En el enfoque de contingencia destaca que no se alcanza la eficiencia organizacional siguiendo un único y exclusivo modelo, no existe una forma excluyente para organizarse ya que todo es relativo o dependen de las condiciones ambientales y de las técnicas administrativas que el management de una organización seleccione de acuerdo a esa realidad.
El hecho de que una estructura resulte apropiada depende de cinco variables o factores de contingencia: la estrategia, el tamaño de la organización, su tecnología, su cultura y el grado de incertidumbre ambiental. El siguiente cuadro presenta los conceptos de cada una de estas variables y explica de qué manera impacta en las decisiones de estructura.
Estrategia y estructura
En la situación profesional 1 ya se presentó el concepto de estrategia organizacional. En términos generales, decimos que la estructura sigue a la estrategia o dicho de otra manera, la estructura se subordina a la estrategia. Por ejemplo, mientras una empresa hace u ofrece un solo producto, su estructura es más bien mecanicista41: simple, autoridad centralizada, departamentalización por funciones y formalización baja, pero a medida que se diversifica –ofrece otros productos o servicios a clientes diferentes- la estructura se complejiza para poder adaptarse a las nuevas decisiones estratégicas. Se vuelve más orgánica42, flexible, con tramos de control más amplios y con empleados más capacitados y preparados para que puedan tomar decisiones.
Tecnología y estructura:
Todas las empresas utilizan algún tipo de tecnología para producir sus bienes o servicios. Esta tecnología es una variable que afecta el diseño de los puestos de trabajo y ejerce una influencia directa sobre el diseño de la estructura. La complejidad tecnológica representa hasta donde están mecanizados los procesos productivos. En este sentido podemos decir que si no hay un proceso mecanizado, la producción descansa en las habilidades del obrero (“procesos artesanales: como puede ser el de la ropa, el de artículos de decoración, la prestación de servicios profesionales), también puede ocurrir que haya una producción masiva en base a procesos tecnificados, en este sentido los obreros deben hacer tareas simples, repetitivas y rutinarias. Se trabaja sobre métodos programables (alta planificación y control, como sucede con las líneas de montaje de las fábricas de auto, de una fábrica de calzado). Tienen estructuras más verticales, hay más formalización, más áreas de control y se necesitan más áreas de apoyo de administrativo para que la línea mantenga el ritmo de producción programada.
Tamaño y estructura
En general las empresas que tienen mucha cantidad de trabajadores tienen más áreas o departamentos lo que impacta directamente en la cantidad de niveles jerárquicos. Cuánto más grande es la empresa, también hay más formalización, se va descentralizando la toma de decisiones y se van haciendo más complejos los canales de comunicación formal. Seguramente, también aumente la cantidad de staff o asesorías que necesite la organización.
La situación profesional nos da un ejemplo muy concreto con este tema y en el área de Producción, una alternativa sería la de concentrar en esta área todo lo referido a producción propiamente dicha y definir un nuevo departamento, por ejemplo Control de Calidad para el laboratorio, higiene y seguridad y calidad propiamente dicho. De esta manera se equilibra un área y
40Contingencia. El término contingencia significa algo eventual o incierto que puede o no suceder. 41
Estructura mecanicista. Es aquella en que la organización utiliza la formalización del comportamiento para lograr coordinación. Las tareas son rutinarias y los ambientes más estables. 42
Estructura orgánica. Las tareas tienden a ser menos especializadas y hay menos formalización del comportamiento. Los ambientes son más cambiantes y complejos.
se permite focalizarla un la actividad operativa. Además, y muy importante, se concentra todo lo referido al control en otra área corrigiendo un error estructural muy importante: nadie se debe controlar a sí mismo.
La alternativa estructural para los departamentos de Producción y de Control de calidad, sería la siguiente:
ORGANIGRAMA
Entorno y estructura
Estructuras flexibles son las que permiten estar atentos a los cambios en los entornos y responder con rapidez a dichos cambios satisfaciendo a las necesidades de los clientes con eficacia. Esta es la naturaleza de las estructuras más orgánicas. Las estructuras mecanicistas son recomendadas para entornos más estables y predecibles.
Cultura, estrategia y estructura
Ya vimos que la estructura es el resultado de los requerimientos estratégicos y los planteos estratégicos se formulan en el marco de una determinada “cultura organizacional” dado que la organización tiene una cierta interpretación de lo que se debe hacer y cómo se debe hacer y, a su vez, esto es compartido en forma colectiva por los integrantes de una organización. En definitiva, la cultura condiciona a la estrategia que desarrollará una organización y esta última determina cuáles son los componentes básicos de la estructura. Por ejemplo: si la participación en la toma de decisiones es un valor destacado en una determinada realidad organizacional, la descentralización y la delegación deben ser procesos prioritarios. Esto genera estructuras más planas y en definitiva, mar orgánicas.
Autoevaluación 5
Complete el espacio con la variable que condiciona a la estructura de una organización se está haciendo referencia en cada una de estas afirmaciones:
1. El departamento de recursos humanos pasó de estar integrado por 3 personas cuando la empresa tenía 80 empleados a tener 10 empleados cuando la empresa contó con 500 empleados.
Variable: __________.
2. Una empresa que decide minimizar costos, necesita mayor especialización para evitar pérdidas, mas formalización y definirá una estructura más de tipo mecanicista.
Variable: ___________.
3. Todas las empresas de sector tienen áreas de atención al cliente Variable: ____________.
4. Para la implementación de pizarras digitales en las aulas hubo que ajustar los procedimientos de trabajo entre los docentes y el área de Logística.
Variable: _____________.
5. Es costumbre en los equipos de trabajo que, ante un tema que no se conoce, primero se investigue, se consulte a otros equipos y, luego, se arma el proyecto de trabajo que se presenta al nivel superior. Variable: ______________.