a las cesantias $ 276.120 $ 286.436 $ 297.137 $ 308.238 $ 319.754
Vacaciones $ 1.044.750 $ 1.083.782 $ 1.124.272 $ 1.166.275 $ 1.209.847 Honorarios $ 6.000.000 $ 6.224.160 $ 6.456.695 $ 6.697.917 $ 6.948.151 Utiles y papeleria $ 960.000 $ 993.312 $ 1.027.780 $ 1.063.444 $ 1.100.345 Diversos $ 600.000 $ 620.820 $ 642.362 $ 664.652 $ 687.716 Im previstos $ 600.000 $ 620.820 $ 642.362 $ 664.652 $ 687.716 Agua $ 240.000 $ 248.966 $ 258.268 $ 267.917 $ 277.926 Energia electrica $ 300.000 $ 311.208 $ 322.835 $ 334.896 $ 347.408
Total gastos de adm inistracion $ 47.505.926 $ 49.275.002 $ 51.379.796 $ 53.573.100 $ 55.858.590
Gastos de venta
Publicidad $ 500.000 $ 517.350 $ 535.302 $ 553.877 $ 573.097
Estrategia de m ercado $ 250.000 $ 258.675 $ 267.651 $ 276.939 $ 286.548
149