A continuación se presenta el manual de funciones propuesto para la Compañía de Transporte Pesado “Zambrano Mendoza” S.A., de la ciudad de Santo Domingo.
Manual de funciones
Santo Domingo – Ecuador 2018
55 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 01 de 29
ÍNDICE
Índice …...……….……….……….1 Estructura orgánica funcional...……….…………2 Misión del manual………..…………3 Direccionamiento estratégico………..………..………….3 Descripción del cargo Junta General de Accionistas………..…...5 Descripción del cargo Presidente………..….7 Descripción del cargo Vocal de Consejo Administrativo………..……9 Descripción del cargo Vocal de Consejo de Vigilancia………...11 Descripción del cargo Gerente……….…13 Descripción del cargo Asesoría Jurídica y Contable……….…...15 Descripción del cargo Secretaria………..17 Descripción del cargo Recaudador………..….19 Descripción del cargo Gestor logístico ….………...21 Descripción del cargo Vocal de Servicios Generales………..….23 Descripción del cargo Auxiliar de Limpieza………....25 Descripción del cargo Guardia……….…27 Firmas………...29
56 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 02 De 29
ESTRUCTURA FUNCIONAL
Da a conocer los diferentes cargos de trabajo que conforman a la Compañía de Transporte Pesado “Zambrano Mendoza” S.A. de la ciudad de Santo Domingo, al igual que sus diferentes niveles de
mando y de comunicación. Junta General de Accionistas Presidente Secretaria Gerente Asesor jurídico y contable Gestor logístico Vocal de consejo de vigilancia Vocal de consejo adminstrativo Guardia Auxiliar de limpieza
Recaudador Vocal de servicios
generales
57 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 03 de 29
MISIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES
Dejar de manera clara, fácil y específica las funciones a desarrollar en cada área de trabajo para que no exista confusión entre colaboradores, con la finalidad de un mejor rendimiento en la compañía y que esta obtenga resultados mejores y eficientes.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Misión de la compañía:
La Compañía de Transporte Pesado “Zambrano Mendoza” S.A., de la ciudad de Santo Domingo tiene como misión velar por el bien común de cada uno de los colaboradores y socios dedicados a la industria de la movilización y transporte de carga pesada terrestre, siendo esta fundamental, indispensable y sobre todo estratégica para óptimo desarrollo del País, proporcionándoles la debida información de temas relacionados a la actividad que se realiza, amparando de manera técnica y legal los procesos acorde a su desarrollo.
Visión de la compañía:
La Compañía de Transporte Pesado “Zambrano Mendoza” S.A., de la ciudad de Santo Domingo, tiene como visión ser una organización líder en el ámbito de movilización y transporte de carga pesada terrestre de la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas posicionarnos en el mercado brindando el mejor servicio y con la mejor calidad.
Valores de la compañía:
Confianza.
Ofrecemos un trabajo que se rige firmemente en la confianza por ser transparente y a su vez exacto al momento de desarrollar nuestra actividad ya que tenemos una amplia experiencia en el tema de transporte de carga pesada y la confianza es un valor muy arraigado.
Respeto.
En la compañía apreciamos a todo aquel que nos rodea, desarrollando nuestras actividades con el mayor respeto entre compañeros, clientes, proveedores y ciudadanía en general, esforzándonos por comprender de forma empática sus situaciones de manera particular y a su vez respetando sus creencias y sus religiones.
58 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 04 de 29
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Ética.
Ejercemos nuestras actividades de manera confiable creando nuestros principios y criterios acerca de la forma en la que actuamos y la manera en la que nos comportamos.
Lealtad.
Nos comprometemos y sobre todo defendemos nuestras creencias además de en quienes creemos de este modo fortaleciendo la confianza.
Integridad.
Cumplimos con nuestros clientes, hablamos siempre con la verdad comprometiéndonos con lo que está a nuestro alcance.
Excelencia.
Nos basamos en las altas normas de calidad en cuanto a las actividades que realizamos siendo este uno de los valores básicos y de mayor importancia para la compañía sus, colaboradores, proveedores y sobre todo el cliente final.
59 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 Febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 05 de 29
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: Junta General de Accionistas
Nivel jerárquico: Directivo
Dependencia lineal: Ninguno Dependencia funcional: Ninguno Subordinados directos: Presidente Misión del cargo:
Efectuar la administración y fiscalización dentro de la compañía y tomar decisiones claves para su futuro, crecimiento y permanencia de la misma en el mercado.
Relaciones externas:
Agencia Nacional de Tránsito del Ecuador. Empresa Pública Municipal de Transporte. Servicio de Rentas Internas.
Cuerpo de Bomberos. Instituciones financieras.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Superintendencia de Compañías.
Ministerio de Relaciones Laborales, proveedores. Clientes y aliados estratégicos.
Perfil del cargo Formación académica:
Indistinto
Experiencia: Mínimo 5 años de experiencia
Conocimientos específicos: Liderazgo.
Capacidad para planificar
Reglamento y estatuto interno.
Reglamentos a la ley de transporte. Condiciones del trabajo
Esfuerzo físico y mental: Requiere más esfuerzo mental que físico.
Riesgos comunes: Accidentes de oficina por la manipulación de enseres de oficina.
Régimen de trabajo y descanso:
Horario de trabajo: 8:00 a 12:00 Descanso: 12:00 a 14:00
60 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 06 de 29
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
Entre las funciones principales y sobresalientes de la Junta General de Accionistas se encuentran las siguientes:
1. Establecer la reducción de gastos excedentes e innecesarios, en caso de que se estuviese presentando tal situación.
2. Revisar, analizar y aprobar el presupuesto.
3. Revisar, analizar y aprobar el plan de trabajo anual.
4. Revisar, analizar y aceptar los estados financieros de la compañía.
5. Reformar, estudiar, analizar y establecer el estatuto y reglamento interno de la compañía. 6. Despedir al gerente de sus funciones en la compañía por causas justas y probables. 7. Velar por el buen nombre y prestigio de la compañía.
61 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 07 de 29
DESCRIPCION DEL CARGO
Nombre del cargo: Presidente
Nivel jerárquico: Directivo
Dependencia lineal: Junta General de Accionistas
Dependencia funcional: Junta General de Accionistas
Subordinados directos: Gerente
Misión del cargo:
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones y resoluciones descritas por la Junta General de Accionistas a fin de consumar los objetivos planificados en cada ejercicio comercial, cuyo beneficio sea tanto para los socios como para los contratantes.
Relaciones externas:
Agencia Nacional de Tránsito.
Empresa Pública Municipal de Transporte.
Superintendencia de Compañías, Cámara de la Industria. Gremios y Asociaciones de Comerciantes.
Otras dependencias gubernamentales.
Perfil del cargo Formación académica:
Indistinta
Experiencia: 2 años en funciones afines
Conocimientos específicos: Planificación
Lectura, redacción y oralidad
Reglamentos y estatutos internos.
Ley de tránsito.
Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Transito y Seguridad Vial.
Ley de compañías.
Relaciones humanas. Condiciones del trabajo
Esfuerzo físico y mental: Mayor predisposición mental pues su función se centra en revisar periódicamente que se cumpla con la planificación presentada por la gerencia.
Riesgos comunes: Pequeños accidentes administrativos por manipulación de materiales y
equipos de oficina. Régimen de trabajo y
descanso:
Horario de trabajo: 08:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:00
Descanso: 12:00 a 14:00
62 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 08 de 29
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
El presidente de la compañía de transporte pesado a más de conocer a aplicar a cabalidad el estatuto vigente tendrá las siguientes atribuciones:
1. Cumplir y hacer cumplir con la norma estatutaria para laborar bajo un marco legar que garantice la transparencia de las funciones.
2. Planificar actividades para el staff de integrantes de la compañía de transporte pesado y promover el trabajo conjunto.
3. Organizar reuniones periódicas para dar a conocer el cumplimiento de la planificación y demás detalles de los logros alcanzados a la fecha.
4. Hacer reportes del informe económico.
5. Proveer todos los datos que soliciten los socios.
6. Vigilar que se ejecute de manera ética y profesional cada uno de los registros contables a fin de evitar desfases económicos o futuros problemas tributarios.
7. Socializar las carpetas de peticiones y someter a votación para que el cuórum decidan tanto ingresos como salidas de socios.
8. Convocar a elecciones y dar las facilidades para que el ejercicio democrático se ejecute sin complicaciones.
9. Sugerir reformas al estatuto mediante la propuesta de un proyecto donde se evidencie los beneficios que logrará la compañía con su materialización.
10. Realizar las actividades en concordancia con la gerencia. 11. Tramitar las solicitudes emitidas por la gerencia.
63 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 09 de 29
DESCRIPCION DEL CARGO
Nombre del cargo: Vocal de consejo administrativo
Nivel jerárquico: Staff
Dependencia lineal: Presidencia Dependencia funcional: Presidencia Subordinados directos: Ninguno Misión del cargo:
Desarrollar actividades de planificación, organización y control de las distintas programaciones que se efectúen en la Compañía.
Relaciones externas:
Ministerio de Relaciones Laborales. Agencia Nacional de tránsito.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Clientes.
Perfil del cargo Formación académica:
Bachiller
Experiencia: Mínimo 6 años de experiencia
Conocimientos específicos: Planificación de actividades.
Manejo de relaciones interpersonales.
Liderazgo.
Elaboración de presupuesto.
Manejo de office.
Reglamentos y estatutos internos. Condiciones del trabajo
Esfuerzo físico y mental: Para el desarrollo de sus funciones se precisa de mayor esfuerzo mental.
Riesgos comunes: Pueden presentarse pequeños accidentes laborales por el uso y la
manipulación de enseres de oficina. Régimen de trabajo y
descanso:
Horario de trabajo: De 8:00am 12:00pm y de 2:00pm a 6:00pm
Descanso: 2 horas.
64 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 10 de 29
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
1. Nombrar al gerente de la compañía de Transporte Pesado “Zambrano Mendoza”.
2. Coordinar en conjunto con la consejería de vigilancia y gerencia la planificación financiera de la compañía.
3. Supervisar el desarrollo de las actividades del gerente.
4. Planificar actividades de integración y coordinación entre socios y colaboradores, a fin de alcanzar los objetivos propuestos por la dirección.
5. Presentar las planificaciones a la presidencia de la compañía, a fin de que se aprueben las actividades de consejería a desarrollar.
6. Revisar y aprobar las gestiones a desarrollar por la gerencia.
7. Velar y hacer cumplir los lineamientos contemplados en el reglamento y estatutos internos de la Compañía.
8. Mantener un trato respetuoso con sus subordinados y con sus superiores, respetando las líneas de comunicación y el proceso a seguir para informar.
9. Entregar reportes mensuales del desarrollo de las actividades desarrolladas, para la toma de decisiones.
10. Efectuar actividades de supervisión en el desarrollo del presupuesto de la compañía.
11. Dar la orden para adquisiciones, enajenación y uso de los diferentes bienes que posee la compañía.
65 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 11 de 29
DESCRIPCION DEL CARGO
Nombre del cargo: Vocal de consejo de vigilancia
Nivel jerárquico: Operativo
Dependencia lineal: Presidencia Dependencia funcional: Presidencia Subordinados directos: Ninguno Misión del cargo:
Desarrollar actividades de supervisión y vigilancia en el desarrollo de cada uno de los procesos de la compañía.
Relaciones externas:
Ministerio de Relaciones Laborales. Agencia Nacional de Tránsito.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Clientes.
Empresa Pública Municipal de Transporte Terrestre. Demás organizaciones públicas y privadas.
Perfil del cargo Formación académica:
Indistinta
Experiencia:
Mínimo 2 años en actividades similares
Conocimientos específicos: Planificación de actividades.
Análisis financiero.
Liderazgo.
Elaboración de presupuesto.
Manejo de office.
Reglamentos y estatutos internos. Condiciones del trabajo
Esfuerzo físico y mental: Para el desarrollo de sus funciones se precisa de mayor esfuerzo mental.
Riesgos comunes: Pueden presentarse pequeños accidentes laborales por el uso y la
manipulación de enseres de oficina. Régimen de trabajo y
descanso:
Horario de trabajo: De 8:00am 12:00pm y de 2:00pm a 6:00pm
Descanso: 2 horas.
66 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 12 de 29
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
1. Plantear políticas y normas a seguir para el buen manejo y control de las acciones financieras. 2. Supervisar y controlar las actividades económicas de la Compañía.
3. Efectuar control y vigilancia sobre las inversiones de la Compañía.
4. Dar el visto bueno en acciones de firmas de contratos que comprometen a los bienes de la compañía.
5. Elaborar informes sobre los estados financieros semestrales, o anuales de la compañía y ponerlos a disposición de la asamblea en las reuniones ordinarias.
6. Coordinar en conjunto con la consejería de administración y gerencia la planificación financiera de la compañía.
7. Mantener un trato respetuoso con sus subordinados y con sus superiores, respetando las líneas de comunicación y el proceso a seguir para informar.
8. Velar y hacer cumplir los lineamientos contemplados en el reglamento y estatutos internos de la Compañía.
67 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 Febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 13 de 29
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: Gerente
Nivel jerárquico: Directivo
Dependencia lineal: Presidente Dependencia funcional: Presidente Subordinados directos: Secretaría, recaudación. Logística, servicios generales. Misión del cargo:
Planear, organizar, dirigir, controlar y supervisar las actividades, tanto administrativas como financieras que se realicen en la compañía.
Relaciones externas:
Agencia Nacional de Tránsito del Ecuador. Empresa Pública Municipal de Transporte. Servicio de Rentas Internas.
Instituciones financieras.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Superintendencia de Compañías.
Proveedores, clientes y aliados estratégicos y más dependencias públicas y privadas. Perfil del cargo
Formación académica:
Ingeniero en empresas y administración de negocios y/o afines.
Experiencia:
Experiencia mínima tres años en cargos similares.
Conocimientos específicos:
Manejo de office.
Liderazgo.
Capacidad para planificar
Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial.
Reglamentos a la ley de transporte.
Leyes de tránsito.
Condiciones del trabajo
Esfuerzo físico y mental: Requiere más esfuerzo mental que físico.
Riesgos comunes: Caídas, fracturas, contusiones por caídas.
Cortes por manipulación de suministros de oficina.
Contacto eléctrico por exposición de cables de los equipos de oficina. Régimen de trabajo y descanso: Horario de trabajo: 8:00 a 12:00 Descanso: 12:00 a 14:00 X
68 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 14 de 29
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
1. Representar de manera judicial y legal a la empresa, ejerciendo las actividades que le ha conferido la junta de accionistas.
2. Realizar informes periódicos para dar a conocer a la junta directiva sobre las actividades realizadas.
3. Mantener impecable la imagen de la compañía ante los socios, colaboradores y ciudadanía en general.
4. Publicar documentos y/o comunicados de entes gubernamentales que tengan relaciones con la empresa.
5. Llamar la atención ya sea de manera verbal o por medio de documento a colaboradores que no acaten el reglamento interno de la institución.
6. Mantener fluida comunicación con las distintas áreas de la empresa.
7. Firmar convenios con distintos organismos a fin de promulgar los servicios de transportación de la empresa.
8. Ejercer liderazgo sobre los colaboradores a fin de motivarlos a realizar de mejor manera sus actividades para la consecución de los objetivos organizacionales.
9. Revisar y aprobar el presupuesto para el desarrollo de las diferentes actividades administrativas.
69 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 15 de 29
DESCRIPCION DEL CARGO
Nombre del cargo: Asesor jurídico y contable
Nivel jerárquico: Staff
Dependencia lineal: Gerencia Dependencia funcional: Ninguno Subordinados directos: Ninguno Misión del cargo:
Garantizar el correcto cumplimiento de la legalidad en todas las operaciones empresariales, estudia de manera específica y analiza de forma clara los problemas jurídicos le pide su superior y es además un factor importante en las estrategias de la compañía.
Relaciones externas: Judicatura.
Servicio de Rentas Internas. Clientes.
Perfil del cargo Formación académica:
Lic. En Legislación civil, comercial, tributaria, constitucional.
Experiencia: Mínimo 1 año de experiencia.
Conocimientos específicos:
Conocimientos técnicos.
Aptitudes comerciales.
Organización y planificación.
Empatía y facilidad de comunicación. Condiciones del trabajo
Esfuerzo físico y mental: Tiene un mayor esfuerzo mental que físico por ser aquel que soluciona
problemas y situaciones negativas que surjan en el entorno legal de la compañía.
Riesgos comunes: Accidentes laborales.
Régimen de trabajo y
descanso: Cuando la compañía lo requiera.
70 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 16 de 29
FUNCIONES DEL PUESTO
1. Cuidar los intereses de la compañía en todos los procedimientos judiciales. 2. Redactar y negociar los contratos.
3. Revisión del lugar de trabajo al inicio de la hora correcta para iniciar las labores del día y al finalizar las mismas.
4. Hacer cumplir toda la legalidad, referente a las personas que se lleven a cabo en la empresa. 5. Dar asesoría sobre derecho empresarial, asesora a la empresa.
6. Agrupar, analizar y registrar la información en base al plan de cuentas de la compañía 7. Realizar las declaraciones de las retenciones y los formularios mensualmente en el SRI. 8. Formular los estados de situación financiera.
9. Asistir a las reuniones destinadas al análisis de información 10. Conservar y analizar la información mercantil.
71 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 17 de 29
DESCRIPCION DEL CARGO
Nombre del cargo: Secretaria
Nivel jerárquico: Directivo
Dependencia lineal: Gerencia Dependencia funcional: Gerencia Subordinados directos: Ninguno Misión del cargo:
Facilitar a su superior un soporte incondicional, realizar procesos y actividades de asistencia administrativa, facilita información clara y oportuna relacionada con la empresa, así como también acompaña en la supervisión de los procesos a realizarse dentro de la misma.
Relaciones externas:
Ministerio de Relaciones Laborales, Servicio de Rentas Internas.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Perfil del cargo Formación académica:
Bachiller, además de Secretaria ejecutiva.
Experiencia:
Por lo menos 1 año de experiencia.
Conocimientos específicos:
Agilidad en la elaboración de informes.
Conocimiento y Manejo de programas Office.
Proyecciones y documentos.
Buenas relaciones interpersonales. Condiciones del trabajo
Esfuerzo físico y mental: El nivel de esfuerzo físico es menor al mental, ya que debe existir concentración al momento de la elaboración de informes o proyectos.
Riesgos comunes: Problemas visuales.
Asalto a las afueras de las instalaciones. Información extraviada
Régimen de trabajo y descanso:
Horario de trabajo: 08:00 a 12:00 – 14:00 a 18:00
Descanso: 12:00 a 14:00
72 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 18 de 29
FUNCIONES DEL PUESTO
1. Ejecutar y receptar llamadas.
2. Receptar y enviar la correspondencia.
3. Transcribir y redactar informes, oficios, contestaciones, entre otros. 4. Elaborar informes a los diferentes departamentos de la empresa.
5. Realización de actas, certificaciones y certificados de pago de la empresa. 6. Establecer la comunicación entre la gerencia y los colaboradores.
7. Promover buenas relaciones interpersonales entre todos sus integrantes. 8. Organizar y dirigir los eventos dispuestos por la gerencia.
9. Expresar, editar, y archivar la documentación.
10. Preparar informes para socialización entre los colaboradores de la empresa. 11. Elaborar solicitudes de cotizaciones.
12. Procesar la elaboración del sistema de calidad en el servicio de logística. 13. Y todas las demás actividades que sean asignadas.
73 Manual
de Funciones
Día Mes Año
Elaborado: 20 febrero 2018
Revisado: Página
Aprobado: 19 de 29
DESCRIPCION DEL CARGO
Nombre del cargo: Recaudador
Nivel jerárquico: Operativo
Dependencia lineal: Gerencia Dependencia funcional: Gerencia Subordinados directos: Ninguno Misión del cargo:
Dirigir y coordinar los fondos e ingresos de la empresa, el pago por los diferentes conceptos, de acuerdo con las normas y leyes ya establecidas, ya sea depósitos de clientes o pagos al personal, además de organizar la elaboración y entrega de los documentos y recibos del dinero correspondiente.