Descriptive Analysis of ELSA Panel Data

La propuesta relacionada con el sistema de gestión de inventarios se enfoca en satisfacer las necesidades de la compañía en su búsqueda por mejorar el nivel de servicio y disminuir las probabilidades de rotura de inventario.

De acuerdo con el análisis realizado se recomienda a la organización emplear un sistema de Revisión Periódica conveniente para el tipo de actividades logísticas que desarrolla el Laboratorio. En la actualidad no se encuentra definido en la empresa ningún sistema de gestión de inventarios.

El sistema propuesto sugiere el empleo de la herramienta diseñada sumando una función a la lista de tareas del gerente de mercadeo y del coordinador de bodega de producto terminado que antes no tenían contemplada, demandando tiempo y mano de obra de estos trabajadores que se aproximan a ocho horas del coordinador al año y 2.6 horas del gerente para desarrollar esta actividad cuyos costos se estimarán en el siguiente capítulo. Ahora bien, esta herramienta debe ser alimentada con los datos de inventarios de seguridad, valores que tampoco se calculaban en los procesos del laboratorio. Para su cálculo se requiere tiempo del gerente de mercadeo quien estará también a cargo de esta tarea, destinando alrededor de 14.7 horas al año para esta actividad.

Dentro de la propuesta se sugiere la eliminación del formato para registrar las entradas a bodega de producto terminado, proponiendo la compra de un computador a ser habilitado

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en dicha bodega, de manera que se eliminen procedimientos manuales que no generan valor alguno.

De este modo, contando con el equipo se habilita el módulo de inventarios que en la actualidad se encuentra subutilizado, designando al coordinador de bodega la labor de ingresar, ya no en formatos manuales sino directamente en el sistema, las entradas de cada una de las referencias, contribuyendo a la eliminación de actividades de consignar información manual en varios formatos que tienen el mismo fin.

Bajo este panorama se considera analizar los cambios que esta propuesta genera sobre

el diagrama de flujo de proceso de “Ingreso de Producto Terminado a bodega”, a saber

Proceso: Ingreso de Producto Terminado a bodega (diagrama de flujo de proceso propuesto. Anexo 26)

Objetivo: Realizar ingreso de producto terminado a bodega actualizando información de inventarios.

Área: Gerencia de mercadeo Encargado: jefe de bodega Tiempo estándar: 50950 minutos

Diferencia tiempo estándar: 79333 minutos / Disminución del 61%

Diagrama 15. Flujo de proceso propuesto Ingreso de Producto Terminado

Fuente: Elaboración propia

De acuerdo con el anterior diagrama para el proceso de entrada de productos se elimina un retraso de 120 minutos que constituía el 18% del tiempo de todo el proceso sin contemplar el almacenamiento durante el intervalo de protección. Contando con el equipo

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que permite ingresar la información de entradas de producto al modulo de inventarios, se elimina el retraso mencionado que se daba cuando la información esperaba a ser llevada a las áreas de facturación y mercadeo en el formato manual.

Ligado a esto, en el flujo de proceso actual se presentaba la necesidad de desplazamiento del coordinador de bodega para hacer llegar la información al gerente y a facturación, actividad que se elimina al registrar la información en el sistema contable, que puede ser consultada por las demás áreas de la compañía en línea. Esto representa un ahorro de tres minutos y 9.5 metros de desplazamiento.

Como repercusión de la implantación del sistema de gestión de inventarios por revisión periódica, se pasa de almacenar el producto por tres meses a tres semanas, correspondientes a 79200 minutos en tiempo que se ahorra por concepto de almacenamiento,

Ahora el proceso cuenta con siete actividades de las cuales tres son operaciones y en total suman 45 minutos correspondientes a 75% del tiempo del proceso sin tener en cuenta retrasos y almacenamiento. Respecto a la situación actual el modelo propuesto genera una disminución del 61% del tiempo total del proceso.

Por otro lado, para ejercer control de inventarios la clasificación ABC brindó argumentos para determinar las políticas de conteos cíclicos para la corroboración física de los productos en bodega, que representaron los siguientes cambios en las actividades del proceso

Proceso: Corroboración física de inventario (diagrama de flujo de proceso propuesto. Anexo 27)

Objetivo: Realizar conteo físico de existencias de producto terminado en bodega Frecuencia: todos los días.

Encargado: jefe de bodega Tiempo estándar: 42 minutos

Diferencia tiempo estándar: 98 minutos / Disminución del 70%

Diagrama 16. Flujo de proceso propuesto Corroboración física del inventario

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El anterior diagrama de flujo del proceso denota el objetivo de eliminar actividades repetitivas en los procesos, sobretodo, lo relacionado con documentación y registro de información. En la actualidad el proceso de evaluación de inventarios está constituido por tres operaciones donde dos consisten en revisar información ya consignada en algunos formatos para copiarla en el formato de control de inventarios. Sin embargo después del análisis y de proponer la sistematización del proceso de registro de entradas se decide eliminar esas dos operaciones que constituye un re-trabajo.

Las tres operaciones de la situación actual corresponden a 78 minutos, el 56% del tiempo total del proceso, donde la propuesta logra reducirlo a 40 minutos. Luego mientras el coordinador entregaba los formatos diligenciados a las áreas interesadas se contemplaba un tiempo promedio de 60 minutos de retraso, considerando demoras mientras el trabajador contaba con la disponibilidad de tiempo de subir a entregar los documentos, y el tiempo ocioso hablando con otros compañeros o haciendo tareas que no están dentro de sus funciones. La eliminación de este retraso al tener la información en el sistema contable, que evita el desplazamiento de documentos físicos constituye un ahorro del 43% del tiempo del proceso.

El proceso de evaluación de inventarios dura aproximadamente 42 minutos cada vez que se realice correspondiente a un porcentaje de 70% de disminución de los tiempos. Es de vital importancia aclarar que este ahorro se cuantifica bajo la comparación de los tiempos del proceso contemplando el tiempo que se gasta cada vez que se realizan las actividades, en estos casos a pesar de tener una disminución en el tiempo del proceso, dentro de la propuesta se aumenta la frecuencia, pues en la actualidad se realiza en el laboratorio conteos físicos 14 veces al año aproximadamente y se sugiere mediante este trabajo que se hagan 275 conteos al año lo cual puede generar aumento de costos. Para determinar esto se realiza a continuación la evaluación financiera del proyecto.