Proceso de compras y cuentas por pagar
El proceso de compras que se inicia tiene como objetivo principal adquirir las mercaderías al menor costo y con las mejores condiciones de entrega y financiamiento. Es necesario que se distinga que hay procesos contables y no contables en la gestión de compras.
Los procesos contables se relacionan con el pago de la compra o el crédito de la misma. En cambio, los procesos no contables son aquellos que corresponden a la administración y que se relacionan con la gestión de adquisición que corresponde específicamente a la nueva unidad de compras y su jefatura.
El proceso administrativo relacionado con las compras se inicia con la adquisición de las mercaderías y culmina con la adquisición y pago que es determinado en la Jefatura de Compras. Comprende las siguientes etapas:
Recepción de la solicitud de requisición Emisión de la orden de compra
Aprobación de la orden de compra
Envío de la orden de compra a los proveedores Recepción de las mercaderías
Registro de entrada de las mercaderías Pago de las mercaderías
A continuación se presenta un flujo de movimientos del proceso de compras y cuentas por pagar:
Flujo del proceso de compras y cuentas por pagar
JEFATURA DE COMPRAS DEPARTAMENTO
FINANCIERO
Esquema 4. Proceso de compras y cuentas por pagar. Fuente: elaboración propia.
En cada una de las partes del flujo del proceso de compras y cuentas por pagar se determinan las características:
Recepción de la solicitud de requisición INICIO Emisión de la orden de compra Aprobación de la orden de compra Unidad solicitante Envío de la orden de Compra a Proveedores Recepción en Bodega de Mercaderías FIN Sí NO Registro contable de Ingreso de Mercaderías
Pago de las mercaderías
Registro Contable de Pago
Recepción de la solicitud de requisición
La compra inicia el momento que el bodeguero da aviso de los saldos de mercaderías. Esto surge por una necesidad específica de alguna unidad y puede originarse por varias razones:
Anuncio de compra del bodeguero.
Nuevos requerimientos de mercaderías novedosas por parte de la jefatura de ventas.
Cumplimiento de la planificación de adquisiciones. Por una orden del nivel ejecutivo.
La unidad solicitante, llena el formulario de Solicitud de Compra (Anexo 4) y envía a la Jefatura de Compras, y la primera actividad que surge es el contacto con los proveedores nacionales o extranjeros.
Emisión de la orden de compra
La jefatura de compras cuando recibe la Solicitud de Compra (Anexo 5) debe procesar para luego suministrar la mercadería requerida. Es la Orden de Compra la que se emite hacia el proveedor y este formulario debe ser pre numerado para poder controlar.
Aprobación de la orden de compra
La aprobación de la Orden de Compra está sujeta a las políticas que se establezcan en AMBATOL CÍA. LTDA. En el cuadro que se presenta en Anexo 6, se indica un ejemplo de la aprobación que de acuerdo al flujo establecido le corresponde a la Unidad de Compras y su Jefatura Financiera, y los montos depende de las resoluciones internas, sin embargo, por la práctica de la empresa se puede plantear lo siguiente:
Envío de la orden de compra a los proveedores
La autorización de la orden de compra emite la unidad de compras, que en todo el proceso tiene las siguientes responsabilidades:
Conocer la mercadería que se requiere para las ventas.
Realizar las compras de mercaderías en base a los requerimientos establecidos en un plan de compras y tomando en cuenta la cantidad y calidad.
Controlar que la mercadería se reciba oportunamente. Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad.
Recepción de las mercaderías en Bodega
Este paso en el proceso de compras, es la recepción de las mercaderías. En este momento el proveedor recibió el documento original de la orden de compra y procedió a enviar la mercadería.
Para que la recepción de la mercadería se efectúe de acuerdo con las políticas de autorización ya establecidas, depende de los montos. Sin embargo, una copia de las órdenes de compra emitidas debe estar disponible en el departamento que recibirá la mercadería.
Se plantea también que la Bodega realice el control de los movimientos mediante notas de ingreso, notas de egreso, tarjetas kardex, tarjetas de bodega y notas de crédito por devoluciones.
Las tarjetas kardex servirán para registrar y llevar el control de los inventarios de bodega de una forma actualizada, registrando las cantidades y características emitidas en las respectivas facturas.
Las tarjetas deben elaborarse por cada artículo que ingresa a la bodega y debe constar con la descripción de la mercadería, su valor, código, etc., de igual manera constarán los ingresos, egresos y el saldo, también la fecha, la cantidad, el precio unitario y el precio total, a fin de mantener la información exacta de saldos existentes en bodega.
La jefatura de contabilidad debe cotejar mensualmente sus registros mes a mes para poder realizar un control interno efectivo y evitar las pérdidas para conocer los saldos reales para su oportuno pedido de existencias.
Un modelo de tarjeta kardex puede ser observado en el Anexo 7.
Es necesario establecer un mejor control en las bodegas porque es donde surgen los más graves problemas, por esta razón, se plantea que para ingresar y descargar no sea válida únicamente la tarjeta kardex, sino además se presenta:
Notas de Ingreso (Anexo 8) Notas de Egreso (Anexo 9) Tarjetas de Bodega (Anexo 10)
Nota de Crédito por Devoluciones (Anexo 11)
Registro de ingreso de las mercaderías
El proceso inicia cuando el departamento de Contabilidad recibe la factura de compra y se elabora el registro en los libros contables. Es necesario remitir a contabilidad la siguiente documentación de formalización de la operación: copia de la orden de compra, factura original del proveedor, informe de recepción, documentos de aduana en caso de tratarse de importación.
Registro de pago
El pago de la mercadería se origina luego de haberse emitido la orden de pago desde la Unidad de Compras dependiendo de las condiciones de compra:
Si se realiza un anticipo al proveedor, el registro contable es el siguiente:
Tabla 22. Registro contable anticipo proveedores. Fuente: elaboración propia.
Fecha Detalle Debe Haber
xx-xx-xx
--- x --- Anticipo a Proveedores
Caja
Registro del anticipo entregado al proveedor. --- x ---
$ 3000
Cuando se recibe la mercadería se registra:
Tabla 23.Registro contable ingreso de mercadería. Fuente: elaboración propia.
Alternativas estratégicas financieras
a. Se deben presentar inventarios extra-contables (es decir contando, pesando o midiendo y valorando las existencias), con el propósito de evitar la fuga de mercaderías, las pérdidas o los robos.
b. La gerencia y funcionarios involucrados, mantendrán y conservarán los criterios reflexivos del manejo de liquidez, dentro del promedio del parámetro establecido para una gestión de compras eficaz y de calidad.
c. Las compras – importaciones se realizarán tomando en cuenta un control mínimo de existencias para no desabastecer los almacenes y la liquidez, se administrará con prudencia con criterios de rentabilidad, seguridad, evitando riesgos y sin descuidar los niveles de competitividad.
d. Se desarrollarán estudios técnicos necesarios para obtener proforma de compras que sean convenientes tanto por la forma de pago, como la calidad del producto y los precios, de tal manera que satisfaga a la empresa y a su vez al cliente.
Fecha Detalle Debe Haber
xx-xx-xx --- x --- Inventario de Mercaderías IVA Pagado Proveedores Anticipo a Proveedores Caja
Registro de la recepción de los inventarios --- x --- $21000 $2520 $ 18000 $ 3000 $ 2520
e. Ganarse la confianza de los clientes respecto a los mejores precios del mercado y la calidad de los productos. Esto permitirá recuperar la calidad de la imagen empresarial y mejorar la opinión de los clientes.
f. Conseguir financiamiento para invertir en el mejoramiento y expansión de las áreas de comercialización, así como la entrega de nuevos productos.
g. Es necesario que se implementen políticas para la determinación de salarios, las mismas que logren incentivar y motivar el trabajo en equipo, anteponiendo los intereses de la empresa ante los intereses individuales. Una empresa que crece y se desarrolla, va de la mano de su personal, que también crece y se desarrolla.