DIVERSIFICATION OF MEDIA FORMAT VARIANTS

Establecer la diferentes funciones, comprende la división del objetivo de la organización en objetivos subsidiarios. Alcanzar una meta determinada, implica iniciar un camino en el cual debemos ir resolviendo problemas a cada momento, generalmente en forma secuencial, pero muchas veces, al mismo tiempo, como pasa en las actividades de un sistema cooperativo. Cada uno de estos problemas a resolver, representa un objetivo diferente que debemos superar, y dependemos de nuestra habilidad en la manera en la cual definimos, estructuramos y coordinamos los mismos para que su resolución, dentro de la interacción cooperativa permita una acción eficiente. La tecnología de las actividades, debe ser tal, que el trabajo del organismo pueda ser dividido en porciones. De lo contrario, nos resultara más difícil identificar, medir y controlar los diferentes esfuerzos que necesitamos y el aporte que realiza cada uno de ellos al objetivo organizacional.

La distribución de la jerarquía de las funciones y los objetivos, debe ser una relación de medios a fin. Nos debe permitir identificar adecuadamente las diferentes decisiones que se toman en la organización, como es el proceso en el cual se basan las mismas en cuanto a la participación en el tiempo de cada una de ellas, como así también, las personas que intervienen en el mismo y de que manera lo hacen. Debe existir una estructura de funciones paralela de objetivos y actividades. Una correcta división de los mismos, permite que sea más fácil la toma de decisiones. Permitirá una mejor imagen de la realidad para diseñar adecuadamente la comunicación y la coordinación dentro del sistema cooperativo. La especialización por área y por clientela, son clases particulares de determinar funciones. Representan las formas más comunes de agrupar actividades afines para poder medir más claramente los resultados de las acciones individuales y grupales dentro de la organización.

H - El concepto de autoridad

1 - El origen de la autoridad

La decisión acerca de si una orden tiene autoridad, reside en la persona hacia quien está dirigida la comunicación, que evaluará en función de sus intereses personales y de

las diferentes posibilidades de satisfacer los mismos, si asume el rol de cumplir esa orden o no. Dice Barnard, que la autoridad, es el carácter de la comunicación (orden) en una organización formal, en virtud de la cual, un miembro de la organización, acepta que dicha orden gobierne sus acciones (que hacer y que no hacer). La autoridad, tiene dos aspectos, el aspecto objetivo, que hace referencia al carácter de la comunicación por el cual la misma es aceptada, y el aspecto subjetivo, que es personal, se refiere a la aceptación de la comunicación como autoridad

El aspecto objetivo, se basa en la relación interpersonal establecida entre los participantes, mientras que el aspecto subjetivo, se basa en la valoración interna de la persona a quien se intenta dar la orden.

Aunque exista coerción, la autoridad es aceptada por quien recibe la comunicación. En esta situación, existe miedo, la decisión reside en la persona que la acepta, quien evaluará teniendo en cuenta que alternativas de acción posee y las consecuencias de cada una de ellas, si le conviene aceptar o no la autoridad que se pretende establecer.

El ejercicio de la autoridad, no será efectivo cuando no pueda inducir a los individuos a colaborar en el sistema cooperativo, cuando sus miembros, no encuentran ventajas o incentivos suficientes para brindar sus esfuerzos al mismo. Cuando no se puede instaurar la relación de autoridad dentro de una organización, esta es ineficiente, ya que sus miembros no encuentran en la misma, el medio más apropiado para lograr sus propósitos.

Una persona, acepta una comunicación como una orden ó autoridad, cuando se dan cuatro condiciones a la vez, dice Barnard:

a. La persona, puede y a su vez comprende la comunicación (orden) b. La orden, no es inconsistente con el propósito de la organización

c. La orden, no es incompatible con los intereses personales de la persona d. La persona, es capaz mental y físicamente, de cumplir la orden

Una parte considerable del trabajo administrativo, consiste en interpretar las órdenes en su aplicación a circunstancias concretas. Por ello decimos que para que una orden sea acatada correctamente, la misma debe ser clara en comunicar que se desea hacer, que implicancias tiene esto en el cumplimiento de los objetivos del sistema cooperativo y como afecta la misma a los intereses y capacidades de acción de las personas involucradas en dicha situación. Ahora, como es posible lograr la cooperación de los

miembros, si la autoridad la determinan ellos? Siguiendo la idea de Barnard, decimos que a través de ordenes que puedan ser comprendidas, que estén de acuerdo a los fines de la organización aceptados por la persona y que esta sea capaz física y mentalmente de cumplirla. Además debemos tener conciencia de la zona de indiferencia de cada individuo, en la cual, las órdenes, deben ser aceptadas sin cuestionamientos. La zona de indiferencia, abarca aquellas órdenes que son incuestionablemente aceptables. Esta zona, será más amplia o más estrecha, en función de los incentivos (en cuanto superan los mismos a los sacrificios realizados por las personas). Mientras se logre una influencia sobre los intereses del individuo ó en sus actitudes, esto hace mantener una cierta estabilidad en la zona de indiferencia. Para mantener su interés en el esfuerzo cooperativo, muchas veces se recurre a la organización informal, que lo hace a través de la opinión publica o de la actitud de grupo. Los individuos, permanecerán en el sistema cooperativo, aceptando sus condiciones, que incluye las órdenes que se comunican a través de la estructura formal diseñada, en la medida en que no encuentren otras alternativas de comportamiento más eficientes a sus propósitos personales. Pero el encontrar diferentes alternativas, no solo depende del individuo, ya que el mismo, está condicionado por su medio ambiente, tanto en las oportunidades y restricciones que establece, como así también su influencia sobre las estructuras mentales para determinar que comportamientos son adecuados y cuales no para el desarrollo personal. En este aspecto, el sistema cooperativo debe estar atento, ya que la permanencia en la organización de personas valiosas por las contribuciones que pueden realizar al cumplimiento del objetivo de la misma, reside en la habilidad de influir en los modelos mentales de dichas personas que condicionan a su vez la valoración de las retribuciones ofrecidas.

Cualquier sistema cooperativo, busca que su diseño formal, contemple el proceso de toma de decisiones como un proceso que identifique los canales de comunicación adecuados para que las distintas funciones que actúan en la organización a través de sus actividades, se coordinen de manera tal que logren los objetivos de la misma de la manera más eficiente. Esta lógica de diseño, implica que las personas que toman las decisiones más importantes, que tienen que ver con los comportamientos más comprometidos con la supervivencia de la organización, tengan un mayor conocimiento de la realidad en su conjunto, es decir, un conocimiento de cómo están relacionadas

entre sí, las distintas variables que influyen en el desarrollo de la existencia de la organización y de la manera de actuar eficientemente actuar sobre ellas. Además, estas personas deben poseer una mayor habilidad de carácter y de acción para solucionar los problemas que se van presentando. La lógica de este diseño, indica que las personas que tengan una combinación equilibrada de mayores conocimientos, mejores habilidades y los caracteres con mayor temple, en relación a las características de la organización y de su medio ambiente, sean los que encabecen las líneas de autoridad que guíen los comportamientos de los demás integrantes de la misma, a los cuales denominamos ejecutivos.

2 - La coordinación dentro de la organización

El ejecutivo, no se relaciona con el aspecto subjetivo de la autoridad, sino con el aspecto objetivo, con la comunicación que induce a la aceptación de consignas. El ejecutivo, toma decisiones para guiar acciones, establece que se debe hacer para alcanzar el objetivo planteado. Toda autoridad, está relacionada con la comunicación en organizaciones formales, a actuar “oficialmente” (en base a la ley o disciplina acordada o aceptada). Actuar en forma oficial, es condición para que las personas acepten la autoridad. Este comportamiento oficial, en principio, está respaldado por los demás integrantes de la organización que aceptaron actuar en dicha estructura corporativa, y seguirá vigente hasta que no cambien para peor, las condiciones de eficiencia percibidas por dichos integrantes. Las comunicaciones de autoridad, son oficiales, y se relacionan con las actividades de la organización, por tal razón, solo son aplicables a los miembros de ese sistema cooperativo. Existirá una relación de autoridad, sólo si existe una relación formal aceptada por las personas que actúan dentro de un mismo sistema cooperativo. En los casos en los cuales quien ejerza la autoridad, represente un líder para el subordinado, existirá plena confianza, y en esta circunstancia, podríamos decir que es casi total la zona de aceptación, la persona que recibe las ordenes, deja por completo su poder de decisión en manos de su líder, ya que considera que todas las decisiones que tome el mismo y que transforme en ordenes, serán en beneficio de sus intereses personales. Quien ejerce la autoridad, debe tener una personalidad comprometida con la organización, la misma, implica responsabilidad, debe existir conocimiento y juicio aplicado a acciones concretas, no a problemas abstractos. En la

medida en que quienes ejercen la autoridad dentro de un sistema cooperativo, tomen decisiones o realicen acciones que no lleven al objetivo de la organización o no respalden la eficiencia esperada por los integrantes de la misma, irán perdiendo el respeto y la confianza de estos últimos, quienes tratarán de modificar dicha cadena formal de autoridad.

La comunicación, está estrechamente vinculada a las líneas de autoridad, y si estas ultimas están diseñadas adecuadamente, colocando a las personas más capacitadas (tomando en cuenta tanto el aspecto laboral como emocional) en los puestos ejecutivos, esto colaborará en mayor medida a la eficiencia de la organización. Los requerimientos de comunicación, determinan el tamaño de las organizaciones (de las unidades organizacionales) y del agrupamiento de las mismas. Una comunicación eficiente, desde el punto de vista de la autoridad, comienza por conocer el “mismo idioma” por quienes intervienen en dicha interacción, por esta razón, el agrupamiento de las personas, debe estar dado por la afinidad de las tareas que realizan, las cuales manejan los mismos códigos e idiomas. Cada sistema cooperativo, de acuerdo a los objetivos planteados y a las características de las actividades desarrolladas para alcanzar los mismos, diseñará las diferentes funciones de la organización y como se agruparán y comunicarán sus integrantes.

La comunicación, la autoridad, la especialización y el propósito, son todos aspectos comprendidos en la coordinación. El propósito es la meta, la referencia que guía todos los comportamientos, la especialización, determina como se dividió el sistema cooperativo para el desarrollo de sus actividades de forma tal de posibilitar una mejor medición del desempeño de las personas en sus tareas, la autoridad, refleja el lugar que las personas ocupan en la organización dentro del proceso de toma de decisiones y de responsabilidad por las mismas, y la comunicación, es el medio para la comprensión y puesta en marcha de las decisiones tomadas. La estructura de la autoridad, define como se comunicarán “formalmente” los integrantes de la organización para obtener la información que necesitan en el desarrollo eficiente de sus actividades. Quien posee autoridad, como condición primaria para que su función jerárquica sea aceptada, debe comprometerse con los objetivos de la organización y poseer conocimientos y habilidades que sean capaces de guiar la conducta de sus subordinados. Dentro de la formalidad de un sistema cooperativo, uno de los rasgos más importantes de este diseño,

consiste en la creación de los canales de comunicación más adecuados para lograr claridad de conceptos y tiempos oportunos de información para quienes deben tomar decisiones dentro de dicho sistema. Toda acción cooperativa debe encararse con aquellas personas que tienen voluntad de participar en dicho sistema, y el diseño de la comunicación debe hacerse pensando en que las mismas, más allá de sus habilidades individuales, obtengan la información adecuada para la toma de decisiones, por medio de una permanente capacitación en sus tareas y de una influencia en sus motivaciones hacia la supervivencia de la organización.

3 - El rol de la autoridad y la psicología de la misma

De que manera la organización integra el comportamiento del individuo en un modelo general, de que manera influye en sus decisiones? Pueden distinguirse dos aspectos de influencia dice Simon:

1. Los estímulos con que la organización trata de influir en el individuo. Aspectos exteriores de influencia.

2. El juego psicológico del individuo que determina su reacción ante los estímulos. Aspectos interiores de influencia.

Cada uno de ellos, desempeña un papel mayor o menor en todas las formas principales de influencia: autoridad, comunicación, entrenamiento, eficiencia e identificación (lealtad organizativa). Decimos que existe una permanente búsqueda de equilibrio entre la satisfacción de las necesidades de la organización y las necesidades de sus integrantes, ambos buscarán su propia eficiencia, pero en algún momento se darán cuenta que las dos eficiencias (la personal y la organizacional), están estrechamente vinculadas y que son interdependientes.

La autoridad, es entre todas las formas de influencia, la que distingue principalmente, el comportamiento de los individuos como participantes de organizaciones, de su comportamiento fuera de las mismas. La autoridad, es la que proporciona a la organización, su estructura formal, tiene como objetivo establecer la claridad conceptual y la confianza sobre la distribución de funciones dentro del proceso de toma de decisiones, basándose en la mejor combinación disponible de conocimientos, de las habilidades, y de los caracteres requeridos que derive en una coordinación que logre que los comportamientos de los individuos se guíen por sus

expectativas del comportamiento de los demás miembros del grupo. Un análisis del comportamiento organizado, demostrará que dicho comportamiento tiene éxito, cuando cada uno de los individuos coordinados, establece para sí mismo, un criterio de elección que haga que su propio comportamiento, dependa del comportamiento de los demás.

Decimos que tomar decisiones, manifiesta la autoridad que tiene la persona sobre si misma, la autoridad formal muestra el poder que tiene quien la ejerce, de guiar el comportamiento de los subordinados, quienes delegan en su superior la facultad de que tomen decisiones que les indique que es lo que deben hacer. El subordinado, decide aceptar la orden de su superior, mientras presienta, que no existe una alternativa de comportamiento mejor para satisfacer sus intereses, de lo contrario, actuará por si mismo, pues las sanciones o la pérdida parcial o total de su rol organizacional, tienen un efecto negativo menor que el beneficio personal que obtendrá de la alternativa de comportamiento que está dispuesto a llevar a cabo. La persona que acata la orden de otra, en definitiva, tiene el convencimiento de que dicha decisión de cumplir una orden, es la mejor alternativa que posee para el beneficio de sus intereses. Esta valoración que hace la persona, puede tener relación con el largo plazo, es decir, en lo inmediato, dicha decisión, puede parecer perjudicial, pero le permite crear una situación propicia para otras acciones futuras. Muchas veces perder ciertas batallas, nos permiten que se creen condiciones en el futuro que terminan generando que ganemos la guerra.

La confusión entre los conceptos de persuasión, sugerencia y autoridad, nace del hecho de que los tres fenómenos, se hallan con frecuencia presentes en una sola situación. Aun en el caso en que pueda asegurarse un comportamiento por el ejercicio de la autoridad, el superior, prefiere generalmente, servirse de la sugerencia o de la persuasión, ya que las mismas se acercan más al concepto de convencimiento, las decisiones tomadas por el superior en tales circunstancias, se encuentran más respaldadas por los subordinados, quienes aceptan guiar su comportamiento porque la decisión es la mejor alternativa disponible, no solo para sus intereses personales, sino también para la organización en la cual se desarrolla dicha interacción.

En la medida en que el subordinado presente un mayor grado de lealtad (independientemente de la razón que dio origen a la misma), existirá mayor probabilidad de comportamientos basados en reacciones anticipadas, que implica adelantarse a identificar los deseos del superior. La característica que más distingue el

papel del “subordinado” como hemos visto, es que el mismo establece un área de aceptación dentro de la cual, está dispuesto a aceptar las decisiones que su superior ha tomado por él. Esta área de aceptación, no necesariamente es permanente en el tiempo, existe un cotejo constante por parte de las personas, las cuales evalúan cuales son sus intereses, las alternativas de acción que dispone para alcanzarlos, los incentivos que recibe y percibe, sus creencias, las influencias del medio ambiente, sus conocimientos, sus habilidades, sus capacidades, y todas aquellas variables que influyen en sus motivaciones, y en función de este cotejo determina si acatar la orden de su superior es conveniente para sus intereses. Una organización voluntaria con objetivos pobremente definidos, tiene quizás, el más estrecho ámbito de aceptación. Un ejército, en el que son de extremada severidad, tanto las sanciones como las costumbres, dispone del área más amplia de aceptación.

El ejercicio de la autoridad en un grupo, hace posible un amplio grado de separación de los procesos decisorios, de su puesta en práctica real, o lo que pudiera llamarse “especialización” vertical de la toma de decisiones. A través de ésta especialización, se busca establecer una jerarquía de decisiones que parten del establecimiento de los objetivos hacia la coordinación de las actividades, y a partir de allí, hacia la obtención de los recursos y su administración, para el desarrollo de dichas actividades. En las jerarquías superiores de autoridad, se concentran decisiones más estratégicas, de largo plazo, que generan las características distintivas de la organización. Y a medida que vamos descendiendo en dicha jerarquía, nos enfocamos más hacia la táctica, hacia la administración de las tareas, nos vamos especializando en la amplitud de la decisión, se achica más la visión general y nos concentramos más en el corto plazo y en problemas específicos de cada función. Debemos comprender que la especialización vertical de toma de decisiones, trata de ubicar a las personas dentro del sistema cooperativo, según sus capacidades y habilidades, para combinar de la mejor manera los diferentes conocimientos, caracteres e información que se manejan en la organización en los procesos de toma de decisiones.

Simon, identifica cuatro métodos de uso común para impedir o resolver los conflictos de autoridad:

• La unidad de mando en el sentido tradicional: cada individuo recibe órdenes de un superior y solo de uno

• La unidad de mando en el sentido más estricto: un individuo puede recibir órdenes de varios superiores, pero, en caso de conflicto, existe uno y solo uno al que se supone que ha de obedecer

• La división de autoridad: se señala a cada unidad de la organización en un área específica sobre la que tiene autoridad exclusiva, y están sujetas a esa autoridad las premisas de decisión de todo individuo que quede dentro de dicha área.

• Un sistema de categorías: un individuo queda sujeto a la autoridad de todos los