Constructs and measures

La Asociación para la Organización y Educación Empresarial Femenina de El Salvador (OEF de El Salvador) lleva su contabilidad de acuerdo a la Norma de Contabilidad Financiera 21 “Registro de las Operaciones Financieras en las Organizaciones no Gubernamentales sin Fines de Lucro”, en donde se establecen las obligaciones a las que están sujetas las organizaciones no lucrativas, y el tratamiento contable que deben aplicar sobre las operaciones que realizan.

La normativa establece dentro de sus obligaciones, que las instituciones no lucrativas deberán llevar contabilidad formal de su patrimonio, utilizando sistemas contables autorizados y en cumplimiento con la normativa tributaria, para el caso la asociación utiliza un sistema contable denominado “Nexus” adaptado para llevar por separada la contabilidad, cada proyecto tiene asignada una cuenta, con el fin de tener información oportuna ante cualquier requerimiento por parte de los cooperantes.

Los Estados financieros presentados mensualmente a la gerencia son elaborados de forma consolidada, a excepción que estos sean requeridos según proyecto en específico, en tal caso el sistema adoptado por la asociación brinda la facilidad de cumplir con dichos requerimientos, ya que se encuentra adaptado para obtener la información de manera oportuna y confiable; así mismo la asociación cuenta con la obligación de presentar sus estados financieros al ministerio de gobernación.

La asociación debe cumplir a su vez con obligaciones de carácter tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 146 del código tributario según las actividades que se realizan, para el caso la asociación debe presentar las siguientes declaraciones:

 F07- Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios (IVA)  F14- Declaración Mensual de Pago a Cuenta, e impuesto retenido de Renta, Operaciones

Financieras y Contribución especial para la Seguridad Ciudadana y Convivencia.  F960- Informe Sobre Donaciones

 F930- Informe Mensual de Retención, Percepción o Anticipo a Cuenta IVA

 F-987 Informe de Proveedores, Clientes, Acreedores y Deudores (ICV) Informe de Compras y Ventas.

 F-950 Informe Estado de Origen y Aplicación de Fondos

Las declaraciones mencionadas anteriormente deben ser presentadas al Ministerio de Hacienda de forma mensual, cabe destacar que la asociación se encuentra exenta del pago de Impuesto Sobre la Renta, sin embargo, cuenta con la obligación de presentar el informe de impuesto retenido en concepto de renta. La presentación de las referidas declaraciones se realiza a través de la plataforma virtual dispuesta por la Administración Tributaria.

La Asociación dispone de una cuenta de fondos propios específica para realizar los pagos tanto de impuestos mensuales como pago de salarios a los empleados lo cual es considerado como cuentas por cobrar entre proyectos, después de realizado el pago este es reintegrado de cada una de las cuentas de los proyectos para liquidar las cuentas por cobrar.

Cada gasto se va provisionando al momento que se incurre en él, dejando el Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios (IVA) como asunto pendiente en caso de no contar con el Comprobante de Crédito Fiscal en original o copia, liquidando dicha cuenta hasta el momento de realizar la transferencia o partida de liquidación, contabilizando de estar forma el IVA.

Los impuestos generados por las operaciones relacionadas a cada proyecto, son cancelados con los fondos propios, sin embargo, la asociación transfiere el total a pagar en concepto de impuestos, de cada proyecto a la cuenta general de la asociación. La liquidación de gastos se realiza de forma semanal realizando transferencias o cheques a nombre del custodio de fondo de compras o cajas chicas, estos deben estar respaldados con facturas, comprobantes, recibos (fotocopias de DUI y NIT en la emisión de recibos), y debe tener anexa la liquidación donde se desglosan cada uno de los gastos con su fecha, número de documento de respaldo, valor, etc.

Uso de tarjetas de Crédito Corporativo.

La Asociación cuenta con Tarjetas corporativas que están distribuidas únicamente en las personas encargadas ya sea de proyectos, Gerentes de oficinas y Dirección Ejecutiva; quienes están encargados de efectuar liquidación con los documentos respectivos que respalde el gasto

efectuados durante el periodo que corresponde hasta el corte de la tarjeta y a falta de este por extravió el gasto es asumido por el empleado,

El uso de dichas tarjetas es para gastos mensuales de combustible o pago de recibos por consumo de energía eléctrica, Internet, Agua, etc., los cuales son a final de mes distribuidos por cada uno de los proyectos o cuentas de fondos propios, para realizar las liquidaciones se provisionan los gastos para poder declarar el IVA en el mes que corresponde.

La Administración es la encargada de la verificación de los gastos que han sido pagados con la tarjeta de Crédito para asegurar el buen uso de estas, así mismo distribuye los gastos por proyecto para hacer los respectivos cheques para la cancelación.

Administración de caja chica.

El fondo de caja chica general se compone de un monto de un mil 00/100 dólares, dicho fondo está a cargo del asistente de administración y su uso es para los gastos que requieren una erogación inmediata de efectivo, destinados exclusivamente para la asociación. A efectos de control interno el responsable únicamente puede pagar hasta un máximo de $100.00; todo gasto sobre esta cantidad debe pagarse mediante cheque, debiendo contar con su respectivo comprobante que ampare la salida del efectivo.

Los comprobantes de gastos incluyen: facturas de consumidor final, créditos fiscales, recibos por servicios y documentos de compras a sujetos excluidos de la ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y Prestación de Servicios (IVA). El encargado de caja chica podrá otorgar vales provisionales para amparar las salidas de efectivo, en caso de presentarse gastos urgentes o gastos que no contarán de forma inmediata con el respectivo documento legal, dichos vales deberán liquidarse en un máximo de cinco días, todos los documentos deben contar con sello de “cancelado con fondos de caja chica”.

Los fondos de caja chica deben liquidarse al tener gastado un 30% del monto asignado o cuando sea requerido, para la liquidación el encargado del fondo prepara la liquidación y posteriormente se entrega a la administradora, quién elabora un cheque con el monto que se está liquidando. Dicho cheque se emite a nombre del encargado del fondo. Al cierre del ejercicio contable la asociación

efectúa la liquidación total de fondos, para así al aperturar el año entrante reintegrar el fondo de caja chica por el monto integro asignado ($ 1,000.00).

Presentación de resultados

La asociación realiza mensualmente un informe técnico general en donde se detallan las operaciones efectuadas en el mes, para la elaboración de dicho informe cada encargado de área remite a la gerencia el detalle de los cheques emitidos, las transferencias realizadas, bitácora de errores; que detallan los reintegros pendientes de recibir, y demás actividades o transacciones realizadas en el mes. La presentación de dicho informe se lleva a cabo en las reuniones de Dirección Ejecutiva, a efectos de conocer el flujo de operaciones dentro de la asociación.