DISCUSSION

El producto final de un examen especial es un informe que se presenta por escrito, dicho informe presenta el desarrollo completo de los hallazgos significativos del examen especial, de tal manera que: sean convincentes, presenten todos los atributos del hallazgo; y, que se encuentren debidamente sustentados.

Los hallazgos encontrados en la entidad auditada deben ser revelados en el informe, con su respectiva conclusión; y, una recomendación que incentive a la organización a aceptar e implementar las recomendaciones contenidas en el mismo, a continuación se observará un ejemplo de Hoja de hallazgos, desarrollada para el ejemplo de AVIONES PÚBLICOS

Antes de la conclusión y según las circunstancias se debe incluir las acciones tomadas por la entidad (durante el trabajo de campo) y los puntos de vista de los servidores relacionados.

Una de las formas de respeto a las opiniones divergentes del administrador; y, a su vez para demostrar independencia y objetividad, es aconsejable poner los puntos de vista de la administración de manera sintética y relacionada con el respectivo hallazgo.

En más de una ocasión los auditados se han sentido defraudados al saber que una, dos o más veces han presentado sus justificativos debidamente documentados al equipo de auditoría, y no han merecido el cambio del informe, a la vez que se ha repetido el texto de los auditores en las respectivas responsabilidades.

Por esta razón es que ha una estrategia de los asesores, administradores, de no presentar ningún punto de vista durante el desarrollo del examen especial, solicitan una copia del informe el día de la conferencia final y dentro de los cinco primeros días posteriores a la lectura del borrador de informe, presentan sus puntos de vista. Lo expuesto obliga necesariamente a que los referidos puntos de vista, sean anexados en el respectivo Informe cuando éstos son muy extensos o dentro de cada hallazgo.

AUDITORES DEL GOBIERNO

HOJA DE HALLAZGOS Entidad Auditada: AVIONES PÚBLICOS Orden de Trabajo: 0001-DA-2014

Examen especial: Al proceso precontractual, contractual, ejecución y pago de la adquisición No. XXXX-AVIONES PÚBLICOS

Componente Fase precontractual

Subcomponente: Análisis de: Plan Anual de Compras, pliegos, ofertas presentadas, procedimiento de puja hacia a la baja, recomendación de adjudicación; y, suscripción del contrato.

Procedimiento: Análisis Ref. P/T: H/A

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TITULO COMENTARIO:

Comentario es la descripción narrativa de los hallazgos o aspectos trascendentales encontrados durante su examen, debiendo contener en forma lógica y clara los asuntos de importancia ya que constituyen la base para una o más conclusiones y recomendaciones. CONDICION: (Relación cronológica de hechos, se incluye la referencia de papeles de trabajo)

Es la situación actual encontrada por el auditor al examinar un área, actividad, sistema,

CRITERIO: (Norma legal incumplida o inobservada, se debe indicar el asunto al que se refiere la disposición)

Comprende la concepción de “lo que debe ser “, con lo cual el auditor mide la condición del

hecho o situación.

CAUSA(s): (Acciones realizadas, no realizadas por los servidores relacionados; y, que ocasionaron la desviación)

Es la razón básica o razones, por lo cual ocurrió el hecho (la condición), o también el motivo del incumplimiento de la norma. Su identificación requiere de la habilidad y el criterio objetivo del auditor, indispensable para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.

EFECTO

Es el resultado adverso o potencial de la condición encontrada, generalmente representa la pérdida, daño, impacto, desperdicio, en términos monetarios originados por el incumplimiento o inobservancia de normas, leyes, procedimientos de control interno, necesarios para el logro de la meta, fines y objetivos institucionales.

ACCIONES TOMADAS POR LA ENTIDAD

La entidad puede tomar acciones que corrigen o minimizan el impacto de la deficiencia encontrada en el transcurso del examen especial, dichas acciones deben constar como parte de nuestra hoja de hallazgos.

OPINIONES DE LA ENTIDAD O PUNTOS DE VISTA DE LOS SERVIDORES RELACIONADOS

Deben constar los puntos de vista expuestos por los servidores relacionados, recibidos una vez que se han comunicado los resultados provisionales.

Una de las elementales formas de respeto a las opiniones divergentes del Administrador; y, a su vez, para demostrar independencia y objetividad, es aconsejable poner los puntos de vista de la administración de manera sintética y relacionada con el respectivo hallazgo. En más de una ocasión las autoridades se han sentido defraudadas al saber que una, dos o más veces han presentado sus justificativos debidamente documentados al equipo de

auditoría, y no han merecido el cambio del informe, a la vez que se ha repetido el texto de los auditores en las respectivas responsabilidades.

CRITERIO DE AUDITORIA SOBRE PUNTOS DE VISTA (Razones por las que se aceptan o no los justificativos)

El Auditor debe analizar los puntos de vista, justificativos; y, documentos que los servidores relacionados presentan posterior a la comunicación de resultados provisionales, en tal razón, los miembros del equipo de auditoría deben argumentar de forma objetiva y considerando la normativa existente, lo expuesto en las contestaciones a las comunicaciones de resultados provisionales; para definir si lo expuesto por los servidores, modifica, ratifica o no cambia lo comentado por auditoría.

HECHOS SUBSECUENTES (Operaciones relevantes ocurridas después de la fecha de corte del examen especial)

Son hechos que se presentan con fecha posterior al corte del examen especial; y, que debido a su relevancia deben constar en el informe, con la finalidad de que una acción de control posterior, el equipo de auditores considere para sus análisis dichos hechos. Generalmente este tema se da con más frecuencia en la Auditoría Financiera.

CONCLUSIONES

Las conclusiones de auditoría son juicios profesionales del auditor argumentadas en los hallazgos luego de evaluar sus atributos y de obtener la opinión de la entidad.

Se basa en realidades de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva, e independiente sobre lo examinado. Las conclusiones forman parte importante del informe de auditoría.

RECOMENDACIONES (Procedimientos sugeridos para eliminar causas establecidas)

Las recomendaciones son sugerencias positivas para dar soluciones prácticas a los problemas o deficiencias encontradas con la finalidad de mejorar las operaciones o actividades de la entidad y constituyen la parte más importante del informe. se sugiere no redactar recomendaciones con términos que pudieren crear una reacción al cumplimiento de la misma, tales como: “inmediatamente” , “en forma urgente”, etc. Por constituirse en juicios de valor, los cuales no deben suscitarse en ningún momento del examen especial.

DISCUTIDO CON PRESUNTOS RESPONSABLES (Indicar nombres, cargos o función desempeñada; y, período de gestión):

Para efectos de la supervisión y de la sustentación de los comentarios, se recomienda incluir en la hoja de hallazgos los funcionarios con quienes se discutió el tema, quienes podrían ser presuntos responsables de forma administrativa y civil; o podrían estar relacionados con algún indicio de responsabilidad penal. (ADMINISTRATIVA: (Artículos 45 y 77 de la LOCGE); CIVIL: (Artículos 52, 53 y 54 de la LOCGE); IRP: (Artículos 65 y 67 de la LOCGE; Artículos 257 y 296 del Código Integral Penal).

INSTRUCCIONES DE SUPERVISOR O JEFE DE EQUIPO:

Se sugiere incluir las instrucciones del supervisor o jefe de equipo, según sea el caso; y, de haber divergencia de criterios mantener documentación por escrito que evidencie tal discrepancia.