DOCTOR OF MINISTRY (SCHOOL OF THEOLOGY)
COURSES OF STUDY: SCHOOL OF THEOLOGY DMIN PROGRAM Variable Units Option
Concepto de las partidas que integran el componente.
Se incluyen en este componente los bienes destinados a la venta en cumplimiento del objetivo principal del ente, o que se encuentren en proceso de producción para ser luego incluidos en la comercialización de bienes o servicios. Estos bienes, una vez vendidos, se transforman en costo de ventas.
Breve descripción de las actividades incluidas en el componente.
• Ingreso a almacenes de materias primas y materiales por compras. El control de calidad deberá verificar que la calidad y características de los productos recibidos responden a lo solicitado por la empresa. El visto bueno por parte del sector Control de calidad constituirá el aval necesario para proceder al pago de la factura del proveedor. La información al sector Compras sobre cuales son los artículos que se van recibiendo, permitirá efectuar el seguimiento de aquellos pedidos a proveedores no cumplimentados en término. Los sectores de Almacenes serán responsables por la custodia de las materias primas y materiales recibidos del sector Control de calidad.
• Transferencias de materias primas y materiales a centros productivos. Las autorizaciones de vales de entrada y salida, constituyen los medios por los cuales ingresan y salen artículos de los almacenes. Los recuentos físicos periódicos ayudan a convalidar la efectividad del sistema o hacer las correcciones que resulten apropiadas.
• Proceso de producción y empaque. Un control sobre las normas de producción debe proveer: • Un estudio permanente actualizado sobre las fórmulas y requerimientos de producción que
establezca el porcentaje de merma que debe considerarse normal.
• Un responsable del análisis y aclaración de las causas por las cuales las mermas han excedido los parámetros normales.
• Transferencia de productos elaborados al almacén de despachos. Con la entrega de los productos al almacén de despacho, se produce el contacto con las actividades de venta de la entidad.
Pautas para la comprensión y análisis del negocio. • Los tipos de productos y procedimientos de producción. • Facilidad de traslado o movilidad.
• La relación de los costos de materiales, mano de obra y gastos de fabricación con el costo unitario de las existencias.
• El carácter estacional de los productos o de las características de producción. • El riesgo de litigio relacionado con cada producto.
• Si el producto contiene elementos perjudiciales o peligrosos. • La complejidad del proceso de producción.
• La existencia y comercialización de subproductos.
• Si ciertos aspectos del proceso de producción son subcontratados. • Si el sistema de producción es por órdenes o por proceso.
• El grado de automatización del proceso de producción. • La duración del ciclo de producción.
• El grado de dependencia de uno o varios proveedores.
• El nivel de pruebas de productos y de controles de calidad realizados durante la producción. • El tipo de canales de distribución utilizado.
• La cantidad de bocas de expendio a través de las cuales se distribuyen los productos. • S los puntos de almacenamiento son o no centralizados.
• Si los depósitos de almacenamiento son propiedad de la empresa u operados por terceros. • Grado en que los bienes son entregados en consignación o para demostración y prueba. • El efecto de nuevos productos introducidos por la empresa o por competidores. • Cambios en los precios o disponibilidad de materiales.
• La existencia de condiciones económicas adversas en la industria.
• El grado de influencia de las organizaciones laborales en el proceso de producción. • El efecto de nuevas reglamentaciones de protección al consumidor.
• Restricciones de importación / exportación.
• El efecto de la inflación sobre los costos de producción. Contratos a largo plazo.
• El método de identificación de los costos de proyectos o contratos. • El método de estimación de la etapa de avance.
• La existencia de controles de calidad.
• Si los términos del contrato pueden ser modificados.
• La existencia y naturaleza de cláusulas punitivas en contratos a largo plazo. Aspectos de valuación y exposición.
El criterio de valuación al costo.
El criterio de valuación de las existencias y el costo consiste en reflejar el sacrificio económico que fue necesario solventar par adquirir los bienes o servicios que integran estos componentes (costo incurrido).
El sacrificio económico se efectúa en función de los valores corrientes de los bienes (costos de reposición o reproducción). Estos implican el reconocimiento de las pérdidas o ganancias por tenencia de los activos en el momento en que los precios específicos fluctúan diferentes con respecto a la evolución del índice de inflación.
Aspectos específicos de valuación. Las existencias.
• Segregación de sobreprecios implícitos. La segregación de los sobreprecios implícitos debe ser considerada en el momento de definir el valor corriente de un bien.
• Valor recuperable. El valor de los activos no debe ser superior al valor de los ingresos futuros que han de generar. En el caso específico de los bienes de cambio la medición de los valores recuperables se efectúa mediante:
• Comparaciones con valores netos de realización. • Comparaciones con el valor de utilización económica.
• Utilización del valor neto de realización como criterio de valuación. Implica reconocer el resultado por la venta del bien en forma anterior a que ella se produzca. Los bienes que pueden ser susceptibles de este tratamiento son aquellos que reúnan las condiciones de:
• Tener un mercado de venta transparente.
• Ser bienes fácilmente comercializables, por lo que el esfuerzo consiste en la producción u obtención de los mismos y no en su comercialización.
• Activación de resultados financieros. En ciertos casos, los resultados financieros de una empresa pueden ser incorporados al costo de los bienes de cambio. Las condiciones que deben reunir esos bienes son:
• Deben ser bienes cuya producción demande un período de tiempo relativamente prolongado. • Deben ser bienes cuya producción demande una inmovilización de fondos importante. Los costos de producción y las ventas.
En la valuación de bienes de cambio existe la obligatoriedad de segregar los sobreprecios contenidos en las cuentas de activo. En las cuentas de resultados, es sólo una posibilidad (aunque lo aconsejable sea adoptar idéntico criterio).
Aspectos de exposición.
• Segregación del componente bienes de cambio en “corriente” y “no corriente”.
• Exposición del costo de las mercaderías vendidas. El procedimiento tradicional de cálculo de este concepto se basa en establecer la diferencia matemática ente los valores de las existencias iniciales y las compras más los otros costos de producción por un lado, y el de las existencias finales por el otro. En el caso que la compañía utilizara el criterio de “costo corriente” para la valuación de sus existencias, el procedimiento llevará a que el resultado incluya no sólo el costo de las mercaderías vendidas sino el resultado por tenencia de los bienes vendidos y en stock.
• Partidas regularizadoras. La exposición de estas partidas debe ser realizada en forma conjunta con los valores de los bienes.
Controles: ambiente de control, controles directos y controles gerenciales. Ambiente de control.
Un ambiente de control débil se reflejará en el área de existencias en aspectos tales como: • Diferencias de inventario recurrentes, sin un análisis de las mismas.
• Movimientos de artículos dentro de los almacenes sin respaldo documental.
• Ausencia de una política definida sobre niveles de inventario y seguimiento de las metas prefijadas. Controles directos.
Controles gerenciales y controles independientes.
• Utilización de presupuestos de ventas, niveles de existencias, actividades de producción, manos de obra y gastos de fabricación; y comparación con los montos reales.
• Preparación de informes gerenciales y de excepciones para controlar: Cantidad de existencias y costos de producción, Precios de compra, mano de obra y otras variaciones, Gastos de fabricación sobre o subabsorbidos, Márgenes brutos, Existencia obsoletas o de poco movimiento, Existencias devueltas, Ajustes por inventario físico, y Modificaciones en los costos de reposición.
• Utilización por parte de la gerencia de procedimientos para revisar y realizar un seguimiento de los problemas observados en los informes gerenciales y de excepciones.
• Existencias sometidas a recuentos independientes periódicos.
• Los procedimientos para la estimación y registración de los ajustes a fin de reducir las existencias a los valores estimados de recupero de ítems de poco movimiento, obsoletos o no utilizables.
• La conciliación de las cantidades despachadas con las cantidades pedidas y con las facturadas. • Los costos estándar o de reposición son revisados periódicamente.
Controles de procesamiento y funciones de procesamiento.
• El acceso al procesamiento de los costos de producción y a los registros de datos relacionados, está restringido.
• Los costos estándar y los cambios a los mismos son revisados y aprobados por un funcionario del nivel apropiado.
• Los documentos que evidencien la recepción de materiales en el sector de producción son aprobados por un funcionario de nivel apropiado.
• Los registros de pagos de horas trabajadas en cada área de producción son revisados y aprobados por un funcionario de nivel apropiado.
• El cargo a producción por los materiales utilizados, la mano de obra asignada a las existencias y los gastos de fabricación son determinados en forma precisa.
• Todos los datos del costo de producción son ingresados para su procesamiento en forma completa, precisa y sólo una vez.
• Los datos del costo de producción son acumulados en forma completa y precisa en los registros correspondientes.
• Las cantidades son verificadas e inspeccionadas antes de realizar la transferencia de producción en proceso a productos terminados.
• El acceso al procesamiento de los despachos y a los registros de datos relacionados está restringido.
• Los documentos de despacho que identifican al deudor, cantidades, detalles de los productos y fechas son preparados sobre la base de pedidos aprobados.
• Los documentos de despachos son aprobados por un funcionario del nivel apropiado antes del envío. • Los documentos de despacho son firmados por los transportistas como constancia de la aceptación
de las cantidades despachadas.
• El costo de ventas es adecuadamente calculado.
• Los datos sobre despachos y costo de ventas son procesados en forma completa y precisa en el período correcto.
Controles para salvaguardar activos.
• El almacenaje de existencias se realiza en un lugar seguro. • Existe la restricción de acceso físico a las áreas de almacenes.
• La aprobación de todos los documentos que respaldan la recepción y transferencia de bienes de los almacenes es adecuado.
Controles generales.
Una adecuada segregación de funciones incompatibles en las áreas relacionadas con las existencias y los costos se verificará en aquellas situaciones en que:
• Las funciones de producción y de planificación de existencias, operaciones de producción y custodia de existencias están segregadas de las funciones de contabilización de costos, de los registros de existencias y del mayor general.
• Las funciones de existencias y del mayor general están segregadas.
• Las responsabilidad por la supervisión de los recuentos físicos y por la aprobación de los ajustes surgidos de los mismos están segregadas de la custodia, despacho, adquisición y recepción de existencias.
Factores de riesgo.
Factores de riesgo inherente.
• Los márgenes brutos han variado significativamente.
• Los precios de los materiales han fluctuado significativamente.
• La demanda de productos, los niveles de existencias o producción han cambiado significativamente. • Se han introducido nuevos productos, avances técnicas y modificaciones de ingeniería.
• Un competidor ha introducido un nuevo producto o ha reducido el precio de un producto existente. • La salvaguarda física de las existencias no es fácil.
• El proceso de producción contempla diversas etapas con asignaciones significativas de costos. • Las variaciones con respecto a los costos estándar son significativas.
• La gerencia ha decidido discontinuar un producto. Factores de riesgo de control.
• Se ha descubierto un defecto significativo en un producto. • La seguridad física de las existencias es inadecuada.
• Los procedimientos aplicados en los recuentos físicos de existencia son inadecuados.
• No se realizan oportunamente las conciliaciones de los resultados de los recuentos físicos con el mayor general.
• Se han identificado montos significativos de existencias obsoletas o de movimiento lento pero no han sido investigadas ni contabilizados.
• Los registros permanentes de existencias no son confiables. • Se entregan existencias en consignación.
• Se está implantando un nuevo sistema contable de costos o de control de existencias.
• Los procedimientos de revisión y actualización de los costos estándar no están claramente definidos, no son uniformes o se aplican sin el debido cuidado.
• Existe una acumulación de transacciones no procesadas. Procedimientos de auditoría.
Costos de producción. Procedimientos analíticos.
• Efectuar un análisis comparativo entre los montos del período, de igual período del año anterior y los presupuestados con respecto a: Variaciones en la producción (unidades y valores), Volumen de producción (unidades y valores) por producto o establecimiento, Porcentaje de materias primas, mano de obra y gastos indirectos en los costos de producción por producto o establecimiento, Costos unitarios, Utilización del material y desperdicios de producción, Estándares de mano de obra, total de costos laborales y hojas trabajadas, Estándares de gastos indirectos y costos reales por concepto, y Total de los costos de producción incurridos y total de los costos de producción asignados a existencias.
• Efectuar un análisis de la razonabilidad global de los costos de producción multiplicando las unidades producidas en un período determinado por el costo promedio de producción del período. Pruebas de cumplimiento de controles.
• Revisión y seguimiento por la gerencia de los informes de: Costos y variaciones en la producción por producto o establecimiento, Volumen de producción, Modificaciones de los costos estándar o de
otros datos permanentes, Datos sobre calidad de producción, Gastos departamentales, y Absorción de gastos indirectos.
• Revisión y modificación periódica y oportuna por un funcionario del nivel apropiado de los costos estándar de los materiales, mano de obra y gastos de fabricación.
• Revisión del método de asignación de costos de mano de obra y gastos de fabricación.
• Las conciliaciones de los costos de mano de obra asignados a las existencias con los costos de mano de obra incurridas de acuerdo con los registros de remuneraciones, son revisadas y aprobadas por un funcionario del nivel apropiado.
• La utilización de documentos de requisición prenumerados siendo los documentos faltantes investigados en forma oportuna.
Toda vez que se decida la revisión de auditoría basarse en el trabajo de conciliaciones efectuado por la compañía, debe obtenerse una adecuada satisfacción de que esas conciliaciones son preparadas en forma correcta, y que el funcionario encargado de la revisión y aprobación de las mismas, desarrolla su tarea en forma efectiva. Esta satisfacción se logrará en las siguientes etapas:
a) Verificando la forma en que son preparadas las conciliaciones.
b) Verificando el seguimiento que se efectúa de las partidas conciliatorias.
c) Verificando el trabajo efectuado por el funcionario responsable del control y aprobación de las conciliaciones.
Pruebas detalladas de transacciones y saldos.
• Observar el proceso de producción y confirmar que el material, la mano de obra y los gastos de fabricación están siendo utilizados en la producción.
• Para productos seleccionados, revisar la formación de los costos estándar y examinar los datos de respaldo a fin de determinar que:
• Los costos estándar de materiales son razonables en comparación con los montos reales incurridos.
• Las horas y tarifas de mano de obra y los costos directos e indirectos son razonables en comparación con los montos reales incurridos.
• Los costos unitarios no incluyen cargos anormales por parada de planta, desperdicios, reprocesamientos, capacidad subutilizada, etc.
• Para productos seleccionados valorizados a costo promedio o a costo por proceso, probar la corrección matemática de los costos unitarios.
• Para los costos indirectos seleccionados:
• Comparar los costos con la documentación de respaldo.
• Determinar la base de asignación de los costos indirectos a las existencias y compararla con el período anterior para verificar su uniformidad.
• Comparar la asignación con la imputación apropiada en el mayor general. • Obtener análisis de las variaciones y:
• Comparar los detalles con la documentación de respaldo. • Verificar la exactitud matemática.
• Analizar con la gerencia las causas de las variaciones y el impacto sobre los costos estándar. • Comparar los ajustes con la registración apropiada en el mayor general.
Costo de ventas.
Procedimientos analíticos.
• Explicar movimientos e investigar relaciones inusuales entre los montos del período, de igual período del año anterior y los presupuestados con respecto a: Costo de ventas por producto o establecimiento, Margen bruto por producto o establecimiento, Costo de ventas de los meses anteriores y posteriores al cierre del período, Disminución de las existencias, pérdida por
desperdicios u otros costos importantes, y Rotación de existencias.
• Revisar los asientos por costo de ventas en las cuentas del mayor general para identificar ítems significativos o inusuales.
• Considerar la razonabilidad global del costo de ventas, multiplicando las unidades vendidas por un costo promedio por producto.
Pruebas de cumplimiento de controles.
• Revisión por la gerencia de los estados financieros interinos, y las comparaciones con montos presupuestados u otros datos financieros para verificar la razonabilidad del: Costo de ventas, Margen bruto, Costo de ventas por producto o establecimiento, Margen bruto por producto o establecimiento, y Ajustes por inventario físico.
• Las conciliaciones de las cantidades despachadas con las facturadas, las pedidas y las registradas en el costo de ventas son revisadas y aprobadas por un funcionario del nivel apropiado.
• Los documentos de despacho son prenumerados y los documentos faltantes son investigados en forma oportuna.
Pruebas detalladas de transacciones y saldos.
• Obtener un listado de costo de ventas por un período y: • Comparar los totales seleccionados con el mayor general. • Verificar la exactitud matemática.
• Investigar las partidas significativas o inusuales. • Para los documentos de despacho seleccionados:
• Comparar con el listado de costo de ventas del período.
• Comparar con la documentación de respaldo para detectar la evidencia del despacho. • Comparar las cantidades y el costo unitario con la documentación de respaldo. • Verificar la exactitud matemática.
• Comparar la baja de las cantidades en los registros de existencias permanentes.
• Para documentos de despacho seleccionados emitidos antes y después del cierre del período, realizar pruebas de corte.
Existencias.
Procedimientos analíticos.
• Explicar los movimientos e investigar relaciones inusuales entre los montos del período, de igual período del año anterior y los presupuestados con respecto a: Existencias por producto o establecimiento, Existencias por categoría, Costo promedio de las existencias, Obsolescencia o devaluación de las existencias, Anticuación de las existencias, Variaciones del precio de adquisición de materiales, Meses de disponibilidad de las materias primas, Existencias compradas a empresas vinculadas, y Margen bruto del mes anterior y posterior al cierre del período.
• Revisar los asientos en las cuentas del mayor general de existencias y de previsión para existencias obsoletas o de poco movimiento para identificar las partidas significativas o inusuales.
• Revisar las conciliaciones de los registros permanentes de existencias con el mayor general. • Revisar los ajustes por inventarios físicos e investigar las partidas significativas o inusuales. Pruebas de cumplimiento de controles.
• Revisión por la gerencia de los estados financieros interinos y las comparaciones con montos presupuestados u otros datos financieros para verificar la razonabilidad de: Existencias, Existencias por componente de costos, Existencias por categoría, y Obsolescencia o devaluación de
las existencias.
• Revisión y seguimiento por parte de la gerencia de informes de: Rotación de existencias, Anticuación de las existencias, Devaluación de las existencias, Cantidades y costos que exceden las pautas específicas o la demanda proyectada, Variaciones de precio de materiales, Ajustes por inventarios físicos, y Cantidad y valor de las devoluciones.
• Las existencias son sometidas a recuentos físicos periódicos y los ajustes resultantes son revisados y aprobados por un funcionario de nivel apropiado.
• Las estimaciones de los valores de recupero son preparadas por personas experimentadas. • Las existencias están depositadas en áreas custodiadas.