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En una empresa el proceso productivo implica no solo producir algo y venderlo, lo más importante es todo lo que sucede durante el proceso, es decir, que cada etapa se cumpla de la manera esperada y con los mejores resultados.

Es muy común que los directivos únicamente se preocupen por la imagen que los clientes tienen de la empresa, pues finalmente son ellos quienes hacen que la empresa camine al generarle utilidades con sus compras y es verdad, aunque sólo en parte, porque para llegar al resultado esperado, se tuvo que pasar por un proceso interno en el que participan los trabajadores y eso no está a la vista de los clientes, pero es igual o más importante, pues si no se realiza el proceso completo, obviamente no se llegará al resultado final.

De ahí la la importancia que tiene la parte “oculta”, la que sólo ven los trabajadores, cada etapa es parte fundamental y no se pueden descuidar para no debilitar el proceso, las personas deben ser conducidas con liderazgo inteligente, con un trato amable sin llegar a ser consecuente, reconociendo cada logro de los trabajadores tanto individuales como en equipo, la empresa tiene que proveer de todas las herramientas necesarias a los trabajadores para poder desempeñar su trabajo en condiciones óptimas, con programas de capacitación constante, instalaciones adecuadas, equipo actualizado, herramientas informáticas que permitan hacer su trabajo de manera más eficiente, como resultado de una buena planeación inicial de la empresa, la estructura bien definida ayudará a que el proceso fluya sin mayores contratiempos y así llegar al resultado esperado, con áreas y funciones bien definidas, puestos con funciones bien definidas para que nadie tenga duda sobre el alcance de sus responsabilidades y obligaciones, sistemas de comunicación bien estructurados que disminuyan al máximo los errores de operación evitando confusiones o malas decisiones, por último el resultado, donde será importante reconocer y recompensar en la medida de lo posible, el esfuerzo de todos los trabajadores para mantener la motivación en lo más alto.

VIII) Efectividad

La efectividad significa hacer las cosas bien, pero sabemos que no todas las personas tienen esta cualidad ya desarrollada desde antes de empezar a trabajar, sin embargo, esas personas deben tener las mismas oportunidades de crecimiento en su lugar de trabajo, y contar con el apoyo de la empresa para desarrollar estas habilidades, ya que eso genera un sentido de compromiso en las personas y como ya lo hemos explicado antes, las personas comprometidas con la empresa, son las personas con la actitud ideal para propiciar un clima laboral positivo.

Por esa razón, se puede implementar un sencillo plan de apoyo para los trabajadores y ayudarlos a planear y ejecutar sus tareas diarias de manera más eficiente, esto traerá como beneficio, el desarrollo de habilidades a los trabajadores y beneficio para la empresa al generar personas más eficientes que aumenten la productividad. En el siguiente modelo, se muestra como se pueden clasificar a los trabajadores de acuerdo a sus habilidades de planeación y ejecución de actividades, y detectar los puntos débiles que se tienen que reforzar para ayudar a los trabajadores a llegar al punto más alto de la clasificación que es la letra “A”, es importante mencionar que si en nuestra empresa detectamos personas en el nivel más bajo que es la letra “D”, sería razonable pensar que no es una persona apta para el puesto para el que

fue contratado, ante esta situación se presentan tres posibilidades de acción, la primera es despedirlo, la segunda es evaluarlo para detectar otras habilidades y ver la posibilidad de reubicarlo, y la tercera es capacitarlo y que vaya subiendo cada nivel paulatinamente hasta el nivel “A”, pero eso dependerá de la filosofía que impera en cada empresa para tomar la decisión.

Para los trabajadores que se encuentren en el nivel “B” y “C”, la recomendación es capacitarlos para que de igual manera suban de nivel paulatinamente hasta el nivel “A”, pero se debe procurar no brincarse los niveles, es decir, para una persona que está en el nivel “C”, no se le puede exigir que pase al nivel “A” directamente porque lo más seguro es que no lo logre y esto le cause frustración tanto a el como a su jefe directo, y automáticamente se generará un clima de tensión y desconfianza, es mejor hacerlos pasar primero por el nivel “B” y una vez que lo logre y se sienta seguro, iniciar su capacitación hacia el nivel “A”.

Una manera sencilla de planear

Planear las actividades es la forma más segura de administrar el tiempo y sacarle el máximo provecho, y es una forma de empezar a desarrollar habilidades para llegar al punto más alto y ser un trabajador eficiente y eficaz en el trabajo.

La planeación debe ser un hábito de todos los días, para poder asegurar el logro de objetivos a corto y largo plazo. El siguiente es un ejemplo de cómo se puede hacer una planeación sencilla y fácil de entender para quienes quieren aprender a planear poco a poco, es una simple tabla con columnas y renglones donde se escribe la tarea

y se completan todas las condiciones, la última columna es la más importante porque es la fecha límite para terminar la tarea, y es la que sirve como indicador para saber si se está logrando mantener una regularidad en el hábito de terminar lo que se empieza, y en la medida que la persona se vayan disciplinando en cumplir con sus propios tiempos establecidos, notará cómo alcanza paulatinamente un nivel de efectividad satisfactorio, pero será necesario utilizar éste método hasta llegar al momento en el que ya se vuelva un hábito y ya no se necesite valerse de este método de forma manual.

Trabajar con metas diarias

A los trabajadores poco acostumbrados a trabajar por objetivos, les puede ayudar utilizar un método que consiste en obligarse a sí mismos a cumplir metas por día, es necesario crear una bitácora donde todos los días antes de iniciar con la jornada de trabajo, se registran las

tareas que se pueden terminar en un día, se registran como metas que al final del día deben quedar cumplidas. El trabajador podrá evaluarse a sí mismo o bien su jefe inmediato, ya sea por semana o por mes, generando datos estadísticos que sirven como indicadores para medir la productividad y la eficiencia durante un período de trabajo, si el inidicador muestra más metas no cumplidas, habrá que hacer un análisis profundo entre varios factores como son: la distribución de cargas de trabajo, la falta de planeación, el perfil del trabajador que concuerde con la descripción de puesto, calidad en la comunicación y delegación de tareas, o bien, calidad en la interrelación entre jefe y trabajador, ya que todos son aspectos a cuidar que pueden perjudicar un clima laboral favorable.