8 Human impacts on the environment in Ny-Ålesund
9.4 Environmental Action Plan (EAP) 2006 – 2009
mantiene sus estructuras y procesos.
La organización empresarial hace posible que los objetivos de la
empresa se lleven a efecto de forma conjunta y colectiva entre todos los elementos del sistema.
Una empresa, sea pequeña o grande, y cualquier organización, sea lucrativa o no, está bien organizada si cada uno sabe con claridad cuál es su trabajo y si todas las partes se encajan para desarrollar perfectamente las funciones del sistema y conseguir
sus objetivos.
Está mal organizada si sus unidades funcionan con objetivos cruzados, si departamentos rivales est
2.2. Estructuración empresarial
Se define la estructura de organización como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, consiguiendo luego la coordinación de las mismas (Mintzberg, 2005). En este sentido, una definición formal de la estructura de organización ha de incluir los siguientes conceptos (Daft y Steers, 1986):
- Ubicación de las tareas especializadas por medio de la agrupación del personal consiguiente en equipos o departamentos y emplazamiento de estos en la organización.
- Relaciones de subordinación, indicando las figuras de autoridad, puntos de la toma de decisiones, niveles de jerarquía, y alcance de la
supervisión y control.
- Diseño de los sistemas y mecanismo que facilitan la coordinación entre individuos y departamentos, tanto a nivel horizontal como vertical.
Para adecuar su funcionamiento interno a las exigencias del entorno, las empresas se estructuran de una determinada forma (estructura
organizativa) y definen su política empresarial de la manera más
conveniente para aprovechar las oportunidades que les brinda el entorno de acuerdo con sus capacidades y recursos (estrategia empresarial). A partir de la formulación de la estrategia y del diseño de la estructura, se deben determinar objetivos específicos para cada uno de los diferentes centros de responsabilidad, en función de los cuales cada uno de los componentes tomen decisiones coherentes con los objetivos de la organización. Este comportamiento puede orientarse en mayor medida hacia los objetivos de la empresa cuando se estimula su motivación e identificación con aquéllos (a través de mecanismos como la
participación en el proceso de decisión, la formulación de objetivos ambiciosos, la estabilidad de la organización, entre otros).
Por otro lado, la empresa, para lograr los diferentes objetivos que se propone, debe tener una estructura organizativa que facilite la realización de las diferentes actividades que constituyen lo que se denomina como su proceso interno, también llamados procesos empresariales o procesos de negocio.
El diseño de la estructura organizativa determina las funciones que debe realizar cada centro así como el grado de descentralización que tiene en las decisiones y, por consiguiente, el nivel de responsabilidad que debe asumir en ellas y en sus resultados. Estas decisiones pueden hacer referencia a la fijación de precios, a la influencia en la cantidad de unidades vendidas, a los gastos, a las inversiones, entre otras. Según cuál sea el grado de descentralización de estas decisiones, un
determinado centro tendrá una mayor o menor influencia en el resultado de la empresa.
En relación con todo lo considerado hasta ahora, cabe decir que los principales tipos de departamentación que se aplican en la práctica son los siguientes:
- Departamentación por funciones. Parte de la división funcional del trabajo, separando las tareas según los principales tipos de actividades (marketing, ingeniería, producción, administración, recursos humanos, entre otras) que se realizan en la empresa. Todas las tareas relacionadas con la producción se incorporan en el departamento de producción, todas las relacionadas con la mercadotecnia en el de marketing, y así
sucesivamente. El trabajo de cada unidad organizativa puede subdividirse, a su vez, en otras unidades. Por ejemplo, dentro del
departamento de ingeniería pueden encontrarse la sección de ingeniería de producto, y la sección de ingeniería de proceso.
- Departamentación por territorios. La división geográfica o territorial del trabajo es frecuente. Para cada departamento territorial se nombran los responsables de tomar las decisiones que mejor se adecúen a las peculiaridades del territorio que tiene encomendado. Por supuesto, si se trata de grandes territorios, es posible subdividirlos en otros más
pequeños y encargárselos a unidades organizativas menores. - Departamentación por productos. Las empresas que elaboran productos muy diferentes, o distintas clases de productos, en muchas ocasiones se dividen creando departamentos para cada producto o tipo de producto. Como en las anteriores formas de departamentación, dentro de cada unidad organizativa es posible realizar ulteriores subdivisiones en otras secciones.
- Departamentación por procesos. En este caso se trata de la división del trabajo según los distintos procesos de negocio de la empresa. - Departamentación por clientes y por canales de distribución. En algunas empresas y en algunos departamentos, como puede ser el de distribución, es frecuente que la departamentación se realice en función de los diversos tipos de clientes que tienen y de los intermediarios que utilizan. Por ejemplo una empresa fabricante de cosméticos puede tener un departamento dedicado a los establecimientos farmacéuticos, otro para las perfumerías, y otro para grandes almacenes e hipermercados. En la práctica, la mayor parte de las empresas utilizan una
departamentación combinada, en la que, en los distintos niveles, se utilizan la totalidad, o parte, de estas formas de departamentación. Así, por ejemplo, hay empresas en las que la alta dirección se divide por funciones y a nivel medio se departamentalizan por territorios, en cada uno de los cuales se aplica el criterio de productos.
Figura 2.1: Departamentación por funciones1.
Figura 2.2: Departamentación por territorios2.
Figura 2.3: Departamentación por productos3.
Figura 2.5: Departamentación por canales de distribución5.
En las figuras 2.1 y 2.5 se recogen organigramas correspondientes a los distintos tipos de departamentación existentes.
Los organigramas son gráficos en los que se representan los
departamentos o áreas funcionales de la empresa y las relaciones que existen entre ellos.
En los organigramas verticales las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan en posiciones más elevadas y debajo de ellas se colocan las que están subordinadas. Las líneas muestran las relaciones que existen entre las unidades. Por ejemplo, en el organigrama de la
departamentación funcional, tanto el vicepresidente de marketing como el de finanzas, el de producción y el de recursos humanos han de informar al presidente y responder ante él.
En los organigramas horizontales las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan a la izquierda y las que se subordinan a ellas se colocan a su derecha.
Una variedad de este tipo de representaciones la constituye los denominados organigramas piramidales. Como indica su nombre, un organigrama de este tipo es el consistente en representar una pirámide dividida horizontalmente en varias partes, cada una de las cuales se corresponde con un nivel de autoridad. En la cúspide de la pirámide se sitúan las unidades dotadas de mayor autoridad, y en su base aquellas cuya autoridad es menor.
Figura 2.6: Organigrama horizontal6.
Los organigramas deben cumplir los siguientes requisitos:
- Veracidad. El organigrama debe reflejar con exactitud la estructura de la organización. En otro caso, puede inducir a confusión o, cuando menos, puede resultar inútil.
- Actualidad. La estructura de la organización puede cambiar con el paso del tiempo, lo cual exige que el organigrama se actualice. El
organigrama debe reflejar la estructura actual de la empresa, y no la que tenía en el momento de su creación.
- Sencillez. El organigrama debe estar formado sólo por los elementos estrictamente indispensables para facilitar la información que debe reflejar.
- Comprensibilidad. El gráfico debe ser fácilmente comprensible por todas las personas a las que va dirigida la información que contiene. En cuanto a la diferenciación entre estructuras organizativas, de forma general, se distinguen dos tipos: la estructura ancha y la estructura alta.
Figura 2.7: Estructura ancha. Fuente: Aguer; Pérez; Martínez, 2004.
Figura 2.8: Estructura alta7.
Cada tipo de estructura tiene sus ventajas. Así, en cuanto a la estructura ancha:
- Hay una mejor comunicación, al existir menor número de niveles. - Las personas se sienten más próximas a la alta dirección de la empresa.
- Se alienta la iniciativa individual de los subordinados.
- Los empleados del nivel más bajo tienen más responsabilidad. En cuanto a la estructura alta, sus ventajas son las siguientes: - Facilita la especialización de los directivos.
- Ofrece mayores posibilidades de control del personal.
- Al haber mayor número de niveles, los empleados tienen más posibilidades de promoción.
En la organización de la empresa ha de decidirse también el grado de autoridad que corresponde a cada directivo. La concentración se produce
cuando la mayoría de las decisiones importantes corresponden a pocos puestos. Cuando esa concentración de capacidad de decisión se
produce en la cúspide de la organización, se denomina centralización. Por el contrario, en las organizaciones descentralizadas a los puestos de niveles organizativos más bajos les corresponde cierta capacidad para tomar decisiones, es decir, cierto grado de autonomía y de
responsabilidad.
Generalmente tienden a descentralizarse las decisiones rutinarias, y a centralizarse las que son menos repetitivas y tienen carácter crítico. Descentralizando las decisiones de menor nivel, los altos directivos disponen de más tiempo para dedicarse a las decisiones en las que realmente son imprescindibles. Además, descentralizando se consigue que las decisiones se tomen en el nivel en el que han de ejecutarse, lo cual tiene, entre otras ventajas, la de que motiva a que las decisiones se lleven realmente a la práctica.
Las organizaciones se pueden clasificar según la naturaleza de las relaciones de autoridad que existen en ellas. Existen cuatro tipos
de estructuras organizativas: lineal, en línea y staff, y matricial.