El módulo de solicitudes será el encargado de sistematizar y controlar muchas de las actividades y procesos realizados en la Subgerencia Comercial y las otras subgerencias asociadas a los procesos de ésta, llevando un registro inicial de cada actividad y asociándolas a una serie de tareas que deben ser realizadas para poder llevar a feliz término un proceso.
Por este módulo será posible configurar procesos desde los más simples como por ejemplo la recepción de un documento, hasta la creación de matrículas de predios o actualización de datos básicos en los suscriptores, o medidores; además también de debe poder asignar responsables a estos procesos ya sea funcionarios o secciones completas de la empresa.Distribución de Matrículas por Ciclos de lectura
Cada matrícula creada en el sistema de información debe tener asignada un grupo de variables que contienen la información de ubicación y orden que le corresponde a cada una para hacer más eficientes y ordenados los procesos de lectura, impresión y reparto de la facturación, estas variables serán Ciclo, Ruta y Consecutivo. Cada Matrícula debe tener una y solo una combinación de éstas y deben ser asignadas después del proceso de creación de la matrícula.
Este proceso informático se desarrollará a través de la metodología de trabajo Work Flow, la cual se describirá a continuación.
3.7.2 Sistema Work Flow
La configuración de procesos en el sistema de información y atención de usuarios se debe realizar mediante un esquema dinámico, a través del cual según lineamientos de la organización o regulaciones del estado, frecuentemente se deben implementar nuevos procesos o modificar los existentes, con el fin de optimizar el servicio, adecuarse de manera flexible a las necesidades
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empresariales o adecuarse a nuevas reglamentaciones y regulaciones para el sector de servicios públicos.
Esta metodología dinámica conocida como WorkFlow o Flujo de trabajo, permite la creación de nuevos procesos mediante la construcción de grafos, la definición de pasos o nodos del grafo secuenciados ordenadamente, la asignación y creación de variables, responsables, plazos de ejecución por paso y la asignación de prioridades por grafos o por pasos dentro de los grafos y generación de tareas.
Cada proceso o grafo se conocerá como una solicitud, la cual se identificará mediante la variable Número de Solicitud y dentro de éstas, cada paso se identificará con el número del cumplido.
El control al trabajo y la ejecución de cada tarea en cada paso se realizará a través de los cumplidos. Un cumplido será la ejecución de un paso del grafo y su promoción a otro paso o finalización del proceso.
La ejecución de estos pasos tiene asociado un porcentaje de ejecución, que indica que el cumplido se ejecutó y en qué porcentaje, por defecto será del 100%. Si en una tarea a consideración del usuario el porcentaje de ejecución es menor, antes de poder continuar al siguiente paso, esta debe ejecutarse cuantas veces sea necesario hasta que se logre la ejecución total. En cualquiera de los pasos se podrá ir a un nodo con el nombre anulado, que indica que el proceso completo ha sido cancelado. El trámite por cada nodo quedará documentado con la información del usuario, observaciones, fecha, hora y el motivo por el cual este se realiza.
A cada paso de un proceso o grafo se le asignarán tiempos máximos permitidos para su realización, esto permitirá controlar el avance de cada tarea y determinar cuáles están próximas a vencerse, que disponibilidad de tiempos existen para su atención y cuales han superado esos tiempos o se encuentran vencidas. La atención de las solicitudes debe ser gestionada por el sistema de información para priorizar su atención por fecha de vencimiento o por prioridad del proceso.
Las variables creadas para cada nodo del proceso, se deben poder relacionar con la información de las tablas de la base de datos de la aplicación.
El sistema de información debe permitir lo siguiente con respecto a la metodología Work Flow: 1. Creación de Nuevos Procesos o Grafos.
2. Asignación del Usuario Responsable o líder del Proceso y área de la organización encargada de gestionarlo.
3. Creación de Pasos por Proceso. 4. Definición de tareas por paso.
5. Ordenamiento secuencial de los Pasos. 6. Plazos de atención y respuesta a Pasos.
7. Asignación de Pasos a Usuarios, Grupos de Usuarios o Perfiles de usuarios. 8. Asignación de Recursos.
9. Creación y asignación de variables por Paso.
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11. Se debe documentar cada proceso mediante un esquema de ayuda en línea y permitir consultar esta información por cada usuario o líder.
12. El sistema de información debe alertar a cada usuario y líder sobre sus tareas pendientes por realizar en cualquier paso o grafo.
13. Debe existir un tablero de control o reporte de todos los procesos que se encuentran en trámite por grafos y por áreas de la empresa para permitir a los líderes y usuarios de los procesos conocer y gestionar las tareas pendientes.
14. La metodología Work Flow debe hacer parte integral del Sistema de Información Comercial, NO debe operar de manera externa o con herramientas independientes, y no debe tener restricción para la cantidad de usuarios que pueden utilizar los grafos y procedimientos creados.
15. La configuración de procesos o creación de grafos estará bajo la responsabilidad y disposición de un usuario del sistema de información comercial, funcionario de la empresa con perfil administrador. Este usuario debe poder crear los procesos de manera autónoma sin requerir el proveedor para diseñar, configurar y colocar en ejecución los procesos.