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“El work flow se define como las relaciones donde el trabajo es ejecutado

por diferentes departamentos en una secuencia programada. Esto significa que un departamento necesita terminar su trabajo antes de que pueda ser continuado por otro departamento. El desarrollo y mantenimiento de estas conexiones de “flujo de trabajo” es muy importante para los administradores ya que de ellos dependen de las áreas que procesan la información antes que ellos y son responsables sobre los trabajos en los siguientes eslabones de la cadena de valor” (Anónimo A 2004). El proceso de work-flow es una de las más rápidas formas de disminuir errores,

incrementar productividad y afectar el servicio al consumidor. Generalmente sigue los pasos de (Toolpack Consulting, (2004):

• Elegir un proceso a mejorar

• Reunir un equipo de trabajo, de preferencia con varios niveles jerárquicos dentro de la operación.

• Mapear las formas en las que el trabajo es hecho actualmente, por medio de diagramas por cada paso, mencionando brechas, tiempo gastado conexiones entre la gente, etc.

• Identificar las áreas problema, dónde se encuentren los mayores problemas a resolver.

• Realizar una lluvia de ideas, identificando lo más posible las acciones para cada paso o áreas problemas.

• Evaluar una acción de pasos a seguir.

• Asignar responsabilidades, de acuerdo al equipo de trabajo marcando

fechas límites.

• Crear el plan maestro, sumarizando quién es el responsable para cada

tarea, distribuirlo en todo el equipo.

• Dar seguimiento a la implementación.

Se consideró que esta parte de la metodología se refiere a lograr la eliminación de conexiones que no generan valor, tiempos muertos, la programación automática e Interrelacionada, el flujo de información a través de sistemas programados y la comunicación entre Software modulado.

.

El enfoque del modelo de work flow es hacia la automatización de los

procesos del negocio haciendo uso de todas sus tecnologías (sistemas, módulos, etc.) relacionándolas y automatizándolas a través de la parametrización de sistemas logrando así que intervengan lo menos posible el factor humano para ejecutar operaciones y sustituirlo por una administración inteligente.

3.3.1 Modelo de Colaboración

Se observa una gran importancia en cuanto al seguimiento sistemático de los procesos a través de la cadena de valor logrado por medio del trabajo de equipo y la colaboración de todo el personal de la empresa.

Lo relevante es conectar a todos los involucrados en una actividad y permitirles compartir el conocimiento por medio de las interacciones entre ellos y con los sistemas que utilizan para cumplir con esa actividad. Con esto se otorga un valor adicional a cada actividad generada dentro de la empresa.

Es por eso que este modelo, mostrado en la Figura 3.3.1, fue creado para

identificar, documentar y conectar el conocimiento y flujo de información de cada departamento dentro de la empresa, tomando como base los Procesos dentro de la organización. De acuerdo al proceso se definen los parámetros para conectar a los departamentos involucrados así como los criterios para ejecutar los sistemas.

Figura 3.3.1 Modelo de Colaboración

Este modelo fue creado para identificar el flujo de información de cada departamento dentro de cualquier empresa, iniciando con entrada de datos que

Exterior

Back UP Softw are PC ASCI I

Lector óptico I ntranet I nternet EDI EFT PDA’s GSM Pager Dial UP I nalámbricos Cable DSL

PARAMETROS Criterios / Formulación Tiempo de procesamiento Tiempo de entrega Prioridad Número de procesos Número de Usuarios Í ndices / Reportes I NPUT Servidor de Datos Servidor de Datos Servidor de Datos Capital Humano I NFORMATI CA Fiscal Proceso Schedule Filtros Softw are Jurídico Estadísticas Reportes Nóminas I MSS I NFONAVI T Contraloría Schedule Filtros Software

¾ PROGRAMACI ON AUTOMATI CA E I NTERRELACI ONADA.

¾ ELI MI NACI ON DE CONEXI ONES QUE NO GENERAN VALOR.

¾ FLUJO DE I NFORMACI ON A TRAVES DE SI STEMAS PROGRAMADOS.

deben ser creados por medio de tecnologías de información son los que referimos como input / output y siguiendo como se mencionan a continuación:

• Input / output: entrada de datos por medio de software, ASCII, lector óptico,

Intranet, Internet, EDI (electronic data interchange), EFT (electronic funds transfer), PDA’S, GSM, Pager, Dial up, Inalámbricos, PC, cable, DSL. • Programador: software para controlar los horarios (schedule), filtros, etc. • Base de datos: de nueva creación, o a través de módulos ya existentes.

• Conexiones: departamentos relacionados, sistemas alternos.

• Parámetros: criterios / formulación, tiempo de procesamiento, tiempo de entrega, prioridad, número de procesos, número de usuarios, índices / reportes, etc.

• Conexiones con el exterior: servidor, procesador de datos, evaluar las conexiones externas: cómo, cuándo y para qué interactúa con el exterior, otorgando una propuesta para la optimización de estas conexiones.

Este modelo de conexión entre departamentos puede ser soportado por medio de la red interna de la empresa. El diagrama de colaboración deberá identificar de acuerdo a cada proceso o subproceso las conexiones con los departamentos involucrados y como anexo explicar el criterio para ejecutar esos procesos, para su elaboración deben definirse previamente ciertos parámetros que sirvan para identificar las conexiones requeridas en cada proceso, como por ejemplo: ¿cuántos son los involucrados?, ¿cuál es prioridad?, ¿qué tiempos de procesamiento se requieren?, ¿es un proceso secuencial?, ¿hacia dónde se dirige la información final?, etc.

De acuerdo a los criterios establecidos se documenta como “Parámetros” del modelo de colaboración. Una vez documentadas esas conexiones y parámetros del modelo éste es tomado como referencia para conectar estos departamentos vía sistemas e Intranet de la empresa.

Como resultado del flujo de información y del procesamiento inteligente de los sistemas, ya que trabajan interactuando entre sí, las personas pueden analizar, estudiar, comparar, mejorar procesos, tomar decisiones en tiempo real y con múltiples opciones de acuerdo a los parámetros que requiera cada departamento de la organización.

El registro del conocimiento se hace en forma personalizada y de inmediato, este registro proporciona la información correcta a tiempo y a la vista

de todos los involucrados en el proceso, a la persona encargada de la toma de decisiones. El procesamiento de la información es más rápido y eficiente por lo que se eliminan tiempos muertos en el proceso de búsqueda de información.

3.3.2 Modelo de Control de Procesos

El modelo de Control de Procesos se refiere a la forma en la que vamos a administrar esos procesos, incluyendo la documentación o ayuda y la propia ejecución de los mismo, todo esto apoyado en un esquema de usuario del tipo rol / actividad. También está enfocado a la documentación de procesos, de las actividades de cada puesto y la ejecución y control de dichos procesos.

Se refiere a un menú personalizado que incluya esta documentación de los procesos, la comunicación entre puestos para ejecutar esos procesos y la conexión con los sistemas. La propuesta es que este menú de procesos tenga además la facilidad de concentrar todos los sistemas y ejecutar las tareas a realizar. Figura 3.3.2.

Figura 3.3.2 Modelo de Control de Procesos PROCESO DEPARTAMENTOS CONECTADOS D Secuencia D N

Conexiones con sistemas

CONTINGENCIA %Avance PROGRAMACION INTERACTIVA LIBERACION N

MODELO DE CONTROL DE PROCESOS

DISPONIBLE EN ESPERA

Secuencia

Con esto observamos, además de la documentación de los procesos, la automatización de la operación ya que conecta de inmediato a los responsables de la toma de decisiones permitiendo accionar en tiempo real.

Dentro de cada menú de control de procesos se debe guardar la documentación del Puesto, de las Tecnologías de Información que son utilizadas por el puesto y de los procesos que ejecuta.

Al acceder a determinado proceso la flexibilidad del sistema debe permitir desplegar secuencialmente las actividades que deben realizarse para cumplir con el, tanto de actividades relacionadas con el uso de sistemas o metodologías, como identificar con qué persona dirigirse para seguir con el proceso o cuando exista un problema con el mismo (incluso ejecutar procedimientos de contingencias), también debe permitir conocer a quién entregarle la información procesada, es decir quienes son los siguientes en la organización o externos en utilizar esta información.

Debido a la importancia de este punto, el control de procesos propuesto se visualiza en un ambiente centralizado de fácil acceso al usuario pero que al mismo tiempo sea seguro para la empresa, para lo cual se propone una interfaz basada en Web a la cual se pueda acceder a través de la Intranet corporativa.