Emerging Challenges to the South African Gateway Strategy

Basándose en las metodologías estudiadas y reconociendo la importancia de la integración de TIC dentro de la organización, se propone la siguiente metodología de rediseño de procesos (Ilustración 4.9). A diferencia de otras, esta metodología tratará los pasos previos a la implementación, sin incluir ésta última como una de las etapas.

Ilustración 4.9: Metodología propuesta

Fuente: Elaboración propia

1. Preparación de la Organización.

En esta etapa se conformará el equipo de trabajo que será el responsable de las decisiones y acciones realizadas en el rediseño y se realizará el primer acercamiento a las bases y valores de la organización. Para esto será importante la colaboración de las autoridades de la organización. Cuenta con las siguientes sub-etapas:

1.1 Definición de misión, visión y lineamientos estratégicos.

Obtención de los principales lineamientos de la empresa, con el objetivo de adscribir estos a cualquier propuesta de rediseño futura.

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1.2 Definición de factores críticos de éxito.

A partir de la información obtenida se deberán definir los factores críticos de éxito (FCE), entendiendo estos como elementos de la organización que pueden llevar a la obtención de resultados positivos.

2. Plantear objetivos del rediseño

Esta definición dependerá en gran parte de los lineamientos actuales de la empresa, de su estrategia de negocios, sus objetivos y elemento diferenciador con respecto a otros competidores de la industria, definidos en la etapa anterior. Mediante la recopilación de esta información, además de indicadores de funcionamiento de la empresa en distintos niveles se pretende determinar la dirección que se desea seguir con el rediseño y determinar objetivos concretos. Cuenta con las sub-etapas de:

2.1 Definición de procesos

Donde se definirán los procesos que sigue la empresa y se clasificarán según sean estratégicos, operacionales o de apoyo.

2.2 Medición general de procesos

Se entregan indicadores que permitan entender el funcionamiento general de la empresa, tales como indicadores de venta, compromiso con los clientes, calidad, etc.

2.3 Planteamiento de objetivos

A partir de los resultados obtenidos en la sub-etapa anterior se podrán generar los objetivos del rediseño en conjunto con las autoridades de la empresa. Éstos deben tener relación con las estrategias planteadas en la Etapa 1.

3. Entendimiento de la situación actual

Definición de aquellos procesos que serán importantes en el cumplimiento de los objetivos planteados para el rediseño. Identificación de entradas, salidas y responsables. Además de modelado utilizando lenguaje BPMN.

46 4. Definición de el/los procesos a rediseñar

Se utilizarán indicadores que ayuden en la evaluación de los procesos modelados, de manera de identificar principales falencias en las actividades. Estos indicadores deben tener relación con los objetivos planteados en etapas anteriores.

4.1 Definición de Indicadores

Creación de indicadores para los procesos filtrados en la etapa anterior. Definición de cada indicador, junto con la fórmula para calcularlo y su fuente de información.

4.2 Resultados obtenidos

Medición de los indicadores y obtención del proceso que presente los resultados más bajos.

4.3 Selección del proceso y definición de causas del problema encontrado Identificar causas y sub-causas del problema principal del proceso peor evaluado.

4.4 Definir dirección del cambio.

Este paso servirá para acotar el proyecto a la realidad de la empresa y delimitar las áreas a las que afectará el rediseño de manera de no desviarse en procesos que no aportarán en el cumplimiento de los objetivos.

5. Verificación de modelo de proceso actual.

El modelo realizado será verificado por los responsables del proceso, de manera de ofrecer una versión verídica del funcionamiento seguido en la actualidad por la empresa.

6. Evaluación de TIC.

Se evaluarán los niveles de TIC presentes en la empresa, esto quiere decir, niveles de hardware, software y sistemas de información utilizados. Ya que estos influirán en las posibilidades de rediseño.

47 7. Definir cambios a implementar.

En esta etapa se deberán definir los cambios que serán aplicados a la situación actual de la empresa, junto con los recursos que serán utilizados. Para esto se planteará una solución frente a lo dispuesto en etapas anteriores. La técnica de modelamiento para el planteamiento de la solución será a través BPMN al igual que el modelo inicial.

Esta etapa incluye el diseño de un software adaptado a los requerimientos de la empresa, para lo que se utilizarán herramientas de ingeniería del software y las herramientas de modelado UML.

7.1 Redefinición de roles

Detallar cambios en responsabilidades del personal involucrado, junto con sus nuevas tareas y relaciones dentro del proceso.

7.2 Definición de procedimientos

Detallar los nuevos procedimiento, poniendo especial énfasis en aquellas tareas que serán eliminadas o incorporadas al proceso rediseñado.

7.3 Selección de tecnologías habilitantes

Definición de requerimientos del software a implementar, junto con las especificaciones del software y hardware requeridos.

7.4 Definición de rediseño mediante modelado

Modelado del nuevo proceso utilizando lenguaje BPMN. 7.5 Definición de software a implementar mediante UML

Detalle y definición del software a implementar utilizando diagramas de caso de uso y diagramas de clases en lenguaje UML.

8. Detallar y evaluar cambios a implementar.

Entrega de especificaciones que permitan la evaluación y definición de consecuencias que traerá la implementación del proyecto. Toda la información entregada en este capítulo deberá ser validada por gerencia y se determinará en colaboración con ellos si este nuevo modelo cumple con los objetivos planteados en un inicio.

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8.1 Consecuencias del rediseño

Se analizará si la propuesta de rediseño es una respuesta a los problemas planteados en la Sub-etapa 4.3. Esto se deberá verificar con los indicadores creados en la Sub-etapa 4.1 a partir de una proyección de los resultados esperados.

8.2 Evaluación económica

Se evaluará a partir de costos, ingresos y nivel de inversión requeridos para el proyecto si este resulta o no viable desde el punto de vista económico.

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