De cada uno de los modelos descritos anteriormente, se pueden seleccionar diversas prácticas que pueden ser útiles y productivas para el proceso que se va a proponer. La selección de dichas prácticas se llevó a cabo mediante una matriz de priorización que diseñaron los autores del proyecto. En esta matriz se plasmaron todas las prácticas de los modelos y se les dio un valor de 1 a 5 según el posible impacto que tendría la implementación de las mismas en el proceso de logística de materiales del área de motores de Siemens Manufacturing S.A., donde 1 significa que el impacto sería bajo y su aplicación no influiría significativamente en el proceso y 5 representa un impacto alto que implicaría una gran influencia en el proceso, escogiendo finalmente las prácticas que obtuvieron una calificación de 4 y 5. De igual forma, se presenta la causa por la cual se le dio ese peso a la práctica. Esta matriz se encuentra en el Anexo K.
Después de haber elaborado y analizado la matriz del Anexo K, a continuación se van a mencionar las prácticas escogidas y se explicará la forma en que cada una será aplicada en el área.
En primer lugar, es fundamental diseñar un cuadro de mando integral o balanced scorecard que permita brindar una explicación breve pero detallada de lo que se quiere lograr con la aplicación de todas las “best practices” en el proceso de logística de
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que el lector tenga claridad sobre las actividades del nuevo proceso, los indicadores que van a medir el desempeño de esas actividades, la meta de cada uno de ellos y las iniciativas que se pretenden tomar frente a esas tareas, teniendo en cuenta las cuatro perspectivas sobre las que se basa la herramienta: desarrollo y aprendizaje, procesos internos, cliente y financiera.
Por otro lado, es importante realizar una clasificación de las materias primas y los productos en proceso mediante el análisis de insumos de Carter. De esta manera, se puede identificar de forma clara y sencilla cuáles son las partes y piezas del motor que son comunes para todas las referencias y que se deben tener disponibles en todo momento y aquellas que son características de cada referencia según el requerimiento de los clientes para poder realizar la administración de pedidos efectiva, eficiente y eficazmente.
Asimismo, se encontró que dentro de un proceso de abastecimiento es importante contar con los mejores aliados estratégicos. Es por esto que los proveedores juegan un papel fundamental en la cadena de valor; así pues, otra de las best practices elegidas tiene que ver con la forma en que se evalúan y se les realiza una retroalimentación, teniendo en cuenta principalmente el factor de tiempo de entrega, decidiendo a partir de esos resultados si es o no necesario realizar un cambio.
Otra de las buenas prácticas es la constante comunicación que debe haber dentro del área para un reporte de fechas sincronizado y coherente, al igual que entre el área y sus proveedores, en donde a partir de una llamada o una reunión, el personal de Siemens pueda realizar un seguimiento del estado de los pedidos mediante unos formatos digitales propuestos por los autores, en los cuales se lleve un registro acerca de la entrega tardía o a tiempo de los materiales, logrando de esta forma tomar acciones en el caso en que se presenten retrasos.
De igual forma, otro modelo de los mencionadas anteriormente que puede ser aplicado al proceso de logística de materiales es la inclusión de EDI como tecnología de intercambio de datos proveedor – empresa. A continuación se muestra un ejemplo sencillo de un pantallazo referente a cómo se vería EDI en su sesión inicial (ver Ilustración 43). Una ventaja que tiene EDI es que se encuentra dentro del lenguaje que maneja SAP, es decir que dentro de los módulos de SAP existe la posibilidad de entablar una comunicación con el proveedor apenas se realiza una orden de pedido, logrando de esta forma que el proveedor tenga en sus manos una orden de pedido de forma instantánea sin esperar que se tenga que realizar una llamada, o enviar el documento de forma física, proceso que puede tardar horas o días según la ubicación del proveedor.
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Ilustración 43. Sesión de inicio EDI86
También se observa que SAP tiene la posibilidad de enviar un fax si se desea que la orden de adquisición sea enviada a alguna dirección en específico donde no haya acceso a internet (ver Ilustración 44).
Ilustración 44. Salida de las órdenes de compra87
86 DYNAMIC MODULAR SYSTEM. Líderes en software empresariales. Interfaz de funcionamiento EDI. [En línea], [Agosto 21 de 2012]. Disponible en http://www.dms.com.co/dms/
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Igualmente, para evitar la no conformidad en la recepción de materia prima y producto en proceso, se debe aplicar el procedimiento propuesto por la Universidad Nacional de Colombia referente al tratamiento de producto no conforme.
Para la aplicación de este proceso se debe diseñar un flujograma en el que se pueda ilustrar de forma detallada cada una de las actividades que se deben llevar a cabo para el tratamiento de los materiales no conformes y las acciones a tomar frente a los resultados obtenidos.
Por último es importante tener en cuenta el público objetivo que va a recibir el cambio propuesto. Es por esto que saber identificar las condiciones de los empleados tal y como lo mostró el modelo de desarrollo organizacional (estrategia para mitigar la resistencia al cambio), presentado en el numeral 4.1.4, permitirá saber qué tan sencillo es aplicar la estrategia a corto, mediano o largo plazo.
4.3. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PROPUESTO DE LOGÍSTICA DE