1. Referencia al requisito:
La organización debe llevar a cabo auditorías internas a… (Continuar leyendo en la norma).
2. Comprensión y comentarios del requisito:
Llegados a este requisito la norma nos exige que debemos hacer una auditoría interna en nuestra empresa de nuestro sistema de gestión de la calidad y planificarla mediante un programa de auditoría.
Existe cierta confusión entre el concepto de “programa de auditoría” y otro relacionado con este llamado “plan de auditoría”. Veamos antes de seguir avanzando ambos conceptos y conocer la diferencia entre ellos: “Programa de auditoría”: Documento en el cual se
especifica el conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas a examinar nuestro sistema de gestión de la calidad.
Se trata por tanto de un documento en el cual describimos las auditorías que vamos a realizar en nuestra empresa, cada cuánto tiempo se harán y qué áreas de la empresa se auditarán en cada auditoría.
“Plan de auditoría”: Descripción de las actividades y de los detalles que se llevarán a cabo en una auditoría.
Un plan de auditoría contendrá el detalle de los requisitos que se auditarán, incluyendo la hora de comienzo, desarrollo y finalización para cada una de ellos. Se trata de una agenda cerrada en dónde se detalla qué requisito de la norma se auditará a lo largo de la jornada de auditoría. El propósito de la realización de la auditoría es: a) verificar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con: 1) los requisitos propios de la empresa en relación con su sistema de gestión de la calidad: es decir que no existan incongruencias entre lo que redactamos en los procedimientos de trabajo y lo que se realiza en la realidad. Y además que los registros y documentos que se mencionan en el sistema de gestión de la calidad se aplican en el día a día de la organización.
2) los requisitos de esta Norma Internacional: es decir que se cumplen los requisitos de esta norma.
b) que se implanta el sistema de gestión de la calidad correctamente y se mantiene eficazmente.
Para conseguir el propósito descrito anteriormente, nuestra empresa debe: a) mantener un programa de auditoría que incluya la frecuencia (cada cuento tiempo realizar una auditoría), los métodos (mediante la realización de pruebas selectivas basadas en muestreo aleatorio), responsabilidades (quién será el auditor y quién el auditado), elaboración de informes y teniendo en cuenta además la importancia de los procesos a auditar (los cuales llevarán más
tiempo de revisión que los demás), los cambios realizados por la empresa (deberán auditarse) y los resultados de las auditorías previas (a tener en cuenta para revisar si se han solucionado problemas del pasado).
b) definir los criterios de auditoría (políticas, procedimientos o requisitos que se usan como referencia para comparar con una evidencia hallada en la auditoría) y el alcance de cada auditoría (la actividad concreta que se va a certificar, estableciendo la extensión y límites de la auditoría).
c) seleccionar el auditor y llevar a cabo la auditoría para asegurarse de la objetividad e imparcialidad (seleccionar a un auditor que sea objetivo e imparcial, podrá ser una persona de externa o interna de nuestra empresa que tenga los conocimientos suficientes para realizarla pero nunca podrá auditar su propio trabajo).
d) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informan a la dirección.
e) realizar las correcciones y acciones correctivas pertinentes (solucionando las no conformidades halladas en la auditoría).
f) mantener información documentada del programa de auditoría y del informe de auditoría.
3. Cómo cumplir con el requisito
Conocidas las exigencias y particularidades de este requisito, la mejor forma de cumplir con éste será preparar un procedimiento en el que establezcamos: a) El programa de auditoría En este epígrafe deberemos determinar la frecuencia al realizar la auditoría interna, el método de auditoría utilizado y situaciones a tener en cuenta para la realización de la auditoría.
La frecuencia de la auditoría deberemos realizarla al menos una vez al año, la razón es que nuestra empresa recibirá la visita del organismo certificador anualmente, por tanto deberemos revisar el sistema con anterioridad a dicha visita.
Dado que la auditoría se realizará en un momento acotado del tiempo y por lo tanto será imposible revisar el cien por cien de las operaciones de una empresa, el método de auditoría definirá el procedimiento utilizado por el auditor para recabar una opinión objetiva en su trabajo. Lo normal es basar la auditoría en la realización de pruebas selectivas, seleccionando al azar actividades, registros, documentos para revisar las operaciones de la empresa que se está auditando.
Además a la hora de programar la auditoría, existirán situaciones a tener en cuenta para la realización de las mismas como son las áreas más importantes de la empresa, aquellas áreas que hayan sufrido cambios importantes y la experiencia de auditorías previas en dónde existieron no conformidades.
b) Auditores internos La elección del auditor debe garantizar la objetividad e imparcialidad del mismo. Es decir que los juicios emitidos deberán basarse en pruebas objetivas y no desde un punto de vista personal o subjetivo. El auditor podrá ser una persona externa o también interna de la organización teniendo en cuenta que el auditor no podrá tratarse de la persona responsable del sistema de gestión ya que el auditor no podrá auditar su propio trabajo.
Las competencias (educación, conocimientos, habilidades y experiencia) que deberá tener el auditor interno serán impuestas por la empresa auditada teniendo en cuenta el trabajo que se va a realizar.
c) Realización de la auditoría y plan de auditoría A la hora de realizar la auditoría habrá que dejar constancia de la misma en un informe de auditoría que contenga: el alcance de la auditoría (los límites de la auditoría), el plan de auditoría (la agenda con los requisitos a auditar en las horas establecidas) y definir el criterio de auditoría (las políticas, procedimientos y requisitos que se han tenido como referencia para comparar los hallazgos de la auditoría).
d) Hallazgos de la auditoría Se trata de los resultados de auditoría detectados, podrán ser cumplimientos o incumplimientos. Todos los hallazgos se deberán documentar en un informe de auditoría y entregarse al responsable de la empresa. Los problemas detectados durante la auditoría se deberán solucionar con correcciones y acciones correctivas (ambos conceptos se definirán en el requisito 10.2).
Muchos lectores se podrán preguntar el cómo detectar y conocer incumplimientos durante la auditoría. Bien, para ello deberemos tener en cuenta el criterio de auditoría:
Se audita contra la propia norma UNE-EN-ISO 9001:2015
Se audita contra la política, procedimientos y requisitos que se han definido dentro de nuestro sistema de gestión de la calidad.
Por lo tanto el auditor revisará que se cumplen todos los requisitos de la norma internacional y a la vez que se cumple lo que tenemos definido dentro de nuestra política, procedimientos y requisitos de nuestro sistema de gestión.
Tan solo existirán por tanto incumplimientos por parte de uno de estos dos motivos a los cuales llamaremos no conformidades (concepto que se definirá en el requisito 10.2).
4. Información documentada para cumplir con el requisito:
En nuestra carpeta “toolkit” encontraremos un procedimiento P-09-01.Auditoría_Interna el cual contiene los apartados descritos anteriormente que desarrollan las exigencias del presente requisito.
Además encontraremos dos registros R-09-05.Programa_de_Auditoría y R-09- 06.Informe_de_Auditoría_Interna con los formatos preparados para recoger el programa de auditoría y las evidencias de la auditoría respectivamente.
5. Posibles preguntas de auditoría externa y sus respuestas para
defender el sistema de gestión.
periódica?
Respuesta: Si, tenemos preparado un procedimiento de trabajo que hemos llamado “Auditoría Interna” en el cual detallamos la periodicidad de la realización de la auditoría, en las que hemos establecido una frecuencia anual.
Pregunta: ¿Dicha planificación se detalla en algún programa de auditorías?
Respuesta: Si, tenemos un registro que hemos denominado “programa de auditoria” en dónde reflejamos la frecuencia de la auditoría interna y las áreas a auditar.
Pregunta: ¿En el momento de realizar la auditoría interna en dónde se reflejan los criterios
de auditoría, el equipo auditor y el alcance de la auditoría?
Respuesta: Lo reflejamos en el propio informe de auditoría junto con el plan de auditoría.
Pregunta: ¿Cómo se aseguran en la organización de la objetividad e imparcialidad del
equipo auditor interno?
Respuesta: Mantenemos una descripción del puesto de trabajo del auditor interno especificando las competencias que ha de tener la persona que realiza la auditoría interna. Se detalla claramente que los juicios y opiniones del auditor se deben basar en evidencias objetivas y en caso de ser el auditor una persona interna de la empresa deberá poseer las competencias reflejadas en el puesto y nunca podrá auditar su propio trabajo.
Pregunta: ¿Cómo se aseguran en la organización la comunicación de la información a la
alta dirección del resultado de la auditoría y la resolución de las desviaciones detectadas?
Respuesta: El informe de auditoría interna se entrega a la dirección de la empresa y se establece e implanta un plan de acciones correctivas para solucionar las no conformidades detectadas durante la auditoría interna.