V/SEG.ENCARG.INV ENTARIOS-FAE DIFERENCI A 141.01.03 MOBILIARIOS 658.085.13 27,078.08 631.007.05 141.01.04 MAQ.Y EQUIPOS 257.839.39 107,925.99 149.913.40 141.01.05 VEHÍCULOS 358.655,28 358.655.28 141.01.06 HERRAMIENTAS 14.224,34 8,931.48 5.292.86 141.01.07 EQ.,SIST.Y PAQ.INFORMÁTICOS 222.156.37 158.269.59 63.886.78 141.01.08 BS.ARTÍSTICOS Y CULTURALES 3.000,00 3.000,00 141.01.11 PARTES Y REPUESTOS 889,06 889.06 1.517.022,57 317.055.62 1.148.757.65
inobservando la Norma de Control Interno 405-06 Conciliación de los saldos de las cuentas, que en la parte pertinente determina:
“…Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permite detectar diferencias...”
Hecho que se presentó porque la Contadora del DALCOG, Encargado de Inventarios del DALCOG, no realizaron conciliaciones entre los saldos contables con los del SIFAE, por la falta del registro contable de los inventarios físicos de los bienes de larga duración del Comando General FAE, por cuanto no existen anexos contables a Diciembre del 2004 y se encuentra pendiente de entrega por parte de la Sección Inventarios FAE, información sobre las adquisiciones de bienes de varias Directorias desde el 2001, 2006 y otras desde el 2009; y debido a la dificultad de establecer la igualdad de saldos por la no ubicación de la totalidad de los bienes de períodos anteriores; lo que originó que se mantenga saldos irreales y no confiables de los bienes de larga duración.
La Jefe de Equipo de Auditoría comunicó del particular con oficios 025-2011- DALCOGFAE-VCS, de 0 3 de ag ost o de 2011, a la Contadora del DALCOG, y con oficio 028-DALCOGFAE-VCS al Encargado de Inventarios del DALCOG.
La Contadora del DALCOG, con oficio s/n, de 27 de julio de 2011, adjuntó un documento de notas aclaratorias, el mismo que en la parte pertinente manifestó:
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FAE, no se pudo realizar el registro contable respectivo por cuanto no existen anexos a Diciembre del 2004, sin permitir un control de Activos Fijos…”.
El Encargado de Inventarios FAE, hasta el 30 de agosto de 2011 no dio contestación.
Criterios que ratifican lo comentado por el Equipo de Auditoría, evidenciándose que no se han realizado conciliaciones entre los saldos contables con los del SIFAE.
Conclusión
Existen diferencias entre los saldos contables de los bienes de larga duración con los del sistema SIFAE, debido a la falta de conciliaciones y registros contables oportunos, así como, a la dificultad de establecer la igualdad de saldos por la no ubicación de la totalidad de los bienes de períodos anteriores; lo que ocasionó, que se mantenga saldos irreales y no confiables de los bienes de larga duración.
Recomendaciones
Al Encargado de Inventarios del DALCOG
4) En coordinación con la Contadora del DALCOG, procederán a realizar la conciliación contable de los Activos Fijos, con los resultados obtenidos de la toma física de los bienes, con el propósito de garantizar la conformidad, veracidad y confiabilidad de los registros contables, así como, la detección de errores para efectuar los ajustes correspondientes.
Cancelación de viáticos y subsistencias no son registrados contablemente como anticipo.
La entidad no contabilizó en la cuenta “Anticipos de viáticos y subsistencias”, el valor concedido a los servidores públicos previo el inicio de la comisión por concepto de viáticos y subsistencias, registrando estos valores directamente al gasto: además, no se adjunta a los comprobantes únicos de registro (CUR) la documentación de respaldo establecida por la SENRES tales como formularios de solicitud de viáticos, movilizaciones y subsistencias para el cumplimiento de tareas oficiales o servicios institucionales en el exterior , informe de cumplimiento de la comisión; así como los pases a bordo o boletos emitidos por las
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empresas de transportación aérea.
Lo comentado se presentó por cuanto la contadora no aplicó los procedimientos establecidos sobre la materia y la falta de control y revisión de la documentación de respaldo por parte del Jefe Financiero, y debido a que no se inició el trámite de solicitud del viático previo al cumplimiento de la comisión de servicios con mínimo seis días de anticipación, lo que generó que varias operaciones se registren al gasto antes de su liquidación, con el riesgo de que se pierda información referente a su oportuna liquidación y no se encuentren debidamente sustentadas.
Hechos que se relacionan con el artículo 13 y 21 del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones y subsistencias en el exterior, para las y los servidores públicos y la Norma de Control Interno 405-08 Anticipo de Fondos.
Con oficio No. 031-2011-DALCOGFAE-VCS, de fecha 28 de julio de 2011, el equipo de auditoría dio a conocer las novedades a la señora contadora del DALCOG, en respuesta la mencionada funcionaria indicó mediante oficio 041-2011-ET-5-O, manifestó
“Poniendo como antecedente la disposición general segunda del Reglamento No. MRL - 2008-00039, correspondiente al pago de viáticos al exterior que dice “Las instituciones, organismos, dependencias y entidades del Estado, podrán elaborar sus propios reglamentos, en los que se establecerá los requisitos y normatividad interna para la correcta
aplicación a lo establecido”, para lo cual el DALCOG, ha cancelado por concepto de viáticos
según el registro oficial No. 017-R del 18 de mayo de 2010 emitido por el Ministerio de
Defensa Nacional, sin que especifique el pago de anticipo, ni formularios”
Lo manifestado por la señora contadora del DALCOG, ratifica lo comentado debido a que la entidad no contabiliza en la cuenta “Anticipo de viáticos y subsistencias” los valores concedidos a los servidores públicos previos el inicio de la comisión por concepto de viáticos y subsistencias en el interior y exterior, registrando estos valores directamente al gasto.
Conclusión
La entidad no contabilizó en la cuenta “Anticipo de viáticos y subsistencias”, los valores concedidos a los servidores públicos previos el inicio de la comisión por concepto de viáticos y subsistencias en el interior y exterior, registrando estos valores directamente al gasto.
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Recomendaciones
Al Comandante General de la FAE
5) Dispondrá que el personal tramite el requerimiento de cancelación de viáticos y subsistencias con mínimo seis días de anticipación al cumplimiento de la comisión. Al Director Administrativo Logístico del Comando General FAE
6) Dispondrá al Jefe Financiero, conjuntamente con la contadora, y encargado de viáticos supervisar previo al cálculo elaboración y liquidación de los viáticos al interior y exterior, que la documentación soporte sea suficiente que permita, validar el egreso realizado y facilite su verificación, comprobación y análisis.
Los registros contables de Existencias no cuadra con Reportes de Bodegas
Los registros de contabilidad (tarjetas kardex) del Inventario Permanente al costo promedio ponderado, no es confiable debido al retraso con el que se remite las actas de consumo al Dpto. de Finanzas de la Dirección Administrativa Logística,
El encargado de contabilidad de Suministros y materiales y la Contadora del DALCOG incumplen la Norma 406.05 “Sistema De Registro “que determina:
“La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de
las cuentas del mayor general y la verificación periódica, proporcionará seguridad de su
registro y control oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas”.
Acción tomada por la entidad
Mediante memorandos 052 y 053-ET-4-O-2011 del 9 de julio de 2011, el Oficial de Finanzas dispone a la contadora y el encargado de contabilidad de suministros y materiales conciliar los saldos previos un inventario realizado a las Bodegas con una comisión.
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La demora en la entrega de las Actas y la falta de Constatación Física (INVENTARIO) por parte del Dpto. financiero de la DALCOG y el encargado de la Bodega y Contabilidad de Suministros y Materiales, origina retrasos en el registro contable del consumo de Existencias, así como de la verificación de los materiales y suministros que se encuentran en Bodega
Recomendaciones
Al Jefe Financiero del DALCOG
7) Dispondrá a la Contadora y al encargado conciliar mensualmente los Reportes que se generen de los ingresos y gastos de existencias, para tener la información actualizada y confiable, que será hasta máximo el 05 del mes siguiente, con el fin de presentar saldos confiables y oportunos para toma de decisiones.
8) La Contadora de la DALCOG realizara los ajustes de existencias por el consumo mensualmente previo el informe entregado por las Bodegas.
Ajustes y reclasificaciones en cuentas de balance
Durante la revisión a las cuentas de los Saldos Contables al 31 de diciembre de 2010, se observó que se presentan saldos por cobrar y pagar que se arrastran desde años anteriores, saldos que no se han cancelado a pesar de haber transcurrido 3 y 4 años de la obligación. Los registros contables representan derechos a percibir o constituyen obligaciones a entregar recursos monetarios, de manera que produzcan información financiera confiable mediante la elaboración de los estados financieros oportunos y razonables.
Esta situación, se presenta debido a la ausencia de conciliación de saldos auxiliares con las cuenta de mayor general, por lo que no se ha realizado ajustes a los saldos no resueltos de años anteriores, lo que ocasiona una presentación errónea de los Saldos Contables. El siguiente es el resumen de los ajustes determinados por el equipo de auditoría:
16 CODIGO 112 112.05 112.15 112.15.03 224 224.82.01 224.82.50 CUENTA ANTICIPO DE FONDOS
ANTICIPO REMUNE TIPO B