Crystallization in emulsions

Un sistema de administración financiera eficaz se basa en la disponibilidad de datos financieros fidedignos, exactos y oportunos. Por lo general estos datos son suministrados por el sistema contable de una organización. En respuesta a factores como expansión, nuevos requerimientos de rendición de informes, la necesidad de trabajar con miras a lograr una mayor autosuficiencia y la disponibilidad de una tecnología de costo relativamente bajo, un número cada vez mayor de organizaciones están adoptando sistemas de contabilidad computarizados que les suministrarán los datos que necesitan, en el momento que los necesitan.

La mayoría de las organizaciones pasan por una progresión de sistemas contables. Por lo general comienzan con un sistema manual (utilizando papel), luego avanzan a una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de cálculo computarizadas, y finalmente adoptan un sistema computarizado simple. A menudo este sistema computarizado incluirá una mezcla de varios sistemas o programas que ingresan datos en hojas de cálculo o bases de datos. Las mejoras del equipo y el software de computación facilitan más que nunca la transición de una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de cálculo a la implementación de un sistema computarizado, o la modernización de un sistema existente. Los costos bajos de las computadoras y del software también han logrado reducir el costo financiero que se requiere para realizar este cambio.

La automatización de su sistema contable puede traer consigo muchos beneficios tangibles e intangibles. La siguiente tabla proporciona una visión

panorámica rápida de los beneficios de un sistema contable computarizado que funciona bien.

Examen de la Computarización: Necesidades y Beneficios

Necesidades de los Administradores o

Contadores

Beneficios de un Sistema Computarizado

Requieren informa- ción oportuna y exacta para tomar decisiones.

 El sistema verifica automáticamente los números de las cuentas y rechaza los datos que no se adecuan a los criterios establecidos.

 Los cheques o comprobantes faltantes se ponen en evidencia inmediatamente.

 Los procesos tediosos de registro se automatizan.  Se pueden generar diferentes informes rápidamente

cuando se solicitan.

 Los administradores pueden consultar el sistema para obtener información ad hoc.

 El procesamiento y análisis de datos son más rápidos y más exactos.

Se debe identificar y

resolver problemas  Permite que los administradores reconozcan los problemascon mayor facilidad, como la recaudación lenta de las cuentas por cobrar, la disminución de las ventas o las necesidades de dinero en efectivo.

 Elimina la necesidad de una investigación manual de las cuentas por cobrar, que puede convertirse en una tarea tediosa y consumir demasiado tiempo, especialmente cuando ocurren cambios en el personal.

Se debe observar los datos a partir de una diversidad de pers- pectivas diferentes para poder tomar buenas decisiones administrativas

 Los administradores pueden utilizar el sistema para observar los datos de diferentes maneras; por ejemplo, los gastos pueden ser reportados por proveedor, por ítem comprado, por unidad, o por período de tiempo  El sistema puede generar informes que comparen los datos por período, como por ejemplo año actual vs. año anterior, y proporcionar información referente a las tendencias, como el crecimiento o las bajas.

 La mejor capacidad para la preparación de informes permite a los administradores controlar los gastos en comparación con los ítems presupuestados, seguir con atención los saldos de las cuentas y pronosticar las necesidades futuras de flujos de caja.

 Un sistema computarizado puede proporcionar los datos que requieren tanto los administradores financieros como los administradores del programa.

 Los controles monetarios y de inventario se implementan con mayor facilidad.

 Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de prestación de servicios en varios lugares pueden administrar sus finanzas de manera más coordinada y más consistente y pueden compartir la información entre los diversos centros de costos.

Deben cumplir con ciertos requisitos de rendición de informes y proporcionar infor- mación financiera en los formatos soli- citados por sus entidades rectoras, fuentes de finan- ciamiento o adminis- tradores de mayor jerarquía.

 Los formatos para la rendición de informes pueden ser modificados simplemente presionando un botón o haciendo clic con un ratón.

 Una vez que los datos exactos se encuentran en el sistema, la mayoría de los informes pueden ser impresos cuando se solicitan.

 El personal puede hacer consultas a través del Internet referentes a los datos en la medida necesaria y cumplir con las solicitudes de informes de la gerencia rápida y fácilmente.

 Los administradores pueden cumplir con mayor facilidad con los requisitos estatutarios y de los donantes a través de informes como el estado de ganancias y pérdidas, el balance general, el balance de comprobación y los

informes de los donantes hechos a la medida de cada uno de ellos.

 Los requisitos de rendición de informes son satisfechos más rápidamente, con menor esfuerzo.

 Los auditores tienen mejor acceso a los datos clave requeridos de las transacciones, como el número de un cheque, el monto del mismo, el nombre del beneficiario y la fecha. Esto ayuda a reducir el tiempo necesario para suministrar este tipo de información y documentación durante una auditoria.

Deben ser más eficientes, es decir que deben hacer más con menos recursos.

 Permite que una organización maneje un mayor volumen de trabajo o satisfaga las necesidades de rendiciones de informes más complejas con menor cantidad de personal.  Utiliza las características y funcionalidad de la tecnología

basada en el sistema Windows, que permite que una diversidad de programas de software sean compatibles y utilizados para varias aplicaciones.

 Aumenta la capacidad de almacenamiento de datos, permitiendo que los administradores mejoren los sistemas existentes o satisfagan nuevas necesidades de la empresa o de la gerencia de manera eficiente en relación con los costos.

A menudo, una organización se concentra en el sistema en sí (equipos, dispositivos y software) durante la computarización y deja de lado la preparación y capacitación del personal que utilizará los resultados del sistema para la toma de decisiones. Es crucial que el personal comprenda el sistema. Las sesiones de orientación iniciales y periódicas le ayudarán a utilizar el sistema en forma efectiva y reducirá su nivel de ansiedad con respecto a los cambios que trae consigo el sistema nuevo.

La capacitación se puede clasificar en las siguientes categorías amplias: capacitación general en computación, como el uso de procesadores de palabras, el uso del teclado, las hojas de cálculo; capacitación en el sistema

contable específico; e informes, interpretación y toma de decisiones a nivel gerencial.