Fig.4.1. Estructura de páginas para la aplicación de explotación de servicios
3.1 Portlet Izquierdo Carta de Servicios 1 Homepage Intranet Corporativa Login Aceso al área de trabajo del usuario 2 Entorno de Trabajo del usuario 3 eServicios Empleado 3.1.1 Detalle de un Servicio 3.2 Portlet Central Mis Servicios 3.3 Portlet derecho Bandeja de Solicitudes 3.1.2 Solicitud de un Servicio 3.1.2.1 Inventario 3.1.3 Confirmación de la Solcitud 3.1.1.1 Descarga de documentación asociada 3.2.1 Detalle individual de consumos 3.2.2 Estado actual e historico de Mis Servicios 3.2.3 Vista de Centros de Coste 3.2.3.1 Control y Seguimiento 3.3.1 Detalle de la tarea 3.3.2 Histórico de Tareas
4.3.1.1. Estructura de páginas
Se accederá a “eServiciosEmpleado” desde la Intranet corporativa de la empresa, dándose de alta como usuario y haciendo clic sobre el enlace de “Servicios Generales del Empleado”.
La aplicación “eServiciosEmpleado” mostrará en el portlet izquierdo (menú lateral izquierdo) un listado con los servicios disponibles en ese momento (Carta de Servicios). El portlet central quedará dividido en dos áreas verticales. La primera mostrará “Mis Servicios”, la segunda mostrará la “Bandeja de Solicitudes” ( lista de tareas ).
Fig.4.2. Estructura de la página principal de “eServiciosEmpleado” Listado de
servicios disponbles
Servicios Generales del Empleado
4.3.1.1.1. Listado de servicios disponibles
En el portlet izquierdo el usuario sólo verá los servicios sobre los cuales tiene acceso, y accederá a la página de detalle haciendo clic en el literal. La página de detalle mostrará las siguientes secciones:
La descripción del servicio Las características del servicio Procedimiento de solicitud
Hipervínculo de acceso al manual de usuario Preguntas más frecuentes
Enlaces a cada uno de los procesos que están asociados al servicio (provisión, operación, mantenimiento o baja).
La página mostrará primero los titulares de cada sección y a continuación las secciones desarrolladas. Mediante anclas será posible desplazarse a cada sección y volver al inicio.
Cada uno de los enlaces a los procesos asociados al servicio conducirá al usuario a una página con un formulario de solicitud del servicio. En caso de que el servicio tenga asociado un inventario, el formulario dispondrá de un enlace que permitirá al usuario seleccionar o visualizar los datos que necesite. Una vez completado el formulario el usuario enviará la solicitud con lo que pondrá en marcha el proceso de workflow correspondiente.
Fig.4.3. Solicitud de un nuevo Servicio
Homepage Tu entorno de trabajo Servicios Generales Provisión Operación Mantenimiento Baja
Formulario de solicitud Inventario (si se necesita)
Confirmación de la solicitud. Lanzamiento del workflow
El formulario de solicitud estará estructurado en tres partes diferenciadas:
Datos Generales
Datos que obtiene el sistema directamente y que mostrará en campos de texto que pueden ser editados (para el caso en el que la solicitud la realice una persona en nombre de otra).
o Nombre del usuario
o Centro de coste al que pertenece o Fecha del día
Datos específicos al servicio que se solicita
Datos que el usuario debe rellenar para poder solicitar la petición de servicio. Los campos serán de tipo numérico, texto simple, área de texto, fecha, lista de valores o inventario.
En el momento de la definición del servicio, se especificará el tipo de campo y si lo ha de rellenar el solicitante o no.
Datos de Inventario
Aquellos servicios que tengan asociado un inventario a la solicitud permitirán la introducción en campos de un formulario de los datos iniciales de entrada al inventario que permitan acotar la búsqueda y comprobar la disponibilidad. Una vez el usuario haya seleccionado el recurso que quiera solicitar, el inventario devolverá al formulario de solicitud los datos correspondientes.
Una vez completado el formulario se almacenarán los datos de la solicitud y se lanzará el workflow correspondiente.
4.3.1.1.2. Mis Servicios
El portlet mostrará un listado con los nombres del servicio en ejecución para el usuario conectado (le acompañarán los costes de operación de cada uno con periodo mensual y el acumulado anual).
Los servicios aparecerán ordenados primero por clasificación de servicio (continuo o puntual), por el servicio en sí mismo, y en orden cronológico mostrando el último solicitado en primer lugar.
Haciendo clic sobre el nombre del servicio será posible acceder a un detalle del servicio con los consumos y costes generados. En este detalle será posible conocer el estado en el que se encuentra (para aquellos que estén en trámite junto con los comentarios introducidos por los diferentes implicados en el proceso de validación o aprobación del servicio).
Vista para los responsables de los centros de coste
Existirá una vista especial para los responsables de cada centro de coste a la cual se accederá mediante un enlace solo visible para estos usuarios. Este enlace conducirá a una página que mostrará los servicios del centro de coste al que pertenece junto con el usuario que lo ha solicitado y el coste del servicio. Los servicios aparecerán ordenados por tipo de servicio. Se mostrarán para cada tipo ordenados por su estado (incompleto, completo) y en orden cronológico.
Haciendo clic sobre uno de ellos se accederá al detalle individual de consumos. Este detalle individual será el mismo que visualicen los usuarios que lanzaron el servicio.
Desde esta vista, se tendrá acceso a las páginas de control y seguimiento, en las cuales el responsable del Centro de Coste podrá introducir el presupuesto asignado por cada tipo de servicio (y el total por centro de coste, se dará una funcionalidad que sume todas las asignaciones para que el total cuadre con la suma de los parciales).
4.3.1.1.3. Bandeja de solicitudes
La bandeja de solicitudes mostrará en un listado las tareas pendientes de realizar y un enlace al histórico de tareas realizadas. El histórico de tareas constará de seis meses de tareas por cada tipo de servicio.
Se ordenarán las tareas por:
Perfil /rol (si el usuario tienen más de un perfil o rol) Tipo de servicio (continuos o puntuales) y servicio
Prioridad (sólo para los operadores de “eServiciosEmpleado”) Fecha
Para cada tarea del listado se mostrará el nombre de la tarea a realizar y la fecha de asignación de la tarea. Haciendo clic sobre la tarea se accederá a una página en la que se visualizará un texto estándar en la que se describe la tarea a realizar, un formulario que permitirá introducir los datos necesarios y con un campo comentarios. La página, además, dispondrá de dos botones de decisión (completado o denegado).
Cuando el usuario haya completado la tarea que se le ha asignado, hará clic sobre el botón completado y automáticamente el workflow pasará a su siguiente estado. El usuario encargado de la siguiente tarea podrá visualizar el campo comentarios acompañando al texto estándar de la solicitud de tarea.
En caso de no poder realizar la tarea por los motivos que sea (solicitud denegada, falta de información, falta de unidades, etc) el usuario rellenará el campo comentarios con los motivos del rechazo. Una vez haya acabado hará clic sobre el botón denegar y automáticamente se enviará un e-mail al solicitante con el texto introducido en el campo comentarios.
Funcionalidades específicas para los usuarios de “eServiciosEmpleado”
El usuario administrador de “eServiciosEmpleado” (superusuario) tendrá funcionalidades extra para la gestión de los servicios.
Podrá tomar el lugar de cualquier perfil en el WF para poder aprobar o denegar cualquier etapa del WF.
Cuando le llegue el WF podrá asignarle la categoría de prioritario o no para que los operadores asignados le den mayor importancia.