Dentro de la estructura de COHECO, el área de importaciones forma parte del departamento de Logística, el mismo que fue el encargado de analizar y estudiar la probabilidad de contratar un In house que sea el responsable de las importaciones y todos sus trámites que conllevan.
A partir del año de 1997 COHECO, establece una alianza estratégica con la empresa GIS LOGISTICS, quienes se encargaría de todo el trámite de importaciones, desde su pedido a fábrica hasta el momento de entrega de los equipos en la obra correspondiente.
Esta negociación ha permitido que COHECO elimine todo tipo de contratiempos y optimice al máximo su tiempo y recursos económicos, fortaleciendo aún más su crecimiento constante en el mercado en el que se desarrolla.
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GIS LOGISTICS, mediante su In House operando desde las instalaciones de COHECO es el encargado de manejar y estar en continuo contacto con nuestros proveedores en el exterior, bajo la supervisión del departamento de Logística quienes son los responsables de realizar todas las importaciones para las obras con nuestros clientes:
A continuación se detallan los principales proveedores del exterior.
- MITSUBISHI ELECTRIC CORPORATION DEL JAPÓN
Mitsubishi Electric Corporation Del Japón, quien nos provee de los ascensores y escaleras eléctricas.
- MELCO DE COLOMBIA
Melco de Colombia es nuestro aliado en el extranjero que nos provee de tarjetas de seguridad electrónicas para los ascensores.
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- MEMCO DE INGLATERRA
Memco Limited es el líder internacional en el Mercado de fabricación y venta de detectores de infrarrojos para ascensores. Es el primero de los diseñadores y fabricantes de sistemas de seguridad para la entrada de los ascensores, en todo el mundo y un importante suministrador de teléfonos de emergencia para ascensores.
Descripción del área de importaciones PASO 1
El importador COHECO, realiza la planificación de proyectos en instalación solicita cotización de productos según las especificaciones técnicas para cada obra a nuestro proveedor en el extranjero.
PASO 2
El importador acepta la cotización y hace el pedido a su proveedor, por mail, fax o de la manera como su proveedor se lo acepte.
PASO 3
- Procede a efectuar el pago en dólares americanos, no importando el país de que se trate, este pago este pago se lo hace mediante transferencia bancario depositando en la cuenta de banco que el proveedor el indique,
- Procede a abrir carta de crédito con el proveedor en el extranjero si se diera el caso. - Le informa a su proveedor que ya efectuó el pago.
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PASO 4
Entrega Packing List
El importador elige una agencia de carga y le informa a su proveedor el nombre de la empresa que va a transportar la carga y viceversa, a la empresa de carga le proporciona el dato del proveedor y le indica que tiene una carga que necesita traer.
PASO 5
El proveedor confirma de recibido el pago y la preparación del pedido y a su vez contacta la agencia de carga para entregarle el pedido
PASO 6
La agencia de carga recoge el pedido y lo mueve para Ecuador por la vía conveniente y previamente pactada.
Seguimiento de trámites en Aduana
PASO 7
Cuando la mercadería ingresa a Ecuador, nuestro In house GIS LOGISTICS informa al importador COHECO, el monto de los impuestos a cancelar para el retiro de la mercadería de aduana, normalmente GIS LOGISTICS corre con todos los gastos de aduana para su posterior rembolso o previamente COHECO por su parte entrega ciertos anticipos a nuestro agente de aduana, según planificación para de esta manera aprovechar al máximo el tiempo de la desaduanización, y nacionalización de la mercadería, y realiza todos los trámites pertinentes
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PASO 8
El importador o nuestro agente de aduana emite el cheque por el pago de los impuestos y el pago del flete, normalmente son facturas por separado. La agencia de carga le hace entrega de su mercadería en bodegas del importador o en las obras en instalación que se les indique.
Por último nuestro agente de aduana nos emite una factura por rembolso de gastos y otra adicional por sus servicios prestados.
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Relato del Proceso de importaciones Paso 1
Proceso externo
Proveedor Externo Facilita el Envío de documentos necesarios para dar inicio al Proceso de Importaciones.
Se efectúa trámite de transferencias bancarias con Proveedor a través de Bancos del sistema.
Proceso interno
Se determina necesidad de adquisición de productos del Exterior por:
- Requerimientos de clientes
- Complementar los mínimos de inventario - Pedidos especiales de clientes
Descripción de la actividad
Determina necesidad de adquisiciones en el exterior, con base a solicitud, sugerencia y/o coordinación de Estrategias de Mercado con el Departamento de Logística y Gerencia Financiera
Autorización de Traslado de pedido a Proveedor del Exterior
Traslado de Pedido a Proveedor del Exterior vía Fax y/o correo electrónico
Emisión y Trámite de autorización de Carta de Transferencia
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Paso 2
Etapa: Mercadería en transito
Proceso externo
- Con Agente de Aduana GIS LOGISTICS se coordina la programación de impuestos y otros gastos de Importación.
- Se reserva espacio para el almacenaje. Emisión de carta.
- Con Agencia Naviera se establece fecha de arribo y requerimiento de pagos adicionales.
- Emisión de carta con especificaciones de documentos e información de contenedores.
Proceso interno
- Se programan los pagos correspondientes. Impuestos, fletes, seguro y/o carga y descarga.
- Se recopila y verifica la documentación de Importaciones: BL Factura, Packing List, Certificado de Origen, carta de transferencia, factura de fletes y otros. (3 juegos: Contabilidad, Agente Aduanero y Archivo)
Descripción de la actividad
Chequeo fecha de ingreso para programar disponibilidad de pago de Impuestos, fletes, almacenaje.
Coordinación con Agente de Aduana y Agencia Naviera para la programación de pagos y verificación de fechas de arribo.
Solicitud de Pagos. Mercadería para Bodega Fiscal con Seguro hasta Almacenadora. Mercadería para Bodega Central con seguro hasta puerto.
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Emisión de Cheques
Autorización de Pagos (Cheques)
Paso 3
Etapa: Ingreso Mercadería Bodegas CAE
Proceso externo
Se establece contacto con Bodega Fiscal, para el almacenaje de mercadería
Se realizan los pagos de importación en cajas fiscales de la CAE
Proceso interno
Contrato con Almacenadora para el almacenaje de mercadería
Coordinación con agente de Aduana para pago de impuestos
Descripción de la actividad
Corredor Aduanal Entrega Póliza de Pago
Envío carta a Naviera indicando liberación de mercadería para liberación en puerto.
Verificación de Ingreso de mercadería en Bodegas de la CAE. Aforo físico o documental
Fiscalización de documentos de Importación, verifica que estén completos
Paso 4
Etapa: Ingreso Mercadería Bodega Central De La Empresa o bodegas de los clientes
Proceso externo
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Proceso interno
- Se contrata un montacargas para descarga de mercadería a bodegas de la empresa o de los clientes interesados
Descripción de la actividad
1. Informe de Retiros Parciales a Jefe de Bodega con base a requerimiento de Gerencia Financiera o el Departamento de Logística
2. Verificación registro de Ingreso de Mercadería a Bodega
Paso 5
Etapa: registro contable
Proceso interno
Proceso final del registro contable
Descripción de la actividad
Verifica cumplimiento de normas y registro de datos al sistema, conforme datos presentados por nuestro agente de aduana. Dado el caso notifica de cualquier novedad encontrada.
Emite reporte de transferencias, sobre pagos: flete, seguro y otros y registro
Efectúa prorrateo de factura para asignación de costos directos e indirectos a la mercadería de importación
Ingreso de datos al Sistema y Registro Contable
Archivo de documentos
Transferencia al exterior con documentación adjunta (BL Factura, Packing List, Certificado de Origen, carta de transferencia, factura de fletes y otros)
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Emisión de Reportes, previa verificación de información presentada por In House GIS LOGISTICS para corroborar que toda la información detallada esté conforme a la realidad de las importaciones.
En el caso de encontrarse incongruencias, se debe notificar al Departamento de Logística para su respectiva corrección y aplicación de modificaciones pertinentes.
Documentos del proceso:
Pedido
Solicitud de Transferencia Bancaria
Solicitud de emisión de pago
Transferencia al Exterior
Conocimiento del embarque, original y copias
Factura Comercial, original y copias
Lista de empaque, Original y copias
Certificado de Origen, Original y copias Factura de Flete y otros
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3.1.1.1.3 Proceso del Área de Ventas - Posventas