Data Exchange with Central System

No escatimes en un espacio de trabajo en casa. Como irás viendo a lo largo de este proceso, es esencial que tengas al menos un sistema satélite en casa idéntico al que posees en tu oficina. Muchas personas con las que he trabajado se han sentido un tanto avergonzadas por el nivel de caos que reina en sus hogares, en comparación con las oficinas en las que trabajan; y han terminado valorando enormemente el haberse autorizado a establecer el mismo sistema en ambos lu- gares. Si eres como muchos de ellos, al final descubrirás que dedicar un fin de semana a montar un espacio de trabajo en casa puede conllevar un cambio revo- lucionario en tu capacidad para organizarte la vida.

Un espacio de trabajo móvil

Si te mueves mucho, como un viajante de comercio o simplemente porque ese es tu estilo de vida, también deberás montar una diminuta oficina móvil organizada y eficaz. Con toda seguridad, esta consistirá en un maletín, mochila o cartera provista con las carpetas y artículos de oficina portátiles.

Muchas personas pierden la oportunidad de ser productivas por no estar equipadas para sacarle provecho a los escasos momentos y períodos de tiempo que se les brindan mientras van de un lugar a otro o cuando se encuentran en entornos alejados. La combinación de un buen estilo de procesamiento, las herramientas adecuadas y unos buenos sistemas interconectados en casa y en el trabajo puede convertir los viajes en una manera sumamente provechosa de hacer ciertos tipos de trabajo. A medida que la tecnología nos sigue suminis- trando a la mayoría unos equipos móviles más potentes y un acceso global veloz, la capacidad para gestionar virtualmente la propia vida aumenta. Pero el problema inherente a esto es la confusión de la gestión del tráfico que resul- ta con todas las opciones disponibles en tu(s) dispositivo(s) móvil(es). Si no se ha establecido una buena metodología de captura, clarificación y organización, provista de las adecuadas aplicaciones y herramientas estructuradas para per-

mitir manejarlo cuando se produce, el nuevo mundo del acceso móvil global acabará infrautilizado, si es que no se convierte en sí mismo en una fuente de distracción innecesaria y estrés.

¡No compartas el espacio!

Es indispensable que tengas tu propio espacio de trabajo, o cuando menos tu pro- pia bandeja de entrada y un lugar en el que procesar el papel y el material físico. Muchas parejas con las que he trabajado han intentado llegar a un arreglo en casa con un único despacho, y cuando finalmente han ampliado el espacio de trabajo al doble, el resultado siempre ha estado a años luz. Entonces, en lugar de produ- cirse la «separación» que temen, de hecho la medida elimina de su relación el sutil estrés causado por la gestión compartida de los asuntos de ambos. Una pareja decidió incluso montar un pequeño espacio de trabajo adicional en la cocina para el ama de casa, de manera que pudiera resolver su trabajo mientras vigilaba el sa- lón, donde se encontraba su hijo de corta edad.

Algunas organizaciones están interesadas en el concepto de «hostelaje», esto es, hacer que los empleados creen puestos de trabajos móviles y autosufi- cientes de manera que en cualquier momento puedan «conectarse» en el lugar de la empresa donde se encuentren, y trabajen desde allí. Esto puede generar ahorro en cuanto al espacio, ya que las empresas pueden operar de forma más virtual con una plantilla capaz de funcionar independientemente del «barco nodriza». Pero, asimismo, presupone que cada trabajador implicado tenga un lugar de control propio. Los experimentos con este sistema han fracasado por- que alteran la estabilidad de la estación de tra-

bajo. Dado que la resistencia a utilizar los sis- temas que poseemos ha de ser nula, tener que reinventar permanentemente la bandeja de en- trada y el sistema de archivo, así como el modo

y lugar de procesar nuestros «asuntos» («¿Dónde hay un condenado pósit y una grapadora?»), no puede por menos que ser una fuente incesante de distrac- ción.

Puedes trabajar virtualmente en cualquier parte siempre que dispongas de un sistema compacto y ordenado y sepas cómo procesar tus «asuntos» con rapidez y portabilidad. Pero aun así necesitarás una base de operaciones con un conjun- to de herramientas bien definidas y suficiente espacio para todo el material de referencia y de apoyo que necesitarás tener en algún lugar al alcance de la mano, cuando te sientes. La mayoría de las personas con las que trabajo necesitan al menos dos archivadores para su material de referencia general y los materiales de apoyo en soporte papel. Teniendo en cuanta los escáneres digitales y los con-

Tienes que usar tu sistema, no tener que crearlo de nuevo permanentemente.

tinuos avances tecnológicos en este campo, cabe imaginar que un día todo este material de apoyo pueda estar en la nube y recuperarse cuando y donde sea ne- cesario. Pero, aun así, pasará algún tiempo antes de que no necesites tu pasapor- te físico, los euros que te trajiste de vuelta de tu viaje a Milán y la documentación en soporte papel de todo tipo que sigue siendo la manera ideal de manejar ciertas informaciones. Grande o pequeño, ese inventario de elementos colaterales y de referencia necesita un hogar al que se pueda acceder fácilmente.

HAZTE CON LAS HERRAMIENTAS QUE VAYAS