Por su parte el Ayuntamiento de Soria se compromete a:
1.- Apoyar a través del almacén municipal las necesidades logísticas del Festival, con notificación previa por escrito a la Concejalía de Juventud por parte de la organización.
2.- Poner a disposición del Festival las instalaciones municipales como el auditorio del Palacio de la Audiencia y Espacio Alameda para las actividades programadas en esta edición on line, con las sesiones presenciales mencionadas "Soria Imagina” (1 día, 2 sesiones) y “Palmarés” (2 días y dos sesiones cada día) y para las exposiciones.
Además, cubrirá el personal necesario para la apertura de exposiciones en el horario habitual (de lunes a sábado de 12:00 a 14:00 y de 19:00 a 21:00), así como los derivados del personal de sala y técnico del Palacio de la Audiencia, incluido el proyeccionista de las sesiones presenciales.
Previamente se habrá solicitado por escrito las necesidades y notificado la agenda a los responsables del departamento de Cultura de dichas actividades.
3.- También pondrá a su disposición el Centro Cívico Bécquer como sede del festival en el horario de apertura del centro con la conexión de internet para navegación, correo electrónico y otras tareas del festival.
En caso de conflicto entre las partes, el Ayuntamiento se reservaría la última palabra.
OCTAVA. APORTACIONES ECONÓMICAS. - El Excmo. Ayuntamiento de Soria, como organizador,
convocante y patrocinador principal del Certamen, aportará la cifra de 57.200 €, a lo que se añadirán las cantidades obtenidas en las subvenciones en las que concurra objeto del convenio, así como cualquier otra aportación pública o privada dineraria o en especie que sea otorgada para la realización del Certamen.
Los ingresos de taquilla tanto de los conciertos de la Banda, si los hubiera, como de las sesiones presenciales quedarán también para engrosar el presupuesto del festival. De esta forma, una vez pasado el festival se hará un ingreso a La Boca Espacio de Cultura por los importes resultantes. Las aportaciones económicas del Excmo. Ayuntamiento de Soria se realizarán en las siguientes fases:
1ª. 70% a la firma del presente convenio. 2ª. 30 % previa justificación del mismo.
NOVENA. DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA. - El Director del Certamen presentará la
documentación justificativa en el plazo de dos meses a contar desde la celebración de la proyección del Palmarés del día 22 de noviembre.
La justificación incluirá:
1. Una memoria de actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos.
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Certificado que acredite que las actividades realizadas han sido financiadas con el presente Convenio adecuando el presupuesto aprobado previamente por la Consejo Coordinador al coste total del evento.
Una relación clasificada de los gastos e ingresos con indicación del acreedor u ordenante; así como el documento, su importe, fecha de emisión y fecha de pago o cobro. Cada uno de los gastos incurridos aparecerá debidamente desglosado en gastos corrientes y de inversión.
Los gastos se acreditarán mediante factura y documentación acreditativa de pago (transferencia bancaria, recibí en la factura o cualquier otro medio que permita tener constancia de la realización del pago). También se podrá acreditar, como establece la Ley de Subvenciones, por cualquiera de los documentos de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa.
Todo pago ha de estar respaldado por el correspondiente justificante financiero ycontable. No se consideran comprobantes valido de gasto los avisos de reembolso, albaranes, tickets, notas de entrega, notas de almacén, facturas proforma o cualquier otro documento provisional o previo a otro definitivo, aunque se acompañarán a la factura cuando en esta sean mencionados y no se detalle la adquisición en la propia factura.
Los documentos anteriormente reseñados deben ser todos ellos originales, sin enmiendas ni tachaduras. Excepcionalmente, se admitirán fotocopias compulsadas cuando el original deba permanecer en poder del beneficiario.
Los gastos deberán estás ordenados por partidas según el presupuesto presentado de la siguiente manera:
Concepto
Presupuesto
Inicial Presupuesto ejecutado Factura Concepto: - Personal: 1. Dirección. 2. Coordinación. 3. Producción. 4. Comité de Selección. 5. Servicios Profesionales 1- Dpto. Comunicación. 2- Web, diseño. 6. Seguros Sociales - Premios. - Viajes y estancias: 1. Hoteles 2. Viajes
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- Programación: 1. Talleres y Actividades. 2. Exposiciones - Producción: 1. Medios Audiovisuales 2. Subtitulado 3. Correos y Transporte. 4. Telefonía. 5. Materiales de Oficina. 6. Imprevistos - Publicidad y Promoción. 1. Publicidad estática. 2. Eventos Promocionales. 3. Merchant - Gastos Financieros - Seguros. - Alquileres. - Varios.No se admitirá déficit. En todo caso solo se cubrirán gastos derivados de causas sobrevenidas.
El Ayuntamiento de Soria no asumirá deudas de empresas o terceros derivadas del Festival.
DÉCIMA. NUEVOS CONVENIOS.- El Excmo. Ayuntamiento de Soria y La Asociación Cultural La Boca,
Espacio de Cultura, incentivarán la firma de nuevos convenios asociados al desarrollo del Certamen para recabar mayores recursos en aras de dar mayor calidad y potenciar el desarrollo del mismo. El Consejo Coordinador será informado de dichos convenios o acuerdos que se deriven de su difusión y proyección, como vídeos y fotografías, serán propiedad del Excmo. Ayuntamiento de Soria, y revertirán en el desarrollo del propio Certamen.
Como se ha citado anteriormente, las bases de datos (contactos, teléfonos, etc.) se remitirán al Ayuntamiento de Soria y se entregarán en soporte digital una copia de los cortos seleccionados (sección oficial, secciones paralelas…).
UNDÉCIMA: DURACIÓN DEL CONVENIO.- La duración de este convenio será por un año,
prorrogable mediante acuerdo expreso de las partes por períodos de un año, salvo denuncia por cualquiera de ellas dentro del primer trimestre de cada ejercicio.
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Y para que así conste a los efectos oportunos, se firma el presente documento en Soria, a…… de…… de 2020.