Decomposition

A continuación, se describen los diferentes sistemas de información y comunicación con los que cuenta la Universidad y el Proyecto Curricular, en ellos se hace una breve descripción, link de la página web, dependencia en la que corresponde y funciones.

4.1.1.1. Sistemas de información

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas cuenta con una serie de sistemas de información, las cuales están conformadas con plataformas, buscando que estas funcionen adecuadamente, según el documento Informe de Autoevaluación con fines de Acreditación Institucional (2015), la Universidad cuenta con los siguientes sistemas de información:

BDIGITAL. Es la página web del sistema de bibliotecas de la Universidad Distrital, donde se encuentran una gran diversidad de recursos electrónicos de excelente calidad, direccionados a diferentes áreas de conocimiento sirviendo de apoyo al aprendizaje e investigación, poniendo la información a disposición de cualquier persona. (BDIGITAL, s.F)

La comunidad de la Universidad (estudiantes, docentes administrativos, directivos) con su usuario y contraseña (documento de identidad), puede acceder a los recursos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Adicionalmente BDIGITAL se encuentra desplegado en http://bdigital.udistrital.edu.co/ y a través de este se puede encontrar:

 Enciclopedias  Ebooks  Bases de Datos  Periódico  Películas  Documentales  Música  Imágenes

 Herramientas de análisis de impacto  Gestores de referencias bibliográficas

Centro de Investigaciones y Desarrollo Científico (CIDC).Es un componente de la Aduanilla de Paiba, que tiene como misión reglamentar, promover, controlar, evaluar, y socializar la investigación basándose en políticas con tendencia al desarrollo, consolidando esta actividad como función primordial de la UDFJC. El cual se encuentra desplegado en http://cidc.udistrital.edu.co/web/, allí se puede apreciar información general del CIDC (Misión/Visión, nomograma, comité de investigaciones, equipo de trabajo, plan maestro, entre otros), la estructuras de investigación que maneja la UDFJC, convocatorias (las cuales tiene su objetivo, a quienes van dirigidas, además permite mediante vinculo ver más información), documentación (refiriéndose a informes de gestión, actas del comité, formatos, circulares, procesos y procedimientos, etc.), publicaciones, recursos de investigación, servicios, eventos y noticias. (CIDC, s.F).

Centro de Relaciones Interinstitucionales (CERI). Direcciona y gestiona la Interinstitucionalización y la internacionalización por medio de acciones de direccionamiento estratégico para la inmersión y participación de la sociedad en la sociedad de conocimiento a nivel local, nacional e internacional. La página web donde se encuentra es http://ceri.udistrital.edu.co/, en esta plataforma se observar e interactuar con la información de movilidad e internacionalización, información general del CERI, invitaciones o convocatorias, cooperaciones en los que se encuentra la UDFJC con otras entidades, redes, agencias o programas, entre otros aspectos que permiten conocer la gestión de las relaciones internacionales e interinstitucionales de la Universidad. (CERI, s.F)

Comité Institucional de Autoevaluación y Acreditación (CIAA): es el sistema de apoyo a la evaluación en la UDFJC, que busca promover la participación de todas las partes involucradas en este proceso (administrativos, docentes, estudiantes) facilitando el trabajo en equipo, siendo un proceso de revisión integral, continuo, sistemático y organizado para conseguir los fines esperados. Se encuentra despegado en http://autoevaluacion.udistrital.edu.co/version3/, este permite obtener información en relación a los procesos de autoevaluación y acreditación de la Universidad, adicionalmente, está vinculado con el SIAUD. (CIAA, s.F)

El Centro para Computación de Alto Desempeño (CECAD). Fomenta la investigación y transferencia de conocimientos de las áreas que le competen a la UDFJC enfocadas en el desarrollo y fortalecimiento de la comunidad académica institucional y nacional, siendo un laboratorio adscrito al Doctorado en Ingeniería que ofrece una herramienta para cómputo y almacenamiento de información. En https://cecad.udistrital.edu.co/index.php/home/que-es-el- cecad, se puede apreciar más información acerca de un conjunto de servicios de computación, plataformas y aplicaciones que ayudan a los investigadores y usuarios a ejecutar sus proyectos de acuerdo a sus necesidades particulares. (CECAD, s.F)

El Instituto de Extensión de la Universidad Distrital (IDEXUD): es una dependencia que tiene por objeto la articulación del conocimiento académico, cultural, técnico, tecnológico, científico e investigativo, en pro del bienestar tanto de la sociedad, como de la comunidad académica por medio de proyectos interinstitucionales y programas de proyección y responsabilidad social universitaria. Este tiene su página web que se despliega en http://idexud.udistrital.edu.co/idexud/vinculacion.php, en este se aloja la información correspondiente a extensión de la UDFJC, los vínculos con las unidades de extensión de cada facultad, las modalidades de extensión, contratación y convocatorias, notificaciones por aviso, además de otras herramientas que permite actualizar banco de perfiles. (IDEXUD, s.F)

Adicionalmente dentro de esta plataforma se encuentra el Sistema de Información de Extensión – SIEXUD – (http://idexud.udistrital.edu.co/idexud/siexud/index.php#), comprende la planeación, diseño, desarrollo e implantación de un sistema que permite en forma integral, organizada y segura; el registro de la información en forma detallada y efectuar el control y seguimiento a los Convenios o Proyectos de extensión que suscriba la Universidad. En sus diferentes fases, el sistema contempla la ejecución y control de procesos alrededor de los

Convenios y la Contratación derivada por cada uno de ellos en cuanto a Recurso Humano y la adquisición de bienes o servicios. A este sistema tendrán acceso todos los actores tanto internos como externos de la Universidad. Su estructura está basada en los actores que interactúan con los procesos que se realizan alrededor de los Convenios, tanto en el IDEXUD como en las áreas de extensión de la Universidad, como se evidencia en la Figura 1, donde el Esquema del SIEXUD, permite comprender el proceso o los actores que intervienen en un proyecto o convenio. (SIEXUD, s.F)

Figura 1 Esquema del Sistema de Información de Extensión – SIEXUD

Fuente: SIEXUD

Instituto para la Pedagogía, la Paz y el Conflicto Armado (IPAZUD). Es una unidad académica de la UDFJC, que tiene como función desarrollar actividades de enseñanza, investigación y extensión, con el fin de promover en la comunidad estudiantil una identidad ciudadana, ética y pluralista. Está desplegada en https://ipazud.udistrital.edu.co/index.php (IPAZUD, s.F)

Instituto de Lenguas de la Universidad Distrital (ILUD): tiene como fin aportar a la formación de talento humano integral, con capacidad de proponer cambios en su entorno, partiendo de reflexiones dadas por el aprendizaje de diversas lenguas, orientado en el desarrollo

para la educación, así como desarrollo humano. La plataforma en la cual se despliega es http://ilud.udistrital.edu.co/2.0/web/, en la cual se puede interactuar para obtener información actualizada de acerca de matrículas y costos, procesos para el exámenes de clasificación, horarios y Sedes del ILUD, cursos de segunda lengua para adultos, niños y adolescentes, planes de estudio, contenidos programáticos, talleres y actividades complementarias, noticias, procedimiento para solicitar una constancias, certificaciones y carnetización, acceso Moodle y a la autoevaluación, información sobre aplazamientos y reembolsos, entre otros. (ILUD, s.F)

Red de Investigaciones de Tecnología Avanzada (Red RITA). Esta se puede desplegar en https://rita.udistrital.edu.co/. Red RITA es una red académica con el propósito de implementar, mantener y dar soporte a una plataforma tecnológica de alta velocidad y servicios asociados, lo anterior con fines de apoyar la ejecución de proyectos de investigación, innovación científica, desarrollo tecnológico, apoyo a procesos académicos basándose en medios virtuales y crear nuevos protocolos y estándares para compartir información entre comunidades académicas, científicas e investigativas de la ciudad, la región y el país. (RITA, 2019)

Red de Datos UDNET: Es el equipo de WEBMASTER de la Universidad Distrital, dependiente de la Vicerrectoría, que se encarga de toda la infraestructura y la operatividad de los sistemas de información y comunicación, por medio de la configuración y el monitoreo continuo de cada plataforma gestionada para, de esa manera, se garantizar la disponibilidad de los recursos y servicios que ofrece la Universidad a través de proyección tecnológica, asesoría y soporte técnico especializado. (UDNET, s.F)

Esta será la administre y proyecte la innovación en los sistemas de telecomunicaciones bajo lineamientos de alta calidad; su infraestructura será la plataforma que soporte el desarrollo de las redes convergentes, integrando los medios interactivos, las comunicaciones y el acceso a la información, además, como se evidencia en la Figura 3, la Red UDNET, es la encargada de mantener la conectividad con todas dependencias de cada facultad, en general de la comunidad académica y administrativa de la Universidad. De igual manera su página web se encuentra disponible en http://udnet.udistrital.edu.co:8080/index, allí se evidencia diferente información de la misma, la cual permite de los usuarios o las personas interesadas sobre la red UDNET puedan encontrar información en relación a la red, manuales, documentos de las comunicaciones, web y

plataformas, adicionalmente tiene unos tips de seguridad, como lo son Alerta sobre correos maliciosos, Amnesia Digital, entre otros como se observa en la Figura 2 Tips de seguridad.

Figura 2 Tips de seguridad

Fuente: Esta información más amplia se puede encontrar el plataforma Red UDNET, específicamente en este enlace http://udnet.udistrital.edu.co:8080/seguridad

La figura anterior permite apreciar la conectividad de Topología de la Red de Telecomunicaciones – Canales de datos y Acceso a la internet – Vicerrectoría Académica – Red de Datos UDNET, también llamado Mapa de la red 2017, mapa físico o lógico de una red para intercambiar datos. En otras palabras, es la forma en que está diseñada la red este se puede encontrar en el enlace http://udnet.udistrital.edu.co:8080/documents/11177/457497/topologia+red+2017

Figura 3 Topología de la Red de Telecomunicaciones – Canales de datos y Acceso al internet – Vicerrectoría Académica – Red de Datos UDNET

Repositorio Institucional de la UDFJC (RIUD): es la herramienta de la Universidad donde se condensa los objetos digitales de producción Intelectual de la universidad, con el fin de proteger, preservar y difundir este tipo de información. ESTE SE DESPLIEGA EN http://repository.udistrital.edu.co/, allí se puede encontrar los diferentes enlaces de interés como lo son procedimiento entrega de trabajos de grado, instructivos autor archivo, revisor, gestor, licencia de uso y publicación (RIUD, 2019)

El Sistema de Información de la Secretaría General (SISGRAL): es una página web para hacer consultas de documentos, dichos documento hacen parte de la memoria institucional de la UDFJC, donde se puede hacer búsqueda por medio del ingreso de palabras, o seleccionar la entidad que se quiere consultar, es decir hacer una consulta de documentos por listas. Hace parte de la Secretaria General de la Universidad Distrital y se puede desplegar o realizar las búsquedas de documentos en https://sgral.udistrital.edu.co/xdata/index.php. (SISGRAL, 2019)

Sistema de Registro Único de Personas y Banco de Proveedores (ÁGORA). Este Sistema tiene el propósito de centralizar y tener actualizada la información de las personas naturales, jurídicas, públicas y privadas, sobre los productos y servicios que ofrecen, organizar localmente la demanda de productos de la Universidad Distrital con el fin de elaborar, procesar, coordinar y satisfacer las necesidades que se presenten en el tiempo. Este se puede visualizar en https://funcionarios.portaloas.udistrital.edu.co/agora/, allí se encuentra la pantalla de inicio del sistema ahora, posteriormente para iniciar sesión, se ingresa su usuario y contraseña, las credenciales son correctas será dirigido automáticamente a la pantalla principal del sistema en el menú se podrá encontrar las opciones habilitadas según el rol. (OAS, 2017)

Se implementa el sistema ÁGORA, que es alimentado directamente por los usuarios del sector comercial que deseen ser partícipes de los procesos de contratación; Su ejecución empleó la metodología SCRUM, no obstante el alcance que se ha dado al Sistema propone que vaya más allá de ser un Banco de Proveedores, es por ello que se contempla el registro y gestión de todas las personas que se relacionan con la Universidad, como puerta de entrada para el macro sistema de gestión contemplado para la Universidad por lo cual se conocerá como Sistema de Registro Único de Personas ÁGORA. (OAS, 2017)

De esta manera, los usuarios registrarán directamente la información a través del sitio web, aportando la totalidad de información allí solicitada como requisito habilitante de carácter técnico, con lo cual podrán ser tenidos en cuenta dentro de las distintas modalidades de contratación realizados por la Universidad. (AGORA, s.F)

Sistema de Gestión de Contratación y Compras (ARGO). El Sistema de Gestión de Contratación y Compras ARGO, tiene como fin apoyar el proceso de registro y trámite de todos los contratos de la Universidad Distrital, se realiza a través de las unidades ejecutoras y las respectivas dependencias involucradas en los procesos contractuales. Entre las ventajas del Sistema ARGO están; la optimización de los procedimientos contractuales, centraliza y facilita el acceso a la información de los contratos y contratistas, facilita la generación de reportes de los contratos y contratistas y soluciona el problema de la numeración aislada de los contratos. Adicionalmente, gestiona toda la información referente a los procesos pre-contractuales, contractuales y post-contractuales, otorgando a los usuarios una herramienta que permite la generación automática del número del contrato, centraliza y facilita la gestión de la información contractual. (UDFJC, 2017)

ARGO es usado por las dependencias involucradas en procesos contractuales las cuales son:  Oficina Asesora Jurídica.

 Sección Compras.

 IDEXUD (Contratación y Compras)

 Interactúa con el sistema único de registro de personas y banco de proveedores AGORA.

Sistema de Almacén e Inventarios (ARKA). Apoyar a la Dirección, en el desarrollo e implementación de las políticas y estrategias administrativas, mediante la coordinación, control, y realización de las actividades inherentes a los procesos relacionados con la recepción, almacenaje, distribución e inventarios de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad con el fin de salvaguardar el patrimonio de la Institución. Desplegado en https://funcionarios.portaloas.udistrital.edu.co/arka/ (ARKA s. F)

Sistema Integrado de apoyo a la Evaluación (SIAUD): Herramienta basada en las tecnologías de la información para apoyar las actividades del proceso de autoevaluación de proyectos Curriculares e Institucional.

Sistema de apoyo a Gestión de Recursos: Se divide en dos módulos, Sistema de Gestión Administrativo y Sistema de Gestión Financiero.

 Sistema de apoyo al Direccionamiento Estratégico (Atenea): Conformado por un conjunto de productos y servicios que permiten a los usuarios finales acceder y analizar de manera rápida y sencilla a la información Institucional para la toma de decisiones a nivel operativo, táctico y estratégico Atenea se encuentra desplegado en: http://intelligentia.udistrital.edu.co. (OAS, Sistema intregrado de informacion, Universidad Distrital Francisco Jose De Caldas, s.F.)

En el dominio operativo se emplea el sistema software SpagoBI, el cual provee los siguientes módulos:

- Motor de Reportes (Permite realizar reportes estructurados y publicarlos en diferentes formatos)

- Análisis Multidimensional (Permite organizar los datos para que puedan ser consultados desde diferentes perspectivas utilizando técnicas de “drill-down”, “drill across”, “slice and dice” y “drill-through processes”).

- Gráficos Estadísticos (Para la generación automática de gráficos a partir de fuentes estructuradas de datos. Permite la elaboración de más de 15 diferentes tipos de gráficos, con capacidad de ser exportados en diferentes formatos).

- Indicadores Claves de Desempeño (Provee una interfaz simple para hacer seguimiento a indicadores de procesos estratégicos).

- Tablero de Indicadores (Complementando a los indicadores claves de desempeño, los tableros de indicadores permiten analizar los datos de manera dinámica utilizando gráficos relacionados y de actualización automática).

- Inteligencia Geoespacial (Motor de información georreferenciada que permite visualizar los datos como capas superpuestas sobre mapas).

- Minería de Datos (Para extraer información analítica (patrones, tendencias, probabilidades), a partir de un conjunto de datos.

- Utiliza técnicas de inteligencia artificial), Análisis de Red (Visualizar e interpretar relaciones existentes entre diferentes entidades del sistema).

- Extracción, transformación y carga (Carga automatizada de información desde fuentes estructuradas o no estructuradas).

Según el Informe de Gestión 2018 de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, presentado por la Oficina Asesora de Planeación y Control en el mes de enero del 2019, los sistemas ARGO y ARKA, presentaron un comportamiento aceptable, los usuarios en general del aplicativo comprenden las funcionalidades del mismo y no manifiestan quejas donde expresan descontento por complejidad en el uso del aplicativo. En cuanto a ÁGORA, su disponibilidad y robustez en general no se reportaron quejas para el sistema en cuestión, sin embargo, durante este periodo a raíz de un inconveniente con los certificados de Amazon se presentaron en dos oportunidades caídas del sistema que no superaron 10 minutos de inactividad y se resolvieron, en todos los casos se respondió y se les mantuvo informados del avance del proceso y la estabilización de los entornos.

De igual manera al año 2018 el Sistema de Bibliotecas cuenta con suscripción a veintitrés (23) bases de datos que corresponde a sesenta y cinco (65) recursos electrónicos disponibles para la Comunidad Académica, con cobertura temática pertinente a las áreas del conocimiento de los Proyectos Curriculares de las diferentes facultades de la Universidad.

 Sistema de Gestión Administrativo: De manera global apoya los siguientes procesos: Gestión Contractual (SICO), Certificados Digitales (CertiUD), Gestión de Información de espacios físicos, Sistema de Gestión de Infraestructura de TI (iTOP), Sistema de Gestión de Requerimientos (Mantis), Gestión de Nómina, Gestión de Certificados Laborales (FeXPRO), Gestión de Usuarios (Lamasu4), Voto Electrónico (Perseo5). Almacén e inventarios (Arka).

 Sistema de Gestión Financiero: Encargado de apoyar los procesos de Gestión de proveedores (Banco de Proveedores7), Gestión de Cuotas Partes (OpenEVA) y Gestión de Certificados de Ingreso y Retención. Este sistema, es apoyado por SIIGO y SI- CAPITAL.

Sistema de Información Bibliográfico SIB: Integrado por cada uno de los componentes tanto humanos, físicos, tecnológicos y digitales; el cual está respaldado por el Sistema de información bibliotecaria ALEPH 500, que automatiza los procesos y la información bibliográfica (libros, revistas, y todos aquellos otros recursos de apoyo académico) del Sistema de Bibliotecas, con la posibilidad de realizar transacciones por correo electrónico, acceso a través del World Wide Web al OPAC y compatibilidad con protocolos de comunicación para el intercambio de información registrada, a su vez el SIB lo fortalecen cada uno de los recursos electrónicos de apoyo a la investigación (Bases de Datos) accesibles desde Internet a través del portal de la Biblioteca Digital (bdigital.udistrital.edu.co).

Sistema Información para la planeación, gestión y seguimiento –ICARO: Sistema de Información modular, desarrollado para ambiente web y con una interfaz gráfica para el acceso por parte de los usuarios, con el fin de ofrecer herramientas para la planeación, el seguimiento y el control de los procesos administrativos desarrollados en la Universidad, con la dirección del Centro de Investigaciones y Desarrollo Científico y la colaboración de la Oficina Asesora de Planeación y Control y el acompañamiento del equipo operativo SIGUD. Se encuentra desplegado en http://chronos.udistrital.edu.co:8095/Icaro/. Asimismo, La formulación de los Planes de Acción se hace por medio del módulo en el Sistema de Información Para la Planeación, Gestión y Seguimiento ÍCARO, con el cual se facilita y hace más eficiente este proceso. Esto con el fin de compartir un lenguaje y un enfoque común hacia el sistema de planeación de la Universidad, que permita una adecuada comunicación y coordinación entre los distintos actores. (Planeacion.udistrital, 2019),

Sistema Integrado de Gestión (SIGUD): Para la UDFJC, el SIGUD, funcionando por medio de la Oficina Asesora de Planeación y Control, es el sitio donde se albergan todas las actividades que desempeña esta institución educativa de educación superior. Se basa en la conjunción de orientaciones, políticas, metodologías, procesos, instancias e instrumentos que se centran en

garantizar que el desempeño institucional y armónico va de la mano al cumplimiento de la misión del Plan Estratégico de Desarrollo (PED), haciendo evidente la satisfacción de la Universidad, y las partes interesadas. (SIGUD, s.F)

Tabla 7 Plataforma estratégica del SIGUD Contexto Estratégico Organización

Funcional

Sistema de planeación Gestión de Calidad  Naturaleza  Misión  Visión  Principios y Carácter  Escudo  Himno  Organigrama General  Organigrama Académico  Organigrama Administrativo  Proyecto Universitario Institucional  Plan Estratégico de Desarrollo  Plan Operativo  Planes de Acción  Planes de Trabajo

 Política del SIGUD  Objetivos del SIGUD  Modelo de Operación

por Procesos

 Código de Ética y