DOCUMENTATION

All documents and correspondence related to the activities described by this Specification shall be written  in English Language. SUBCONTRACTOR may  translate relevant  work instructions and other documents to  any language according to SUBCONTRACTOR’s convenience adapted to the local work force, however, the  translation in English language shall be binding. 

All  documents  issued  by  SUBCONTRACTOR  to  COMPANY/CONTRACTOR  shall  be  prepared  in  the  format  approved by COMPANY. 

13.2 TECHNICAL DOCUMENTATION TO BE SUBMITTED DURING THE BIDDING PHASE  During the Bidding Phase the SUBCONTRACTOR shall submit the following: 

 Statement  of  compliance  with  technical  documents  issued  by  CONTRACTOR  to  SUBCONTRACTOR  during the bidding stage. 

 List  of  deviations  from  technical  requirements  specified  in  technical  documents  issued  by  SUBCONTRACTOR to COMPANY/CONTRACTOR during the bidding stage. 

The  list  of  deviations  shall  contain  the  following  (in  case  SUBCONTRACTOR  presents  the  list  of  deviations  not  mentioning  only  one  of  the  items  listed  below,  CONTRACTOR  reserves  the  right  to  consider deviation presented by SUBCONTRACTOR as not valid): 

- Document  number  and  document  revision  number  and  relevant  paragraph  of  the  document from which SUBCONTRACTOR  intends to deviate; 

- Quotation  of  the  text  within  the  document  from  which  SUBCONTRACTOR    intends  to  deviate; 

- SUBCONTRACTOR ’s proposal explaining the reason for deviation and proposed actions; 

- Quantification  of  cost  impact  and  of  the  impact  on  delivery  schedule  of  coated  pipes  in  case the deviation is not accepted; 

 Work program and delivery schedule of coated pipes; 

 SUBCONTRACTOR ’s organisation chart; 

 Layout of the coating facilities including storage and office areas; 

 Technical data sheets of the concrete coating materials that SUBCONTRACTOR intends to use in the  PROJECT;  cement,  sand,  heavy  aggregates  (gravel  and  iron  ore),  water  (certificate  for  compliance  with Appendix A of the BS 3148 standard), reinforcing steel; 

 Any other document beside above mentioned requested by COMPANY/CONTRACTOR. 

13.3 TECHNICAL  DOCUMENTS  TO  BE  SUBMITTED  AFTER  AWARD  OF  THE  CONTRACT  TO  SUBCONTRACTOR  

When  the  contract  for  coating  of  pipes  has  been  awarded  by  CONTRACTOR  to  SUBCONTRACTOR,  SUBCONTRACTOR shall submit for review/approval the following documents at least six weeks before the  commencement of the Pre‐Qualification Test: 

 concrete coating application procedure; 

 calculation for stacking of 3‐layer PE coated pipes (for each combination of pipe diameter × pipe wall  thickness) and for stacking of concrete coated pipes (for each combination of pipe diameter × pipe  wall thickness × concrete coating thickness); 

 inspection and test plan for Pre‐Qualification Test; 

 inspection and test plan for production; 

 material and safety data sheets of the concrete coating materials; 

 inspection and test report formats; 

 3‐layer PE coating repair report format; 

 concrete coating repair report format; 

 list of inspection and test equipment and relevant calibration certificates; 

 daily report format; 

 any other document beside above mentioned requested by COMPANY. 

The  Pre‐Qualification  Test  and  production  cannot  start  when  the  above  mentioned  documents  have  not  been approved by COMPANY/CONTRACTOR. 

After  performance  of  the  Pre‐Qualification  Test,  SUBCONTRACTOR  shall  submit  to  COMPANY/CONTRACTOR the Pre‐Qualification Test Report for review/approval. 

During production, SUBCONTRACTOR shall submit to COMPANY/CONTRACTOR for review, the certificates  for each batch of the following materials supplied by the material MANUFACTURER to SUBCONTRACTOR: 

cement, sand, gravel, iron ore, reinforcing steel and material used for curing of concrete coating. 

During  production,  SUBCONTRACTOR  shall  submit  to  COMPANY/CONTRACTOR  for  review/approval  the  following documentation within 12 hours after the completion of each particular working shift: 

 daily report (in electronic format); 

 inspection and test reports related to the production performed during the shift; 

 3‐layer PE coating and concrete coating repair reports; 

 list of pipes on which remedial action has been performed after not conformance has 

 occurred  and  the  pipe  was  quarantined  (date  of  not  conformance,  pipe  number,  reason  for  quarantine and date of successful implementation of the corrective action); 

 release note related to the pipes intended for load out operation (format shall be agreed between  SUBCONTRACTOR and COMPANY/CONTRACTOR). 

13.4 FINAL TECHNICAL DOCUMENTATION 

Final  documentation  and  relevant  format  shall  be  agreed  between  SUBCONTRACTOR  and  COMPANYandCONTRACTOR. 

However,  the  SUBCONTRACTOR  shall  prepare  also  the  Final  Manufacturing  Book  which  shall  contain  the  following: 

 table of content of the Final Manufacturing Book; 

 pipe tracking system in electronic and paper format; 

 revisions of all of the PROJECT documents related to the SUBCONTRACTOR ’s scope of work issued  by COMPANY/CONTRACTOR to SUBCONTRACTOR  which have been used during the production; 

 revisions  of  all  of  the  documents  issued  by  SUBCONTRACTOR    which  have  been  used  during  the  production; 

 Non‐Conformity  Notes/Corrective  Action  Requests  issued  by  COMPANY/CONTRACTOR  to  SUBCONTRACTOR  (if any); 

 Non‐Conformity Reports issued by SUBCONTRACTOR  (if any); 

 Minutes of Meeting between COMPANY/CONTRACTOR and SUBCONTRACTOR ; 

 any  communication  issued  to  SUBCONTRACTOR    where  any  concession  related  to  the  PROJECT  documents has been given to SUBCONTRACTOR ; 

 technical and safety data sheets of all materials used by SUBCONTRACTOR  related to their scope of  work; 

 batch certificates of all materials used by SUBCONTRACTOR  during the production; 

 list of the inspection and testing equipment used by SUBCONTRACTOR  during the production; 

 copies of the inspection and testing equipment calibration certificates; 

 Pre‐Qualification Test reports; 

 production inspection and tests reports; 

 release notes; 

 any other document issued by SUBCONTRACTOR related to the load out operations. 

13.5 CONTENT OF PARTICULAR TECHNICAL DOCUMENTS  13.5.1 CONCRETE COATING APPLICATION PROCEDURE 

The SUBCONTRACTOR’s coating application procedure shall contain the following: 

 scope of the document; 

 definitions  of  various  Parties  involved  in  the  PROJECT  related  to  the  SUBCONTRACTOR’s  scope  of  work and definition of abbreviations used in the document; 

 list of reference documents related to the SUBCONTRACTOR’s scope of work; 

 list of materials used for production: cement, sand, gravel, iron ore, reinforcing steel and material for  curing  of  concrete  coating  including  trade  names  and  supplier’s  name  where  applicable  (for  each  material it shall be specified the methods for their storage); 

 procedure  for  receipt  of  3‐layer  PE  coated  pipes,  handling  of  3‐layer  PE  coated  pipes  within  SUBCONTRACTOR’s facilities, their storage and their transport; 

 description of the concrete coating plant and the list of equipment; 

 description of the verification of calibration of the concrete coating batching plant; 

 detail production steps describing the activities on each concrete coating station; 

 inspections  and  tests  (each  single  inspection  or  test  shall  be  inserted  in  separate  section  and  the  following  shall  be  described:  the  test/inspection  name,  brief  testing  procedure  when  there  is  no  reference  international  standard,  test  frequency,  testing  equipment,  acceptance  criteria,  remedial  actions in case the acceptance criteria have not been met); 

 procedure  for  handling  of  concrete  coated  pipes  within  SUBCONTRACTOR’s  facilities,  their  storage  and their transport; 

 concrete coated pipes marking procedure; 

 3‐layer PE coating repair procedure; 

 concrete coating repair procedure; 

 procedure for removal of the fresh and hardened concrete coating; 

 material technical data sheets of the materials used for production (cement, sand, gravel, iron ore,  reinforcing steel, certificate for mixing water, material used for curing of concrete coating). 

 According  to  his  convenience,  SUBCONTRACTOR  can  divide  this  procedure  as  separate  documents  but all above mentioned items must be included in these documents. 

Omission to insert into the concrete coating application procedure any technical requirement specified in  this  specification  and  in  other  contractual  documents  shall  not  relieve  SUBCONTRACTOR  from  the  obligation to fulfil that particular requirement even if this concrete coating application procedure has been  approved  by  COMPANY/CONTRACTOR  unless  this  requirement  has  been  waived  by  COMPANY  through 

Concession  Request  or  approved  by  COMPANY  as  a  deviation  when  the  list  of  deviations  has  been  presented to COMPANY/CONTRACTOR during the bidding phase. 

13.5.2 INSPECTION AND TEST PLAN 

The inspection and test plan shall be issued separately for the Pre‐Qualification Test and for production. 

The inspection and test plan shall contain the following: 

 item number; 

 activity; 

 reference to the relevant sections of the documents supplied by COMPANY/CONTRACTOR or     

 SUBCONTRACTOR ’s documents or international standard applicable to this particular activity; 

 test frequency; 

 acceptance criteria; 

 reference to the inspection and test report number issued by SUBCONTRACTOR  for this particular  activity; 

 action  codes  for  SUBCONTRACTOR,  CONTRACTOR,  COMPANY  and  any  other  Third  Party  appointed  by COMPANY/CONTRACTOR if the latest is required. 

Omission  to  insert  into  the  inspection  and  test  plan  any  technical  requirement  specified  in  this  Specification and in other contractual documents shall not relieve SUBCONTRACTOR  from the obligation to  fulfil  that  particular  requirement  even  if  this  inspection  and  test  plan  has  been  approved  by  COMPANY/CONTRACTOR  unless  this  requirement  has  been  waived  by  COMPANY  through  Concession  Request  or  approved  by  COMPANY  as  a  deviation  when  the  list  of  deviations  has  been  presented  to  COMPANY/CONTRACTOR during the bidding phase. 

13.5.3 DAILY PRODUCTION REPORT 

Daily production report shall be composed of the following items: 

 master  sheet  (pipe  number,  nominal  pipe  external  diameter,  nominal  pipe  wall  thickness,  pipe  material,  pipe  length,  mass  of  bare  pipe  in  kg,  type  of  applied  coating,  coating  date,  shift,  pipe  sequence number, pipe status accepted/quarantined); 

 material  batch  number  (pipe  number,  coating  date,  shift,  pipe  sequence  number,  material  trade  name  and  material  batch  number  for  each  coated  pipe  for  primer,  adhesive,  topcoat  and  rough  coat); 

 list of quarantined pipes (pipe number and reason for quarantine); 

 production stops (date, shift, plant stoppage start time, plant stoppage end time, reason); 

 external coating repair (classification of damages, pipe number, coating damage class, coating repair  date, repair status, remarks); 

 load out of coated pipes (number, pipe number, nominal pipe external diameter, nominal pipe wall  thickness,  pipe  material,  pipe  length,  pipe  mass  in  kg,  type  of  applied  coating,  vessel  and  destination).