Defining ‘Micro Responsiveness’

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El secretario de finanzas es un directivo elegido autorizado para recibir todo el dinero recaudado por la PTA. Algunas de las responsabilidades del cargo se especifican en los estatutos de unidad y otros se establece en a trabajar los procedimientos de la PTA de Consejo, distrito y del estado de California.

El secretario de finanzas puede ser un miembro del Comité de presupuesto.

Que hacer

• Al asumir el cargo, obtener todo los registros del secretario de finanzas auditados de la PTA de unidad y los materiales de predecesor. Esto debe incluir un libro mayor estándar, encuadernado; un talonario de recibos y formularios de envíos (para la transferencia de dinero a los tesoreros de Consejo y de la PTA de distrito) y un sello para el endoso de cheques, si está disponible. Se debe incluir en el libro de

procedimientos o archivo una copia a actualizada de la Carpeta de recursos de la PTA de California, Sección de Finanzas.

• Familiarizarse con todos los procedimientos de la PTA para el manejo de dinero. Éstos pueden encontrarse en la Carpeta de recursos de la PTA de California; Guía de referencia rápida de la PTA Nacional; Asuntos de dinero. Pueden ordenarse copias adicionales de las publicaciones de la PTA de

California a través de la Lista de materiales de la PTA, Introducción.

• Revisar los Estatutos para unidades locales

PTA/PTSA, para las responsabilidades establecidas. • Recibir todo los dineros, revisar los montos para

comprobar su exactitud y emitir recibo numerado para cada transacción. Todos los recibos deben ser registrados y numerados.

• Registrar todos los recibos en un libro mayor, encuadernado, indicando la fecha de recibo, número del recibo emitido, monto, de quien se recibió y para qué cuenta (por ejemplo afiliación, recaudación de fondos).

• Anotar cualesquiera reembolsos o desembolsos que necesiten hacerse.

• Preparar todas las autorizaciones de pago emitidas por la junta ejecutiva o la asociación. Si no tiene la potestad para escribir las autorizaciones, proveer al secretario de registros la información necesaria sobre los reembolsos y desembolsos a fin de que escriba las autorizaciones.

• Entregar al tesorero las facturas detalladas, boletos de compra y facturas a ser pagadas con cheque. • Preparar y firmar las autorizaciones de pago si lo

requiere la junta ejecutiva o la asociación.

• Determinar si los estatutos de la unidad requieren al secretario de finanzas depositar inmediatamente el dinero en las cuentas de cheques o de ahorros

apropiadas o bien enviarlo al tesorero luego de contabilizar adecuadamente el dinero, contra recibo numerado y fechado. Si las transacciones bancarias se realizan a través del secretario de finanzas se enviará inmediatamente al tesorero un duplicado del recibo de depósito y el formulario de envío en el que figurará la contabilización de todo el dinero recibido. • Preparar un reporte financiero mensual de todos los

dineros recibidos, los depósitos efectuados y las autorizaciones de pago preparadas.

Distribuir copias al presidente, secretario de registros y todos los directivos financieros. Guardar una copia para el libro de procedimientos del secretario de finanzas.

• Preparar un reporte financiero anual de todo el dinero recibido durante el año fiscal que termina. Las fechas de inicio y final del año fiscal de la unidad (por ejemplo 1 de julio a 30 de junio) pueden encontrarse en los estatutos de la unidad. Distribuir copias al presidente, secretario de registros y todos los directivos financieros. Guardar una copia para el libro de procedimientos del secretario de finanzas. • Presentar todos los registros para la auditoría

semestral y en cualquier momento en que un directivo de finanzas renuncie un ya no sirva ese cargo, antes de que el nuevo directivo asuma el cargo y cuando quiera que se considere necesario.

• Asistir a todos los eventos en los que hubiese que contar dinero.

• Asegurarse de que al menos dos personas cuenten el dinero juntas. Esto puede incluir al presidente del evento y el tesorero o al secretario de finanzas si es posible.

• Mantener un registro de todos los fondos

contabilizados usando el Formulario de verificación de efectivo de la Carpeta de recursos de la PTA de California.

• Asegurarse de que todas las personas que cuenten el dinero firmen el Formulario de verificación de efectivo. • No guardar ningún dinero por la noche en casa. • El dinero puede guardarse en una caja de seguridad

de la escuela por la noche si el director lo permite. Consulte los procedimientos financieros esbozados en la Carpeta de recursos de la PTA de California.

Seguridad

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La seguridad de los estudiantes y el personal escolar cuando van y vienen de la escuela es de máxima importancia. Las PTA tienen la responsabilidad de identificar y promover la conciencia sobre los problemas de seguridad en la comunidad escolar y, en

colaboración con otros, ayudar a resolverlos. La seguridad es una preocupación que crece día con día entre la gente. La preparación para hacer frente a las emergencias y a los desastres, así como la prevención de accidentes, son de gran preocupación para las personas que tienen niños bajo su cuidado en la casa, en la escuela y en la comunidad.

Las actividades que buscan promover la seguridad están estrechamente relacionadas con la PTA y pueden incorporarse dentro de sus intereses.

Responsabilidades

• El presidente debe nombrar una comisión de seguridad.

• Fomentar la participación en la creación y/o revisión anual del Plan de preparación de seguridad y emergencia/desastre y compartirlo con los afiliados y la comunidad. Involucrar a los estudiantes en el proceso cuando sea apropiado.

• Crear un plan de seguridad para transportarse que incluya las instrucciones sobre cómo dejar a los niños en la escuela, tanto en buses como en vehículos privados, así como un acceso seguro para los estudiantes que llegan a la escuela a pie o en bicicleta. Revisar y actualizar el plan anualmente, involucrando a los estudiantes y a los padres. Incluya esta información en el paquete de inscripción, sitio web y volantes. Trabaje con el gobierno local según sea necesario, para resolver los problemas de acceso.

• Familiarícese con las publicaciones de la PTA que pueden ser gratuitas o estar a la venta en la oficina de la PTA de California. Para las resoluciones y

declaraciones de la PTA de California, consulte la Carpeta de recursos de la PTA de California. (Todos estos materiales se pueden obtener por medio del presidente de la unidad, del consejo o del distrito de la PTA), CD en servicio de correo, www.capta.org). • Comuníquese con el consejo y/o distrito de la PTA

para información adicional.

• Establezca una relación de trabajo constante con el distrito escolar y con los organismos de seguridad dentro de la comunidad (por ejemplo, las divisiones comunitarias de la National Safe Kids Coalition y con la Alianza Nacional para Rutas Seguras a la Escuela (National Safe Routes to School Partnership), agencias locales del orden y entes gubernamentales). Asista a los talleres y conferencias sobre seguridad y clínicas.

• Averigüe los problemas de seguridad y las normas de la escuela y de la comunidad. Entreviste a

funcionarios de la escuela, líderes estudiantiles, oficiales de la policía y del departamento de bomberos, departamentos de salud, consejos de seguridad, clubes automovilísticos, sociedades médicas y otros.

• Determine qué instrucción de seguridad se incluye en el plan de estudios escolar, del jardín de niños al grado 12° y programas de educación para adultos. • Familiarícese con el programa del sitio o distrito

escolar para la preparación en caso de desastres, el cual es un requisito obligatorio establecido por el estado. ¿Es apropiado? ¿Está actualizado y en ejecución?

• Coopere con las autoridades escolares en informar al público sobre estos programas.

• Sugiera una encuesta en el vecindario para descubrir peligros ambientales y de sustancias tóxica y dele seguimiento con las autoridades apropiadas para su corrección y la implementación de programas de seguridad.

• Coopere con el presidente de programas para planear la exposición de un programa de seguridad durante al menos una de las reuniones de la PTA. Invite a expositores de los organismos comunitarios de seguridad. Haga anuncios y coordine las

demostraciones, las exhibiciones y la colocación de afiches en las reuniones.

• Patrocine los programas de educación para padres que los ayuden a tomar conciencia sobre la seguridad.

• Manténgase informado sobre toda la legislación local, estatal y federal referente a la seguridad. Estudie las medidas que regulan las escuelas y las zonas residenciales.

• Comparta toda la información con la unidad, el consejo o el distrito de la PTA, además de la PTA de California.

Recursos adicionales

California State PTA (Carpeta de recursos de la PTA de California); www.capta.org

Guía de seguros y prevención de pérdidas (en inglés y español) actualizada y enviada anualmente por servicio postal a los presidentes de la PTA

California Safe Kids Coalition [Coalición Safe Kids de California]

2315 Stockton Blvd., Room 4302, Sacramento, CA 95817; www.california-safekids.com

Centro de Prevención del Crimen

Oficina del Procurador General de California 1300 I Street, Suite 1150, Sacramento, CA 95814 (www.caag.state.ca.us y www.safestate.org)

Carpeta de Recursos – Agosto 2016 _DF76 Descripción de funciones Consejo de Seguridad Nacional

421 North Michigan Ave., Chicago, IL 60611; (www.nsc.org)

Instituto de Ciclismo de América 122 East 42nd St., New York, NY 10017 Instituto de Información sobre Seguros

110 William St., New York, NY 10038; (www.iii.org) Asociación de Educación Nacional

1201 16th Street, NW, Washington, DC 20036; (www.nea.org)

Safe Routes to School National Partnership; (http://www.saferoutespartnership.org/) Club de Automovilistas del Sur de California 2601 S. Figueroa St., Los Angeles, CA 90007; (www.aaa-calif.com)

Asociación de Automovilistas de California 150 Van Ness Ave., San Francisco, CA 94102; (www.csaa.com)

Listados de primeros auxilios y guía de supervivencia de la guía telefónica local

American Red Cross (Cruz Roja Americana) (www.redcross.org) (www.prepare.org) (www.redcross.org/services/prepare/ 0,1082,0_239_,00.html)

California Department of Education, Education Codes (Departamento de Educación de California Códigos de Educación) (www.cde.ca.gov)

County Disaster Plan (Plan del condado en caso de desastres)

Federal Emergency Management Agency (Oficina Federal de Manejo de Emergencias) (www.fema.gov) Governor’s Office of Emergency Services, Sacramento (Servicios de emergencia de la oficina del Gobernador, Sacramento) (www.oes.ca.gov)

School District Disaster Plan (Plan del distrito escolar en caso de desastres)

School Disaster Plan (Plan de la escuela en caso de desastres)

U.S. Coast Guard (Servicio de Guardacostas de Estados Unidos)

U.S. Department of Homeland Security (Departamento de Seguridad Interna) (www.ready.gov)

U.S. Department of Homeland Security–Links for Citizens (Departamento de Seguridad Interna–enlaces para el público) (www.dhs.gov/xcitizens/)

Life Secure Emergency Solutions; (www.lifesecure.com) 10/2008