2. 1. Identifi caci ón
Est e manual debe i ncl uir en pri mer t ér mi no l os datos si gui ent es:
Logoti po de l a or gani zaci ón No mbr e de l a or gani zación
De no mi naci ón y ext ensi ón del manual ( general o específi co). En caso de corresponder a una uni dad en parti cul ar, debe anot arse el no mbr e de l a misma. Lugar y fecha de el aboraci ón.
Nú mer o de pági nas
Sustit uci ón de pági nas (act uali zaci ón de i nf or maci ón)
Uni dades responsabl es de su el abor aci ón, revi si ón y aut ori zaci ón.
Cl ave de l a f or ma, que debe consi gnar l as si gl as t ant o de l a or gani zaci ón co mo de la uni dad ad mi ni strati va r esponsabl e de el aborar l a f or ma, el nú mer o de ést a y el año. Para l eerl a con f acili dad, debe col ocarse entre l as si gl as y l os númer os un
punt o, un gui ón o una di agonal. ( BENJ AMÍ N, Enri que; FI NCOS KLY
Frankli n. 2009: 174).
Rel aci ón de l os capít ul os o apart ados que constit uyen el cuer po del docu ment o
2. 3. Prol ogo y/ o Introducci ón
Exposi ci ón de l o que es el manual, su estruct ura, pr opósit os, á mbit o de apli caci ón y necesi dad de mant enerl o vi gent e. Puede cont ener el mensaj e de al guna aut ori dad de l a or gani zaci ón, pr eferent eme nt e del más alt o ni vel j erár qui co. ( BENJ AMÍ N, Enri que; FI NCOS KLY Frankli n.2009: 175).
2. 4. Ant ecedent es hi st óri cos
Descri pci ón de l a génesis de l a or gani zaci ón o del área descrit a en el manual, en l a que se i ndi ca s u ori gen, evol uci ón y ca mbi os si gnifi cati vos r egi strados. (BENJ AMÍ N, Enri que; FI NCOS KLY Frankli n. 2009: 176).
2. 5. Legi sl aci ón o base l egal
Est e apart ado conti ene una li st a de l os pri nci pal es or dena mi ent os j urí di cos que nor mas las acti vi dades de l a organi zaci ón, de l os cual es se deri van s us atri buci ones o facult ades. Se r eco mi enda que l as di sposi ci ones l egal es si gan est e or den j erár qui co: constit uci ón, trat ados, l eyes, conveni os, regl a ment os, decret os, acuer dos y circul ares. En cada caso debe r espetarse l a secuenci a cr onol ógi ca de s u expedi ci ón. ( BENJ AMÍ N, Enri que; FI NCOS KLY Frankli n. 2009: 176).
2. 6. At ri buci ones
Tr anscri pci ón t ext ual y co mpl et a del artí cul o, cl áusul a, consi derando o punt o que expli ca l as f acult ades conf eri das a l a or gani zaci ón, de acuer do con l as di sposi ci ones j urí di cas que f unda mentan su quehacer. Para est e efect o debe señal arse el tít ul o co mpl et o del or dena mi ent o, capít ul o, artí cul o o i nci so (l a cit a ti ene que hacerse ent re co mill as). ( BENJ AMÍ N, Enri que; FI NCOS KLY Frankli n. 2009: 176).
47
Descri pci ón or denada de l as uni dades ad mi ni strati vas de una or gani zaci ón según s us rel aci ones de j erar quí a.
Est a descri pci ón de l a estruct ura or gáni ca debe corresponder con l a r epr esent aci ón gr áfi ca en el or gani gra ma, t ant o en l o r eferent e al tít ul o de l as uni dades admi ni strati vas co mo a s u ni vel j erár qui co de adscri pci ón. Conviene codifi carl a en f or ma t al que sea posi bl e vi suali zar con cl ari dad l os ni vel es de j erarquí a y l as r el aci ones de dependenci a.
( BENJ AMÍ N, Enri que; FI NCOS KLY Frankli n. 2009: 176).
2. 8. Organi gra ma
Es l a r epresent aci ón gr áfica de l a estruct ura or gánica de una i nstit uci ón o de una de s us áreas, muestra que uni dades ad mi ni strati vas l a i nt egran y s us r especti vas r el aci ones, ni vel es j erár qui cos, canal es f or mal es de co muni caci ón, lí neas de aut ori dad, s uper vi si ón y asesorí a. ( BENJ AMÍ N, Enri que; FI NCOS KLY Frankli n. 2009: 176).
2. 9. Mi si ón
Est e enunci ado sir ve a l a or gani zaci ón co mo guí a o mar co de r eferenci a para ori ent ar sus acci ones y enl azar l o deseado con l o posi bl e. Es r eco mendabl e que el t ext o de l a mi si ón menci one l a r azón de ser de cada or gani zaci ón en t ér mi nos de pr opósit os específi cos, result ados esperados y co mpr o mi sos por cu mplir. ( BENJ AMÍ N, Enri que; FI NCOS KLY Frankli n.2009: 177).
2. 10. Funci ones
Es l a especifi caci ón de l as t areas i nherent es a cada una de l as uni dades admi ni strati vas de l a estruct ura or gáni ca, necesari as para cu mplir las atri buci ones de l a or gani zaci ón.
En l a present aci ón de l as funci ones deben t omarse en cuent a l os aspect os sigui ent es:
Que l os tít ul os de l as uni dades corresponda a l os utili zados en l a estr uct ur a or gáni ca.
Que l a r edacci ón se i ni cie con un ver bo en i nfi niti vo. ( BENJ AMÍ N, Enri que; FI NCOS KLY Frankli n.2009: 177).
2. 11. Descri pci ón de puest os
Est a r eseña el cont eni do bási co de l os puest os que i nt egran cada uni dad ad mi ni strati va i ncl uye l a i nf or maci ón sigui ent e:
Identifi caci ón del puest o (no mbr e, ubi caci ón, á mbit o de operaci ón, et cét era). Rel aci ones de aut ori dad, donde se i ndi can l os puest os subor di nados, l as f acult ades de deci si ón y l as rel aci ones de lí nea y asesorí a.
Funci ones general es y específi cas. Res ponsabili dad o deberes
Rel aci ones de co muni caci ón con ot ras uni dades y puest os dentr o de l a or gani zaci ón, así co mo l as que deba est abl ecer exter na ment e.
Es pecifi caci ones del puest o en cuant o a conoci mient os, experi enci a, i ni ciati va y personali dad. ( BENJ AMÍ N, Enri que; FI NCOSKLY Frankli n. 2009: 178- 179).
2. 12. Di rect ori o
Es un docu ment o en el que const an l os nombr es y puest os de l as personas co mpr endi das en el manual.
Por necesi dades del servi ci o pueden adi ci onarse t el éf onos, correo el ectr óni co y hor ari os de at enci ón. La di recci ón de l as i nst al aci ones se i ncl uye cuando l a or gani zaci ón cuent a con otras ofi ci nas o r epresent aci ones, o f or ma part e de un gr upo o sect or.
Su i nt egraci ón en el manual es opci onal. ( BENJ AMÍ N, Enri que; FINCOS KLY Frankli n. 2009: 180).