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La Orden de Compra es un documento extracontable , el cual sirve para controlar en unidades y valores los productos que se hayan pedido a nuestros proveedores y poder controlar lo recibido por parte del proveedor

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Para elaborar una orden de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de Ordenes de compra – Elaboración de ordenes de compra.

Al ingresar a elaborar la orden de compra el sistema preguntas los siguientes campos:

 CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la orden de

compra.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con

permite consultarlos.

Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de posible entrega de la mercancía por

parte de nuestro proveedor.

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a ingresar la orden de

compra.

Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado

al nit antes digitado.

RECUERDE: El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la orden

de compra, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla consulta.

Forma de pago: Se debe digitar la descripción de la forma de pago acordada con el

proveedor.

 CAMPOS DE TRANSACCIONES

Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema

permite consultar los productos que están creados con la tecla y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.

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Búsqueda por descripción Búsqueda por producto

Búsqueda por referencia de fábrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca

Mostrar todos los productos activos e inactivos

Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B

Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a solicitar.

Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar, el sistema

cuando ya tiene movimiento trae por defecto el ultimo valor de compra.

Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el fin de

arrojar el valor total.

Porcentaje de Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si

parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra.

Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en

el momento de la creación de la orden de compra.

Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si

parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra.

Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo , si parametrizo en

el momento de la creación de la orden de compra.

Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el

momento de la creación de la orden de compra.

Porcentaje de iva: Permite colocarle el porcentaje del iva de el respectivo

producto o servicio que se haya solicitado.

Valor del iva: El sistema calcula automáticamente el valor del iva al digitarle el

RECUERDE: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la orden de

compra se debe grabar con la tecla

El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones.

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RECUERDE: Esta opción aplicaría siempre y cuando todos los productos o servicios

que se solicitan tengan la misma tarifa de iva, el mismo porcentaje de retención y el mismo porcentaje de descuento.

El sistema traerá automáticamente el numero de la orden de compra si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema no hará ninguna contabilización ya que recuerde que el documento orden de compra (Y) es un documento extracontable.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedira un comentario , para pasar con la tecla de funcion

BENEFICIOS

Este documento permite tener un control más adecuado de los inventarios pendientes de recibir, en cuanto a cantidades y precios, para así poder planificar la producción y el tiempo de entrega de un producto al cliente que lo solicite.

 MANTENIMIENTO DE ORDENES DE COMPRA

Esta opcion se utiliza para modificar o anular una orden de compra que este grabado en el sistema, para esto se debe ingresar a la opción Ordenes de Compra – Mantenimiento de Ordenes de Compra.

Se debe ingresar el numero de la orden de compra que se desea modificar y digitar enter.

El sistema mostrara automaticamente los productos que se realizaron en la orden de compra, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento.

Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor , producto etc.

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RECUERDE: La opcion de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha

de entrega , lo muestra sin informacion en el caso de que la orden de compra, no este siendo cruzada con otro documento ( Nota de Entrada – Registro de compra).

Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes a la respectiva orden de compra.