Los manuales deben incluir en su estructura básicamente los siguientes aspectos:
1.- IDENTIFICACIÓN
Nombre oficial del organismo
Título y extensión del manual (general o específico) Niveles jerárquicos que comprende
Lugar y fecha de elaboración Número de revisión de ser el caso
Responsables de la elaboración Cantidad de ejemplares im2.4.5presos
2.- ÍNDICE O CONTENIDO.- Son los capítulos que forman la estructura del documento.
3.- PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN.- Es una explicación acerca de la razón para su elaboración o revisión del documento, así como también los propósitos básicos que se desean alcanzar con el mismo. Adicionalmente se hace constar información sobre el ámbito de su aplicación, a quien va dirigido, quien lo utilizará, además de cuándo y cómo se harán las revisiones y actualizaciones. También se puede hacer constar observaciones y aclaraciones que se deseen.
8.- OBJETIVO.- Se refiere al fin que debe alcanzar las unidades administrativas a través del cumplimiento de las atribuciones conferidas por las disposiciones legales.
9.- POLÍTICAS.- Las políticas no son una regla, porque no indica con exactitud que no debe hacerse. Mientras que las políticas dan expresan significativa e individual a las metas.
10.- ESTRUCTURA ORGÁNICA.- Indica la manera en que están ordenadas las unidades administrativas que componen la empresa y la relación que existe entre cada una de ellas. La estructura orgánica se la puede describir a través de dos formas:
Listado.- Consiste en una lista en orden jerárquico de las unidades administrativas, para que la identificación sea más fácil y se asigna una clave numérica progresiva.
Organigramas.- Estos pueden ser estructurales o funcionales, el estructural es una representación gráfica del orden de las unidades administrativas, sus niveles jerárquicos, canales de comunicación, líneas de autoridad y supervisión, así como las unidades de categoría especial. El organigrama funcional constituye el estructural pero complementado con las funciones de las unidades administrativas y no con las del puesto de trabajo.
11.- FUNCIONES.- Se refiere a indicar las actividades que deben desarrollar las personas que integran las unidades administrativas.
12.- ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS.- Se refiere a indicar los principales procedimientos que deben ejecutar las unidades administrativas, entendiéndose como procedimientos el desarrollo de operaciones en forma cronológica.
13.- GLOSARIO DE TÉRMINOS.- Es decir incluir en los manuales el concepto los términos, con la finalidad de facilitar la comprensión del manual.5
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
ARMARIO: Mueble en el que se guardan libros, ropa u otros objetos.
CALEFÓN: Aparato a través de cuyo serpentín circula el agua que
se calienta para uso generalmente doméstico.
CEPILLADORA: Tienen unas coronas cortantes que giran a gran velocidad, y se utilizan para acelerar el proceso de suavizar y rebajar la madera; en estas máquinas, lo que se mueve es la pieza de madera.
COMPRESOR: Que comprime
ENSERES: Muebles, instrumentos necesarios en una casa o para el ejercicio de una profesión.
ENTENALLAS: Máquina que sirve para comprimir, cuya forma
varía según los usos a que se aplica
ESMERIL: Piedra artificial o lija, usada para afilar instrumentos
metálicos y pulir o desgastar otras cosas.
ESTIMAR: Hacer aprecio y estimación de una persona o cosa.
ESTRATEGIA: Es el conjunto de reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento.
ESTERILIZADOR: Aparato que esteriliza utensilios o instrumentos
destruyendo los gérmenes patógenos que haya en ellos.
FORMICA: Sustancia plástica laminada, usada para forrar o proteger algunas maderas.
EXPROPIAR: Desposeer de una cosa a su propietario, dándole en cambio por lo común una indemnización.
LACRE: De color rojo, usado más en América como vino, que se asemeja al color del vino de uva.
MONITOR: Parte de un sistema operativo formado por un conjunto de rutinas y programas que dirige las operaciones de un ordenador o que controla el sistema de comunicación y las entradas y salidas del sistema.
POLÍTICA: Arte de conducir un asunto para alcanzar un fin
REGULADOR: Ing. Dícese de todo dispositivo que sirve para controlar, ordenar o normalizador los efectos de una máquina o de un proceso.
REVOCAR: Anular, disuadir, suspender
SOPLETE: Instrumento constituido principalmente por un tubo
destinado a recibir por uno de sus extremos la corriente gaseosa que al salir por el otro se aplica a una llama para dirigirla sobre objetos que se han de fundir o examinar a muy elevada temperatura.
TORNO: aparato para dar forma a una pieza de metal, madera u otro material haciéndola girar con rapidez contra un dispositivo de corte que permanece fijo
YUNQUE: Prisma de hierro acerado, de sección cuadrada, a veces
con punta en uno de los lados, encajado en un tajo de madera fuerte, y a propósito para trabajar en él a martillo los metales
CAPÍTULO
III
CENTRO ARTESANAL “NOCTURNO CATAMAYO”
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y
CODIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL CENTRO
ARTESANAL “NOCTURNO CATAMAYO”
NIVELES JERARQUICOS:
Nivel Institucional
Nivel Académico
Nivel Auxiliar
Nivel Operativo
ELABORADO EN: Loja, 2009
RESPONSABLE: Edith Bustamante
INDICE DE CONTENIDOS 1. Identificación 2. Índice de contenidos 3. Manual de Funciones 4. Introducción 5. Políticas
6. Partes que consta el Manual de funciones 7. Organigrama
8. Manual de procedimientos 9. Introducción
10. Objetivos 11. Políticas
12. Codificación de las unidades administrativas 13. Plan de cuentas
14. Constatación física de los activos fijos
15. Procedimientos básicos para la realización de la constatación 16. Resultados de la constatación física realizada a los activos fijos 17. Constatación física e inventario
Descripción de la codificación e identificación de los activos fijos Lista de usuarios
Lista de bienes
Asignación de codificación Elaboración de formularios 18 Glosario de términos
3. MANUAL PARA LA ADMINISTRACION, CONTROL Y CODIFICACION DE LOS ACTIVOS FIJOS
3.1 MANUAL DE FUNCIONES PARA LOS SERVIDORES DE LA