7
9
10
2
3
4
5
6
83
FASE II: Desarrollando el estudio de evaluación
Revisar el cronograma de trabajo y el calendario de entregas
Durante esta primera reunión también debe ajustar el cronograma de trabajo con el equipo evaluador, de- tallando las etapas en las que desarrollará el estudio de evaluación, su duración estimada y las fechas de entrega de los productos acordados.
Normalmente, los trabajos a realizar harán referencia al análisis de los documentos disponibles sobre la inter-
vención, recopilación de datos, recogida de informa- ción en terreno, análisis de la información, redacción de los informes de evaluación y presentación de resul- tados. En este Manual, siguiendo el procedimiento es- tablecido por la DGPOLDE, se clasifican estos trabajos en tres grupos: estudio de gabinete, trabajo de campo y elaboración del informe de evaluación20 .
En la Figura 33 se propone un ejemplo en el que se han señalado las etapas, tareas y productos más comunes en las que suele desarrollarse el estudio de evaluación.
Etapas Tareas Plazos Entregables
Estudio de gabinete Análisis documental Informe/s preliminar/es Diseño de herramientas
Redacción Informe/s preliminar/es Discusión en C. de Seguimiento Entrega de Informe preliminar definitivo
Trabajo de campo
Visitas a terreno
Memoria de campo Entrevistas con actores
Grupos de discusión
Redacción Memoria de campo Revisión Memoria de campo
Informe de evaluación
Redacción de Informe borrador
Informe borrador e Informe final Discusión en C. de Seguimiento
Entrega de Informe final Presentación de resultados
Figura 33. Propuesta de Cronograma para el Plan de Trabajo
Fuente: Elaboración propia
20. Estos grupos o categorías constituyen, en realidad, las tres etapas básicas que el equipo evaluador debe cubrir para desarrollar el estudio de evaluación. No deben confun- dirse con las etapas en las que este Manual ha organizado las tareas que debe realizar un gestor de evaluaciones de la cooperación española durante todo el proceso evaluativo.
PARTE II: El ciclo de la evaluación: un itinerario a recorrer
Hay que tener en cuenta durante el diseño y revisión del Plan de Trabajo y el cronograma que la entrega de cada producto conllevará una serie de tareas para las que deberá establecer el tiempo necesario. Entre ellas, merecen especial atención la revisión por parte del gestor o equipo gestor de la evaluación; su remi- sión a los integrantes del Comité de Seguimiento; la recopilación de aportes que deberá realizar el equipo evaluador y, en su caso, su integración en el docu- mento definitivo.
Definir los mecanismos de difusión de resultados
Aunque el procedimiento a seguir para difundir e incor- porar los resultados de la evaluación se desarrollará du- rante la Fase siguiente, es conveniente que aproveche esta primera reunión para acordar con los miembros del equipo de evaluación la forma de hacer llegar a todos los agentes los aprendizajes generados durante el pro- ceso y los mecanismos que se pondrán en marcha para garantizar su retroalimentación hacia los ámbitos de la planificación y gestión. De esta forma, los evaluadores conocerán más detalles sobre la aplicación de su trabajo y podrán ajustarlo mejor a sus necesidades.
Establecer los mecanismos de coordinación y comunicación con el equipo evaluador
Por último, no debe olvidar que su relación con los evaluadores tiene que caracterizarse por el respeto y la confianza mutua (UNEG, 2005: 15), y que esto se consigue estableciendo los mecanismos de coordina- ción y comunicación adecuados. Para ello, debe definir los roles de cada agente en el desarrollo del estudio de evaluación, y determinar los canales de comunicación a utilizar y las personas de contacto para la resolución de posibles eventualidades. Cuando lo haga, tenga presente que durante el desarrollo de la evaluación van a tener que adaptarse y renegociar elementos no pre- vistos en un inicio, por lo que es fundamental que am- bos equipos mantengan una actitud abierta y flexible. El resultado de todos estos acuerdos debe quedar recogido en el Plan de Trabajo definitivo, redactado a partir de la propuesta inicial presentada por el equipo evaluador y elaborado, a su vez, siguiendo los TdR en que se plasmó el diseño de su evaluación. Este docu- mento debe ser trasladado y consensuado en última instancia en el seno del Comité de Seguimiento, razón por la cual es recomendable que sus miembros o una representación de éstos participen en esta reunión ini- cial con el equipo evaluador.
Se ha llegado a un acuerdo con el equipo evaluador sobre las condiciones y términos en los que se de- sarrollará la evaluación. Este acuerdo debe haber quedado plasmado en el Plan de Trabajo definitivo, consensuado entre los miembros del Comité de Seguimiento de la evaluación, y que recoge los siguientes contenidos mínimos:
Las preguntas y criterios de evaluación.
La metodología de evaluación y técnicas a aplicar. Los productos a entregar.
El cronograma de trabajo.
Los canales de comunicación y coordinación con el equipo de evaluación.
Al finalizar la etapa, debe verificar que:
8
7
9
10
2
3
4
5
6
85
FASE II: Desarrollando el estudio de evaluación
8
7
9
10
2
3
4
5
6
1
Durante esta Etapa se pondrá en marcha el Plan de Trabajo para desarrollar el estudio de evaluación, tarea que corresponde básicamente a los evaluadores. Tal y como se indica al inicio de esta Fase, se deberá velar en todo momento por asegurar la participación de todos los actores implicados en la evaluación y la calidad del proceso. Además, como gestor de la evaluación tendrá que jugar un papel fundamental para asegurar que los evaluadores tengan acceso a la información que nece- siten para realizar su trabajo.
A continuación, encontrará una descripción de las tareas que debe realizar el equipo de evaluación a lo largo del proceso y algunos consejos orientados a facilitarle el cum- plimiento de sus funciones como gestor de la evaluación.
8.1. Estudio de gabinete
El estudio de gabinete consiste en un análisis porme- norizado, por parte del equipo evaluador, de toda la información disponible sobre la intervención con carác- ter preliminar. A medida que vayan revisando esta do- cumentación, los evaluadores comenzarán a planificar y desarrollar las herramientas y técnicas que utilizarán posteriormente para recoger información adicional so- bre el terreno.
Las principales tareas del equipo de evaluación son las siguientes: