CONSTRUCTION

Se crearán y mantendrán archivos de los diferentes registros generados.

3.2.1 Localización de los Registros

Como regla general, se establecerán archivos en las diferentes áreas de la empresa relacionadas con la aplicación de los Sistemas de Gestión: Centros Fijos, Departamentos e Instalaciones. En ellos se archivarán todos los Registros relacionados con el desarrollo de sus actividades, tanto los recibidos del exterior, como los generados internamente.

En el caso de las obras, el archivo de los “Registros” formará parte del “Archivo de Obra”, tal y como se describe en el PEC-ADO.

3.2.2 Organización de Registros

Los “Registros”, ya sean sobre papel o sobre soporte magnético, estarán identificados de forma inequívoca por medio de su denominación, referencia o código, y fecha de realización.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

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A la hora de archivar los “Registros”, éstos se agruparan en función de los procesos y actividades que los generen.

Para estructurar el archivo de los Registros, éste se dividirá en apartados, que en el caso de una obra se corresponderán con los capítulos del “Plan Especifico de Calidad, Medio Ambiente o Prevención de Riesgos Laborales” (PECMAPRL). Ver el PG-04.

Dentro de cada apartado podrán establecerse nuevas divisiones, que partiendo de criterios lo más generales posibles, se irán particularizando hasta establecer unidades archivo más elementales.

De esta forma, dentro de cada apartado, o subapartado, se podrá establecer una ordenación por materias, elementos, zonas,...

Dentro de cada unidad elemental los registros se archivarán por:

 Orden cronológico (fechas): de más reciente a más antiguo.

 Orden alfabético: de la A a la Z.

 Orden de numeración (códigos): de mayor a menor.

Para los registros sobre papel se emplearán archivadores de carpetas, de anillas con separadores, tubos para planos,... o cualquier otro modelo de los establecidos en el mercado. Los archivadores estarán perfectamente identificados, para facilitar el acceso a los registros.

En función de las características del archivo, se podrán elaborar diagramas o esquemas, que reflejen su organización, y disponer de índices, para agilizar la búsqueda.

Asimismo, cuando resulte necesario se podrán elaborar procedimientos específicos de archivo, según se recoge en el apartado - 3.4 -, de este procedimiento.

3.2.3 Acceso a los Registros

Los archivos de Registros estarán a disposición de los Responsables de los Departamentos y los Jefes de Obra, así como las personas por ellos designadas de sus Departamentos y Obras, para su gestión, control y consulta.

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Los archivos estarán a disposición del Director General y los Gerentes de Zona para supervisar su control, y realizar su revisión y consulta.

El personal administrativo tendrá acceso a los archivos y a los “Registros” para su consulta, siempre que estén debidamente autorizados para ello, ya sea por parte del Responsable del archivo, del Gerente de Zona o del Director General.

3.2.4 Cuidado y mantenimiento de los archivos

La ubicación física y las características de los archivos de los “Registros”: local, mobiliario, modelo de archivadores,... tanto se trate de registros sobre papel, como sobre soporte magnético, deberá estudiarse para evitar, o minimizar, los riesgos de daño, deterioro o extravío de los mismos y facilitar su control.

Esto será especialmente importante en el caso de los archivos de obra, en los que habrá que prestar atención a las condiciones ambientales: temperatura, humedad, polvo,...

Las tareas de cuidado y mantenimiento de los archivos serán realizadas por la administración de obra, bajo la supervisión de los Jefes de obra en que se localizan, que serán los responsables últimos del estado de conservación de los archivos.

3.2.5 Tiempo de conservación

Los “Registros” relacionados con la gestión general de los Sistemas de Gestión y los relacionados con su aplicación los Departamentos y Centros Fijos, se conservarán durante un periodo mínimo de cinco años, siempre que la legislación de aplicación no establezca otros plazos.

Los “Registros” relacionados con la ejecución de un contrato determinado, se conservarán durante un plazo de diez años, a partir de la finalización del mismo, salvo que contractualmente se estipule otro plazo distinto.

A partir de la finalización del contrato, los “Registros” se archivarán junto con el Plan Específico de PECMAPRL y el resto del expediente referente a él, durante el plazo estipulado.

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Los “Registros” entendidos de una forma estricta son:

 Los Informes de Revisión de los Sistema de Gestión implantados

 Actas de las Reuniones de planificación y de seguimiento de la Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Prevención.

 Programas anuales de Gestión. (Objetivos y Metas). Seguimiento del cumplimiento de los Programas.

 Planes Específicos de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de las Obras.

 Los Informes de Revisión del Contrato y los Informes de Modificación del Contrato.

 Las Hojas y Cuestionarios de Evaluación de los Proveedores (Informes, Certificados y Marcas que acrediten su Calidad).

 Registros relacionados con el control de los procesos, y, cuando proceda, con la cualificación del personal y la adecuación de las máquinas: Informes Diarios de Obra, Programas de Puntos de Inspección, Fichas de Personal, Fichas y Cuadernos de Mantenimiento de las Máquinas, Certificados de las Máquinas,...

 Informes de No Conformidad.

 Informes de Acciones Correctivas y Preventivas.

 Informes de Auditorías y Controles de Implantación.

 Registros relativos a la formación del personal: Actividades de Formación.

 Fichas de Personal, Certificados y Títulos.

 Partes e investigación de accidentes

 Documentos relacionados con la gestión del Plan de Seguridad y Salud de las obras o con la Evaluación de Riesgos de los Centros fijos.

 Otros.

No obstante, como señalamos en el alcance de este procedimiento, consideramos también “Registros” de los Sistemas de Gestión, y los incluimos dentro del termino genérico “Registros”, todas las evidencias documentales de la aplicación de los Sistemas y de la calidad de los productos, y procesos, relacionados con la ejecución de los contratos. Por ejemplo: Expedientes de Compra, Controles de Planificación,...

En la documentación de los Sistemas de Gestión (Procedimientos Generales, Procedimientos Específicos,…) se establece la existencia de los diferentes “Registros”, y sus formatos, y se definen los responsables de su gestión.

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La identificación pormenorizada de todos los “Registros” relacionados con la ejecución de una obra, se realiza durante la elaboración de su “Plan Especifico de Calidad, Medio Ambiente y Prevención” (PECMAPRL), siguiendo las pautas establecidas en el Documento de Apoyo correspondiente, o en el Plan de Seguridad y Salud.

Se mantiene, debidamente actualizado, un listado de los formatos utilizados para el establecimiento de los Registros internos.

4.- RESPONSABILIDADES

Actividades Puesto

Gestión de archivos y Control de Registros Responsables de Departamentos/ Jefes

de Obra Organización, mantenimiento y conservación

de los archivos

Responsables de Departamentos/ Jefes de Obra

Archivo y Conservación de los Registros Departamento de Calidad

5.- REFERENCIAS

Normas UNE-EN-ISO 9001:2000, UNE-EN-ISO 14001:2004. Procedimientos:

 PG-01. Procedimiento General para la Elaboración y Control de los Documentos.

 PG-02 Procedimiento General para el Control de la Documentación de una Obra.

 PG-04. Procedimiento General para la Elaboración de Planes Específicos de Calidad Y Medio Ambiente.

 PEC-ADO Procedimiento Específico de Calidad Archivo D ocumentación de Obra.

Manual de los Sistemas de Gestión.

6.- ANEXOS N.A.

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