Existen varias alternativas que se podrían implantar para agilizar las compras de suministros en Anecoop. La primera alternativa que se contempla se basa en el término anglosajón E-Procurement, aprovisionamiento electrónico, el cual consiste en usar Internet o el correo electrónico para identificar y negociar con proveedores y compradores. Otras alternativas serían usar el software de gestión “SAGE X3”, que es el ERP que se utiliza en Anecoop para la gestión contable y administrativa, “SAP”, “SQL PYMES” un software de gestión de pedidos, también sería útil “GoldenSoft” un software especializado en gestión de compras. Todos ellos, al ser modelos estándar y no estar desarrollados a medida, sería necesaria su personalización en base a unos parámetros definidos previamente, y dependiendo del grado de ajuste que se viera necesario, sería o no interesante implantarlo o no.
De un modo escueto, se define E-Procurement como el “business-to-business e- commerce” (B2B), es decir, es el comercio electrónico entre empresas o la realización de compras basándose en la web. Aunque también se han dado definiciones más extensas en las que se recoge la existencia de un acuerdo con los suministradores que tiene por finalidad la realización de transacciones electrónicas sobre redes seguras, y que permite el inicio automático de órdenes a partir de los datos de inventario, la identificación de proveedores y la realización de transacciones financieras.
Normalmente, la expresión de e-procurement hace referencia a la existencia de una intranet soporte y a la comunicación a través de líneas dedicadas (The case for web- based procurement, 2002), no es raro que dentro de dicha expresión se incluyan diversas herramientas con distinto alcance, como:
Correo electrónico y demás sistemas de mensajería para la transmisión de información.
Portales que contienen mercados destinados a poner en contacto a agentes (marketplaces).
Sitios web con catálogos que ofrecen información y, a veces, posibilidades de compra on-line.
Sitios web de subastas. Entre ellos destaca la posibilidad de realizar subastas inversas (reverse auctions), en las que se consigue el menor precio posible para un artículo.
Sistemas que soportan el suministro global. El suministro global (global sourcing) permite encontrar proveedores adicionales, mejorar las comunicaciones, usar tecnología punta, optimizar el uso de los recursos y reducir los costes totales de aprovisionamientos.
El coste de los sistemas e-procurement todavía es mayor que el de los tradicionales Intercambio de Datos Electrónicos (EDI), quedando así restringido a empresas de gran tamaño. En lo que se refiere al tipo de productos, tampoco son capaces de tratar con la complejidad que supone la compra de elementos de bajo volumen, alto coste, con ofertas formales y términos complejos, por lo que se han dedicado a las compras de productos y servicios repetitivos que no se integran en el producto, los denominados materiales indirectos o MRO (Mantenimiento, Reparación y Operación). (The case for web-based procurement, 2002)
Dentro de los sistemas E-PROCUREMENT, o directorio de proveedores, existen varios tipos de programas que ayudan a llevar a cabo los procesos de negocio electrónico, ellos son el ERP, E-sourcing, Fulfillment o e-fulfillment, Marketplace o e- market.
Los sistemas ERP se definen como un sistema de información para la gestión empresarial que integra el flujo de información, mejorando los procesos internos en diversas áreas como la financiera, la comercial, la de Recursos Humanos, la logística o la de producción. El mayor problema de estos ERP’s como se comentaba antes, es que no se acoplan al 100% a las necesidades de las empresas y casi siempre necesitan de desarrollos paralelos que los complementen. Para que un sistema ERP sea conveniente para una empresa debe abarcar al menos el 80% de los procesos de negocio de la empresa en cuestión.
El término e-sourcing (aprovisionamiento electrónico) “hace referencia a la compra de productos estratégicos utilizando medios electrónicos” (El comercio electrónico en España hoy: aspectos cuantitativos y cualitativos, 2004). En este caso, el proceso tradicional de compras sigue estando controlado físicamente pero se complementa con el uso de Internet como refuerzo en las negociaciones. Los principales apoyos de los medios electrónicos hacen referencia a la simplificación y estandarización las peticiones de información (RFI-Request for Information), de propuestas (RFP-Request for Proposal), y de cotizaciones (RFQ-Request for Quotation), a los análisis de precios, propuestas y demás información procedente de cada proveedor, y a la gestión de los contratos.
El e-fulfillment, trata de la ejecución de la orden de pedido o cumplimiento, “recoge el conjunto de actividades necesarias para atender un pedido que se ha realizado a través de Internet” (El comercio electrónico en España hoy: aspectos cuantitativos y cualitativos, 2004). Se entiende, por tanto, que es un concepto más restringido que e- procurement o e-sourcing, ya que no incluye las primeras fases de búsqueda, negociación y selección del suministrador.
Según Pardo Bustillo (2004), en su artículo de “el comercio electrónico”, las claves del éxito de esta herramienta radican en la flexibilidad horaria y rapidez de las entregas, en la flexibilidad de los modos de pago y en una buena gestión de las devoluciones. Sin embargo, estos elementos son de difícil consecución debido a la gran variedad de productos, a entregar en pocas cantidades en diferentes puntos de entrega, con específicos medios de pago y que provienen de una gran diversidad de suministradores, generando así enormes cantidades de flujos de información interrelacionados de difícil gestión. La integración de los sistemas informáticos de la empresa con los de sus proveedores, puede facilitar esta gestión y evitar que las ventajas de la compra electrónica se vean mermadas por un mal sistema de cumplimiento de pedidos.
Otra alternativa, puede ser el “marketplace” o e-market, o mercado electrónico, es un sitio web que tiene por finalidad poner en contacto a compradores y vendedores, a través de la publicación de información sobre ellos y sobre sus productos. En los marketplaces se ofrecen catálogos de información, bienes y servicios, suministrados por varios proveedores; al coincidir simultáneamente las ofertas de varios proveedores competidores entre sí, la asimetría de información puede favorecer al comprador a cambio de perjudicar al vendedor.