Documentation

The principal record used in care homes which documents residents’ medicines information 

is the Medication Administration Record or MAR. They are usually referred to as a ‘MAR 

chart’ and they contain a list of the medicines administered to residents,  which identifies 

the appropriate medicines for the person giving them and allow them to record that 

administration. A chart usually relates to a 28 day cycle for one resident. Once one chart is 

completed, a new chart is produced for the next cycle. MAR charts are usually produced in 

the pharmacy, when dispensing takes place into both casssette and blister MDS. However, 

some homes prefer to use pre‐printed charts and hand‐writing each one individually.  

The MAR chart is produced in triplicate in the Boots and Manrex systems (others may be in 

duplicate or only on a single sheet).   The top copy serves as the medication record in the 

home, while the other copies are used for medication review and re‐ordering. They are a 

fundamental part of the MDS and serve several important functions.41  _{As well as recording} 

the identity of each medication the resident is taking, they also enable the carer to record 

each tablet given (or not given) in a readily visible way.   They reduce the time spent by 

home staff manually writing drug administration charts each month, reduce the potential 

for  transcription  errors  normally associated  with  handwritten  documents  and are  an 

important source of information when conducting medication reviews. The MAR sheet 

provides  an  audit  trail  of  all  medicines  administered  to  residents  as  well  as  what 

medications are received by, or returned to, the pharmacy.41,48 

There is RPSGB guidance relating to the provision of printed MAR charts for use by 

community pharmacists.37  _{These acknowledge that MAR charts are official records. It also} 

says that care workers are highly dependent on the content and accuracy of printed MAR 

charts. However, the MAR chart is not “the prescription”. MAR charts are purely records of 

administration and do not act as a medication order as would occur in a hospital drug 

• MARs  may  be  computer  generated  by  the  community  pharmacy,  or  can  be 

handwritten at the home by staff (copied from the dispensing label not the previous 

MAR) or in some cases by the GP. 

• MARs come in different formats but essentially the contents are the same. 

• MARs most commonly last for 28 days, but can cover one calendar month or can be 

on‐going for up to 3 months or occasionally even longer. 

The MAR often doubles as a medication profile i.e. somewhere where all the medication 

that the resident is on is recorded. For example, it should include medication that is self‐

administered or is administered by District Nurse, Community Psychiatric Nurses or GP, 

but it sometimes doesn’t. However, there is sometimes a separate medication profile, as 

well as other records of medication being administered or taken elsewhere. 

When  changes  occur  mid‐cycle  these  would  be  recorded  on  the  MAR  chart,  and  if 

medicines are changed close to the end of the cycle, after the request has been put in for the 

repeats, it is possible that the change may not be carried forward. The home must keep 

MARs for at least 3 years, but sometimes they are not easily located. They could be rolled 

up and put in a box to await sorting with many other previous MARs, or kept in with the 

resident’s clinical or care history.  

Repeat prescriptions for residents are usually produced by the GP practice computer. The 

Right Hand Side (RHS) of the FP10 prescription may be kept as a record.   It consists of a 

tear‐off slip on which is printed a complete list of the patient’s repeat medication, with a 

tick box next to each item for re‐ordering. 

GP clinical record 

The GP clinical record is now always computer based, though some practices may still use 

paper‐based notes for some information. Because residents are inevitably seen away from 

the practice, practices often print out summaries for doctors to take on visits. The doctors 

should then subsequently write up their notes on computer when they return to base.   A 

few  homes  have  a  computer  link  to  residents’  clinical  records  at  the  practice  so 

Occasionally the pharmacy may have a computer terminal from which all the prescriptions 

are generated. 

The records in the home may be kept in different places e.g. communication book, repeat 

prescription request slips/book, care plans, clinical records, admission information. The 

clinical records may be locked away in the home and sometimes only the GP has a key.  • In the GP surgery records may be entirely on computer or partly in paper. Some GPs 

may  only  record  repeat  prescriptions  on  the  computer,  using  hard  copy 

prescriptions on a pad (called ‘FP10s’) for all acute medication and associated 

medical notes; this may be in Lloyd George envelopes at the surgery or at the care 

home or both. 

Other documentation 

There is a variety of other types of documentation relevant to the use of medicines in a care 

home. There may be: 

• Admissions information  • Hospital discharge letters 

• Treatment Advice Notes from out‐patients  • Patient/client profiles 

• Care records/nursing notes 

• Shared care records (eg anticoagulant book) 

Different homes use different terminology for these records and they vary in how much 

information is stored in them  

All homes have to keep a daily log of care. This may just refer to personal care but can also 

include relevant medical information. It should include reference to sleep and bowel 

activity where relevant, and this may be pertinent to the medication review. Different 

floors/units in the same care home may have different ways of storing information and can