1. CLAUSULA DE APERTURA DEL LIBRO DE PROTOCOLO COLOCADA POR LA SECCION DEL NOTARIADO DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
“Libro UNO del Protocolo que lleva el Consulado General de El Salvador en Madrid, España para incorporar los instrumentos públicos que se otorguen en dicha oficina gubernamental, con doscientas hojas sueltas de papel de protocolo correspondiente, con el sello de esta oficina y entregado bajo el número_______del Libro_______ de Registro de Protocolos.”
Sección del Notariado, Corte Suprema de Justicia, San Salvador,_____ de____ de dos mil_____
Hay un sello de la oficina.
2. CLAUSULA DE CIERRE ANUAL DE LIBRO DE PROTOCOLO32
“En esta fecha cierro el Libro____ del Protocolo que lleva este Consulado General, habiéndose asentado durante el presente año____escrituras públicas y suspendidos________. Consulado
General de____treinta y uno de diciembre de dos mil________” Firma y sello del funcionario autorizante
3. RAZON DE APERTURA ANUAL DEL LIBRO DE PROTOCOLO
En esta fecha abro el presente Libro___ del Protocolo que lleva este Consulado General (Misión Diplomática) para incorporar los instrumentos que se otorguen ante mis oficios. Consulado General de___________ a los________días del mes de_________del dos mil__________
Firma y sello del funcionario autorizante
4. RAZON DE CIERRE FINAL DEL LIBRO DE PROTOCOLO (AGOTADO)33
En esta fecha cierro el presente Libro ___ del Protocolo que lleva esta misión diplomática (Consulado General, Consulado), con doscientas hojas utilizadas, en que constan__________instrumentos debidamente autorizados y________suspendidos. Consulado General de_____________, a los________días del mes de_________del dos mil____________
Firma y sello del funcionario autorizante
5. RAZÓN DE CIERRE DE LIBRO DE PROTOCOLO EXTRAVIADO Y RECUPERADO
“En esta fecha cierro el presente Libro número_____ del Protocolo que lleva esta oficina consular (misión diplomática), el cual se extravió aproximadamente hace_____meses, habiendo sido encontrado el día_________del presente mes. Se asentaron___________instrumentos en______ folios. Consulado General de El Salvador,_____ a los ____días del mes de_______ de dos mil________”
32 Si por alguna razón se hubiere “saltado” la numeración correlativa de los instrumentos (por ejemplo, de la escritura 29 se pasó
a la 31), es en este momento en que hay que decir: “La escritura número treinta no aparece registrada, debido a que por un error involuntario se omitió su uso”.
Recuérdese que junto a las certificaciones de esta acta, hay que remitir los testimonios respectivos, por lo que es indispensable aclarar que pasó con la escritura número treinta.
6. FÓRMULA PARA LA “SACA”
“En esta fecha extiendo el testimonio al señor (a)________________________ Lugar del consulado, a los____ días del mes de____ de 200_”
Aquí se puede escribir la fecha en números; y el nombre de la persona es quien tiene derecho a tener el testimonio. (un comprador, un arrendante, un testador, un mandante,etc)
7. RAZON DE CIERRE DEL LIBRO DE PROTOCOLO CUANDO HAY INUTILIZACIÓN, DESTRUCCIÓN O PÉRDIDA DE UN FOLIO DE UN LIBRO DE PROTOCOLO34
En esta fecha cierro el presente Libro___ de Protocolo que lleva esta misión diplomática (Consulado General, Consulado), por haberse inutilizado el folio____ al quedarse aprisionado en la impresora que tiene en usa esta oficina. Se utilizaron____ folios en los cuales se incorporaron________instrumentos y suspendieron_________. Consulado General de_____________, a los________días del mes de_________del dos mil____________
34 La Ley de Notariado dice que esta acta deberá de incorporarse hasta después de hacer la investigación correspondiente. Se
supone que ese cierre se hará en la Sección del Notariado, pero como el funcionario diplomático o consular no estará en el país, la sugerencia es que el acta de cierre la haga antes de remitir el Libro de Protocolo al Ministerio de Relaciones Exteriores.
Firma y sello del funcionario autorizante
8. RAZON DE APERTURA DEL LIBRO DE PROTOCOLO UNA VEZ DADA LA AUTORIZACIÓN DE LA SECCION DEL NOTARIADO EN CASO DE INUTILIZACIÓN, PÉRDIDA O EXTRAVÍO DE UN FOLIO DEL LIBRO DE PROTOCOLO
En esta fecha abro el presente Libro___ de Protocolo que lleva esta misión diplomática (Consulado General, Consulado), por haberse inutilizado el folio____ al quedarse aprisionado en la impresora que tiene en uso esta oficina. La autorización para esta apertura fue dada por la Sección del Notariado de la Corte Suprema de Justicia el día____ del mes de_____ de dos mil______. Consulado General de___ a los__días del mes de_____del dos mil_____Firma y sello del funcionario autorizante.
9. RAZÓN DE SUSPENSIÓN DE UNA ESCRITURA
“ En este estado suspendo la presente escritura por manifestarme el otorgante desistir del otorgamiento de la presente escritura, por lo cual únicamente firma el suscrito Cónsul General” 10. CERTIFICACION DE LAS FÓRMULAS NOTARIALES A REMITIR A CANCILLERIA
Quito, _____de enero de 200_ Señor Ministro,
Atentamente remito a su Excelencia dos certificaciones de la razón de cierre anual35 del Libro___
de Protocolo que lleva este Consulado General (Misión Diplomática), juntamente con los testimonios de las escrituras públicas asentadas y el índice.
Este envío lo hago en el marco del cumplimiento de la Ley de Notariado, solicitando girar las instrucciones pertinentes a fin de que los documentos adjuntos sean a su vez remitidos a la Sección del Notariado de la Corte Suprema de Justicia.
Propicia es la ocasión para reiterar a su Excelencia mis más altas muestras de estimación y respeto.
35 Hacer los cambios respectivos para las otras remisiones que exige la Ley de Notariado. En el caso de la razón de apertura,
Señor
___________________________ Ministro de Relaciones Exteriores San Salvador
11. MODELO DE REMISION DEL LIBRO DE PROTOCOLO Buenos Aires,____de enero de 200_
Señor Ministro,
Atentamente me dirijo a su Excelencia para remitir el Libro___ del Protocolo que lleva esta oficina consular (misión diplomática), el cual está agotado por haberse utilizado las doscientas hojas.
Se acompañan además, dos testimonios de cada escritura pública otorgada durante el año próximo anterior, así como el legajo de anexos y el índice general, todo de conformidad a la Ley de Notariado.
Quedaré altamente agradecido se sirva trasladar los documentos mencionados a la Sección del Notariado de la Corte Suprema de Justicia.
Propicia es la ocasión para reiterar a su Excelencia mis más altas muestras de estimación.
Firma y sello del funcionario autorizante
Señor Licenciado
___________________________ Ministro de Relaciones Exteriores San Salvador. El Salvador
12. MODELO DE REMISIÓN DE FOLIO DESTRUIDO O INUTILIZADO
Señor Ministro,
Atentamente me dirijo a su Excelencia para remitir el Libro___ del Protocolo que lleva esta oficina consular (misión diplomática), por haberse destruido parcialmente el folio______ que también se adjunta.
Con el fin de iniciar las diligencias sumarias correspondientes para determinar la responsabilidad que pudiera caberme por este hecho, quedaré altamente agradecido se sirva trasladar los documentos mencionados a la Sección del Notariado de la Corte Suprema de Justicia.
Quedo a la espera de las decisiones que oportunamente tomarán tanto el Juez Primero de lo Civil del distrito de San Salvador como la Sección del Notariado de la Corte Suprema de Justicia.
Propicia es la ocasión para reiterar a Su Excelencias mis más altas muestras de estimación.
Firma y sello del funcionario autorizante
13. MODELO DEL INDICE DEL LIBRO DE PROTOCOLO
ÍNDICE DEL LIBRO DE PROTOCOLO NÚMERO
__________DESDE EL DÍA_____DEL MES DE_______ DE DOS MIL TRES, HASTA EL DÍA____ DEL MES DE_______ DE DOS MIL________
FECHA NÚMERO DE
ESCRITURA
CLASE DE
INSTRUMENTO
Firma y sello del funcionario autorizado