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MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 – ALFREDO RICO – RICOSOFT 2016 195

MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 – ALFREDO RICO – RICOSOFT 2016 196 1. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro.

Sugerencia Si quiere aplicar un filtro personalizado o predefinido, vea Filtrar un rango de datos.

Sugerencias para ampliar la búsqueda

Cuando busque datos, puede usar ? para representar cualquier carácter único o * para representar una serie de caracteres.

Por ejemplo, para encontrar todos los elementos relacionados con bicicletas, escriba “*bicicletas” en el cuadro Buscar. El filtro mostrará todos los elementos que incluyan las palabras "bicicletas", como bicicletas de paseo, bicicletas de carretera y bicicletas de montaña.

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Consideraciones y ejemplos para ordenar y filtrar datos por color

Ordenar y filtrar datos por color es una excelente manera de hacer que el análisis de datos sea más fácil y ayudar a los usuarios de la hoja de cálculo a ver los aspectos importantes y las tendencias de los datos de un solo vistazo.

En este tema

Información general sobre cómo ordenar y filtrar datos por color y conjunto de iconos Usar el color eficazmente al analizar datos

Elegir los mejores colores según las necesidades Algunos ejemplos

Información general sobre cómo ordenar y filtrar datos por color y conjunto de iconos

La ordenación y el filtrado de datos, junto con el formato condicional, son partes integrales del análisis de datos y pueden ayudarle a responder a preguntas como estas:

 ¿Quién ha vendido servicios por un valor de más de 50.000 dólares este mes?

 ¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?

 ¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados en la clase de 4º de secundaria?

 ¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años?

 ¿Cuál es la distribución de la antigüedad general de los empleados?

Los datos se ordenan para organizarlos rápidamente y buscar los datos deseados. Los datos se filtran para que se muestren únicamente las filas que cumplen los criterios especificados y se oculten las filas de una o varias columnas de datos que no deben mostrarse. Se aplica un formato condicional a los datos para que resulte más fácil explorarlos y analizarlos visualmente, detectar problemas críticos e identificar patrones y tendencias. Conjuntamente, la ordenación, el filtrado y el formato condicional de los datos pueden ayudar a tomar decisiones más eficaces basándose en los datos.

Se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente, independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional.

MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 – ALFREDO RICO – RICOSOFT 2016 198 Esta imagen muestra el filtrado y la ordenación basan en color o el icono de la categoría M/M Δ % y las columnas de marcado.

También puede ordenar y filtrar mediante el uso de un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional. Utilice un conjunto de iconos para anotar y clasificar los datos en tres, cuatro o cinco categorías separadas por un valor umbral. Cada icono representa un intervalo de valores. Por ejemplo, en la siguiente tabla de conjuntos de iconos, el conjunto de iconos de 3 flechas, donde la flecha verde que apunta hacia arriba representa valores superiores, la flecha amarilla que apunta lateralmente representa valores medios y la flecha de color rojo que apunta hacia abajo representa valores inferiores.

MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 – ALFREDO RICO – RICOSOFT 2016 199 Puede aplicar formato a las celdas mediante una escala de dos colores, una escala de tres colores, barras de datos y conjuntos de iconos; aplicar formato a celdas que contienen un texto especifico, un número, valores de fecha u hora, valores de rango inferior o superior, valores por encima o por debajo del promedio, valores únicos o duplicados; y crear muchas reglas y administrarlas con mayor facilidad.

Usar el color eficazmente al analizar datos

A casi todo el mundo le gustan los colores. Si se usan eficazmente en cualquier documento, pueden mejorar considerablemente su legibilidad y atractivo. Si se usan debidamente los colores e iconos en los informes de Excel, se mejora la toma de decisiones ya que ayudan a centrar la atención de los usuarios en la información importante y ayudan visualmente a que los usuarios comprendan dicha información. Si se usan eficazmente, los colores pueden transmitir una sensación positiva desde el principio. Por otra parte, el uso indebido de los colores puede distraer a los usuarios e incluso causar fatiga si se usan de manera excesiva. Las secciones siguientes incluyen consideraciones para ayudarlo a usar los colores debidamente y evitar que los utilice incorrectamente.

Más información sobre temas de documentos Con Excel, crear temas coherentes y agregar estilos y

efectos personalizados es muy fácil. Para combinar colores eficazmente ya no es necesario pensar demasiado gracias a los temas de documento predefinidos que usan combinaciones de colores atractivas. Puede aplicar formato rápida y fácilmente a un documento completo de modo que tenga una apariencia profesional y moderna mediante la aplicación de un tema de documento. Un tema de documento es un conjunto de opciones de formato que incluye un conjunto de colores de tema, un conjunto de fuentes de tema (incluidas fuentes de encabezado y texto principal) y un conjunto de efectos de tema (incluidos efectos de relleno y líneas). En la sección

Usar colores estándar y limitar el número de colores

Al ordenar y filtrar por color, puede que elija sus colores preferidos y es posible que el resultado le parezca satisfactorio. Sin embargo, debe hacerse la siguiente pregunta crítica: "¿Los usuarios prefieren y ven los mismos colores?". El equipo puede mostrar 16.777.216 colores en modo de color de 24 bits. Pero, la mayoría de los usuarios solo pueden distinguir una pequeña fracción de estos colores. Además, la calidad de los colores puede variar según el equipo. La iluminación de la habitación, la calidad del papel, la resolución de la pantalla y de la impresora y la configuración del explorador pueden ser totalmente diferentes. Hasta un 10% de la población tiene alguna dificultad para distinguir y ver determinados colores. Se trata de importantes variables que probablemente no puede controlar.

Sin embargo, sí puede controlar variables como la elección del color, el número de colores y el fondo de la hoja de cálculo o celda. Si realiza elecciones acertadas basándose en una investigación fundamental, puede ayudar a que los colores transmitan el mensaje y la interpretación correctos de los datos. También puede complementar los colores con iconos y leyendas para que ayuden a garantizar que los usuarios entiendan su significado.

Considerar contrastes y fondos de color

En general, use colores de alta saturación, como el amarillo brillante, el verde medio o el rojo oscuro. Asegúrese de que haya un gran contraste entre el fondo y el primer plano. Por ejemplo, utilice un fondo blanco o gris para la hoja de cálculo con colores de celda, o bien, un color de celda blanco o gris con un color de fuente. Si tiene que usar una imagen o un color de fondo, el color o la imagen deben ser tan claros como sea posible de modo que el color de celda o de fuente no tenga un efecto de desgastado. Si se basa solo en

MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 – ALFREDO RICO – RICOSOFT 2016 200 el color de fuente, considere la posibilidad de aumentar el tamaño de la fuente o de aplicarle el formato de negrita. Cuanto más grande sea la fuente, más fácil resultará ver o distinguir el color. Si es necesario, ajuste o quite las bandas de las filas o columnas porque el color de bandas puede interferir en el color de celda o de fuente. Todas estas consideraciones ayudan en gran medida a que los usuarios comprendan e interpreten correctamente los colores.

Evite usar combinaciones de colores que reduzcan la visibilidad o creen confusión. Seguro que no desea crear de forma inadvertida imágenes asombrosas o ilusiones ópticas. Considere la posibilidad de usar un borde de celda para distinguir los colores problemáticos, como el rojo y el verde, si tienen que estar necesariamente el uno al lado del otro. Use colores complementarios y de contraste para mejorar el contraste y evite usar colores similares. Es importante conocer la rueda de colores básica y saber cómo determinar colores similares, de contraste y complementarios.

1. Un color similar es un color que está situado junto a otro color en la rueda de colores (por ejemplo, el violeta y el naranja son colores similares al rojo).

2. Un color contrastante es un color que está situado a tres colores de un color (por ejemplo, el azul y el verde son colores que contrastan con el rojo).

3. Los colores complementarios se encuentran en lados opuestos de la rueda de colores (por ejemplo, el verde azulado es el color complementario del rojo).

Si dispone de tiempo, pruebe los colores, muéstreselos a algunos colegas, pruébelos en distintas condiciones de iluminación y con diferentes configuraciones de pantalla y de impresora.

Sugerencia Si imprime el documento en color, compruebe la legibilidad del color y de la fuente de celda. Si

el color de celda es demasiado oscuro, considere la posibilidad de usar una fuente de color blanco para mejorar la legibilidad.

Elegir los mejores colores según las necesidades

¿Necesita un resumen rápido? Use el rojo, el amarillo, el verde o el azul con un fondo de color gris o blanco.

Asigne un significado a los colores elegidos basándose en la audiencia de destino y el uso previsto. Si es necesario, use una leyenda para aclarar específicamente el significado de cada color. La mayoría de las personas pueden distinguir fácilmente entre siete y diez colores en una hoja de cálculo. Es posible distinguir