La medición del rendimiento es uno de los retos más críticos a los que se enfrentan las organizaciones de hoy, ya que puede tener un papel clave en el desarrollo de sus planes estratégicos. Con la actual competitividad, donde las exigencias de los clientes son cada vez mayores, la posibilidad de mejora que se presenta mediante la optimización de la gerencia del mantenimiento, aparece como muy rentable. Los sistemas de índices de control, de indicadores de gestión, o de Indicadores Claves de Desempeño (KPIs), son reconocidos como elementos útiles en la gestión estratégica actual.
La primera gran exigencia es la de buscar la Excelencia Operacional del área (seguridad, confiabilidad, protección del ambiente, productividad, calidad y economía), al disminuir las pérdidas que se presentan en la operación y mejorar el desempeño de todo el personal involucrado, ya sea de producción como de mantenimiento. Este principio establece que la responsabilidad del mantenimiento es de todos y no sólo del personal que trabaja en mantenimiento.
Cuando el responsable del departamento se plantea si la gestión que se hace del mantenimiento es la adecuada, la respuesta puede ser Si, No o Regular; cualquiera de las respuestas no es satisfactoria, porque cada una tiene varios puntos intermedios de respuesta, y porque no informa sobre qué se debe cambiar para que la gestión del departamento pueda considerarse excelente. La mejor opción suele ser realizar una Auditoría del Mantenimiento, comparándolo con un departamento ideal, y poder determinar qué cosas lo separan de ese modelo. Se puede contratar la auditoría con una empresa externa, y tener la opinión desde fuera de la organización, pero también es posible realizarla desde adentro.
Las auditorías externas logran mejoras significativas en la efectividad y los costos del mantenimiento industrial, mediante la evaluación global de las actividades, el establecimiento de un programa de prioridades, y el análisis adecuado de la información, para una efectiva planificación estratégica de la gestión del mantenimiento. Hay muchas maneras para alcanzar estas mejoras. La realización de la Auditoría de Mantenimiento no es una fórmula mágica, no es el producto de consultores charlatanes; es tan solo una forma más de identificar los problemas de la compañía y proponer las mejores soluciones.
Las auditorías del mantenimiento son un instrumento fundamental de gestión para lograr un verdadero cambio de la cultura organizacional. El concepto de auditoría no debe asumirse como control o vigilancia, sino como un proceso de reflexión y dialogo que genere el compromiso para la acción. La literatura especializada sobre el tema plantea la necesidad de introducir nuevos modelos de gestión dentro de las empresas. Estos sistemas de control se basan en dar mayor poder a la autoevaluación como factor decisivo en el incremento del interés del Talento Humano con las acciones definidas para la mejora. Las auditorías deben servir para incrementar el aprendizaje y el conocimiento real de los procesos productivos.
La pregunta del millón en las compañías de hoy es, si es posible definir como debería ser un sistema perfecto de gestión. Desde luego es posible tratar de marcar unas directrices de lo que debería ser una gestión ideal o excelente, lo que se define como una Gestión de Clase Mundial. Una vez definida, se debe comparar esa gestión ideal con la que se realiza en una planta específica, y determinar si cada uno de los aspectos en que puede dividirse la gestión de la empresa se está ejecutando de la mejor manera posible. Todos los puntos que se aparten de la gestión excelente serán puntos a incluir en el plan de mejoramiento.
El procedimiento para definir esa gestión ideal (de clase mundial), para poder compararla posteriormente con la que se realiza en una planta concreta, es el siguiente:
Determinar los objetivos claves que se desea alcanzar
Determinar los factores que afectan al cumplimiento de los objetivos Fijar un estándar de excelencia para cada uno de los factores
Comprobar la situación actual de cada factor
Determinar las brechas entre el factor actual y el ideal.
Realizar la Auditoría de Mantenimiento no es más que comprobar cómo se gestiona cada uno de los puntos indicados. El objetivo que se persigue al realizar una auditoría no es evaluar al responsable de mantenimiento, no es cuestionar su forma de trabajar, no es juzgarlo; es saber en qué situación se encuentra el departamento en un momento determinado, identificar los puntos de mejoramiento y determinar las acciones que son necesarias para optimizar los resultados.
En este punto es muy importante diferenciar entre Auditorías Técnicas y Auditorías de Gestión. Las primeras buscan determinar el estado real de una planta de producción. Las segundas tratan de establecer el grado de excelencia del departamento de mantenimiento y de su gestión. Por lo tanto, el tema principal en una Auditoría de Mantenimiento es definir el “plan de acción”, en el que se identifican los problemas que se detectan en la gestión del mantenimiento, y como se propone solucionarlos. Si el objeto principal de la auditoría es identificar todos aquellos puntos susceptibles de optimización y proponer los cambios organizativos y de gestión que supongan una mejora del sistema; el informe de la auditoría debe describir la situación en que se encuentra cada uno de los aspectos analizados, haciendo énfasis en aquellos puntos en los que se detectan divergencias sobre el modelo de excelencia; además, debe proponer los cambios necesarios para acercarse a ese modelo, indicando los plazos y responsables para llevar a cabo dichos cambios.
Con respecto a los resultados alcanzados, los factores más importantes a tener en cuenta son la Seguridad, la Confiabilidad, la Disponibilidad, el Tiempo Medio Entre Fallas, el Tiempo Medio de Reparación, el número de emergencias, el número de averías repetitivas, el costo de materiales y repuestos, y el total de horas - hombre dedicadas al mantenimiento. En un sistema de mantenimiento ideal todos estos indicadores poseen un valor óptimo, y la auditoría permite su comparación con los valores obtenidos, para implementar las acciones más eficaces que faculten su evolución en un periodo de tiempo determinado.