Econometric models

La licenciada Glenda Ávila (Proveedora del SFE), comenta que la proveeduría es la una unidad del Departamento Administrativo Financiero que tiene la labor de gestionar las compras de los diferentes bienes y los servicios que la institución requiere para servirle a la ciudadanía. La proveeduría está compuesta por un proveedor institucional que recibe asesoría legal por parte de asuntos jurídicos de la institución y también de la comisión de adjudicación. Luego se encuentra la subproveedora institucional que en la actualidad es la señora Felicia Calderón; la proveeduría está dividida en tres áreas funcionales: 1) contrataciones, 2) programación y control y 3) almacenamiento y distribución, cada área con sus respectivas subáreas; de tal manera que con esta estructura se lleva el proceso de compra del SFE. En total en la estructura de la proveeduría se cuenta con trece áreas de trabajo y el personal con el que cuenta la proveeduría es de nueve personas, asegurando la licenciada que hay personas que ejercen dobles o triples funciones para sacar el trabajo de la proveeduría adelante, demostrando la buena disposición, motivación y voluntad con la que cuenta la unidad que ella representa.

En el área de contrataciones se encuentra a los “analistas de contrataciones”, quienes son los encargados de recibir las solicitudes de compra y gestionar la compra, siendo aproximadamente 500 trámites de compra al año, la licenciada Ávila describe que la proveeduría solo cuenta con tres analistas y medio; afirma que el medio es porque dice que esta persona tiene la responsabilidad de llevar los contratos marcos de la institución, por lo que apenas la mitad del tiempo puede analizar las demás contrataciones que gestiona la proveeduría. Además señala que la baja ejecución presupuestaria del SFE se debe a que los departamentos operacionales no ejecutan su propio presupuesto, ya que no efectúan una adecuada planificación.

A continuación se aporta la estructura organizativa de la proveeduría institucional del SFE, donde se observa lo descrito anteriormente.

Ilustración 3. Organigrama de la proveeduría del SFE

Fuente: proveeduría del SFE

La licenciada Ávila describe que en el año 2015 la proveeduría tuvo un total de 455 trámites, donde el 85% de los trámites son concluidos y alrededor del 15% se quedaron sin concluir. Hace la aclaración que los trámites concluidos son a los que se le generaron las órdenes de compra y no necesariamente fueron trámites que fueron finalizados con el pago de sus facturas, ya que el accionar propiamente de la proveeduría está hasta generar las órdenes de compra. Y los trámites sin concluir son todos aquellos que se encuentran en análisis, que no se les ha dictaminado firmeza, que han sido declarados desiertos, entre otros.

Otro dato importante que la licenciada resalta es que el 91% de las compras tramitadas fueron por contratación directa, lo que agiliza la compra y favorece el porcentaje total de la ejecución de presupuesto. En la siguiente tabla ella demuestra los datos descritos anteriormente, además de reflejar que el comportamiento de la gestión de compra dentro de la proveeduría es similar entre el año 2014 y el 2015.

Tabla 6. Comparativo de trámites de la proveeduría institucional del SFE

2014 % 2015 %

Trámites sin concluir (análisis, preparación, por línea, infructuoso, firmeza, desierto,

adjudicación) 83 17,74% 66 14,51%

Trámites concluidos (orden de compra) 385 82,26% 389 85,49%

Trámites totales 468 455

Licitación públicas 6 1,28% 4 0,85%

Licitación abreviada 21 4,49% 23 4,91%

Contratación directa 441 94,23% 428 91,45%

Fuente: proveeduría institucional del SFE

A continuación se describe cuáles son las etapas del proceso de compra que se gestionan dentro de la proveeduría:

1) Se recibe las solicitudes de compra que cada área ejecutoria subió al sistema interno de la institución llamado SIFITO, se revisan y se aceptan, este proceso lo realiza la subproveedora; luego de que la solicitud de compra se le dio la aceptación la subproveedora se la asigna a un analista.

2) El analista vuelve a revisar y monta el cartel de compras asignando ya sea una contratación directa, una licitación abreviada o bien una licitación pública de acuerdo al estrato E de los límites generales de la contratación administrativa excluyendo o incluyendo la obra pública. Los estratos corresponden con los incisos de los artículos 27 y 84 de la Ley de Contratación Administrativa.

3) Luego se procede a subir el cartel de compra en el sistema de compras públicas gubernamental, que justo esta año 2016 se está en un proceso de transición ya que se deja de utilizar el sistema compra red, a utilizar el nuevo Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)

4) Se procede a invitar a los proveedores a participar y se realiza el acto de apertura de las ofertas en el sistema. Para la contratación directa se necesita al menos tres proveedores y para la licitación abreviada cinco proveedores de ahí se puede escoger la mejor opción de compra. Por su parte la licitación abierta queda sujeta a la participación de todos los proveedores interesados en participar.

5) Las ofertas recibidas se envía a estudio técnico a la unidad o departamento que está solicitando la compra para que revise y dé su impresión de cuál de las ofertas cumple con las expectativas técnicas.

6) Las ofertas recibidas se envían a estudio legal a la unidad de asuntos jurídicos, para que informen cuáles ofertas cumplen con los requisitos legales.

7) Las ofertas nuevamente ya regresan al analista, quien hace un análisis de la metodología de evaluación a las ofertas que fueron elegibles tanto por técnico como por legal.

8) Una vez reflejado el resultado de la metodología de evaluación el analista realiza un acta de recomendación de adjudicación. Que en el caso de las licitaciones esta acta de recomendación de adjudicación se analiza en una comisión, que la integrara el proveedor institucional, el asesor legal, jefe unidad o departamento usuario y el analista de la proveeduría, para tomar un consenso de a quién adjudicarle la compra. 9) Se da la resolución de adjudicar la compra a un proveedor, el mismo firmará la

adjudicación.

10) Una vez adjudicada la compra hay que dar un tiempo de firmeza que en el caso de contratación directa son dos días hábiles, licitación abreviada son cinco días hábiles y la licitación pública son 10 días hábiles. Este es el periodo con el que cuentan las demás empresas participantes para realizar las apelaciones a la adjudicación de la compra.

11) Una vez pasado el tiempo de firmeza se procede a realizar el contrato u orden de compra.

12) Se da la recepción en bodega, la unidad usuaria revisa y aprueba o desaprueba lo que se está recibiendo mediante un acta.

13) Una vez se dé la recepción a satisfacción se procede a realizar el pago, el cual va disminuir el compromiso de presupuesto y aumentar el ejecutado.